Zeitfresser im Büro6 Tipps für ein besseres Zeitmanagement

Die Kollegen gehen pünktlich nach Hause, während Sie immer noch im Büro sitzen? Möglicherweise sind Sie so genannten Zeitfressern aufgesessen, die Sie unbewusst beim Bearbeiten Ihrer Aufgaben behindern. Mit folgenden Tipps können Sie gegen diese angehen.

Lassen Sie sich von Kollegen nicht in endlose Gespräche verwickeln. Wenn Sie auf dem Flur angesprochen werden, dann bleiben Sie stehen. So kann der Kollege Sie nicht in Ihr Büro begleiten und sich dort „einnisten“. Auf die Frage „Hast du kurz Zeit?“ antworten Sie: „Wann genau?“ Dann sagen Sie dem Kollegen, dass Sie in sein Büro kommen werden, um mit ihm zu sprechen. So können Sie später selbst bestimmen, wann die Besprechung für Sie zu Ende ist.

Wenn Meetings keinen Zeitplan haben beziehungsweise nicht befristet sind, werden daraus echte Zeitfresser. Gleiches gilt, wenn es keine Agenda gibt und Sie nicht wissen, worauf Sie sich vorbereiten sollen. Sorgen Sie also dafür, dass Meetings durch Tagesordnungspunkte beziehungsweise eine feste Reihenfolge der Themen strukturiert sind und legen Sie die maximale Dauer des Meetings fest. Klären Sie mit dem Moderator des Meeting gleich zu Beginn: Was sind die Ziele? Was soll besprochen werden? Wann ist die Besprechung in jedem Fall zu Ende?

Lesen Sie nicht ab und an E-Mails und unterbrechen dafür auch noch Ihre eigentlichen Aufgaben! Kümmern Sie sich stattdessen zu festen Zeiten um die Bearbeitung Ihrer E-Mails. Dafür richten Sie sich fixe Lesezeiten ein, zu denen Sie Ihre E-Mails auch beantworten. Gehen Sie die E-Mails der Reihe nach durch und entscheiden Sie sofort: beantworten, weiterleiten oder löschen. Drei Mal am Tag sollten fürs Bearbeiten ausreichen, beispielsweise zu Beginn Ihrer Arbeitszeit am Morgen, nach dem Mittagessen und zirka eine Stunde vor Feierabend.

Beobachten Sie Ihre Tagesform im Laufe einer Arbeitswoche: Wann sind Sie besonders produktiv? Wann haben Sie Ihr Leistungstief? Gerade wenn Sie müde und schlapp sind – etwa nach dem Mittagessen – kommen Sie mit schwierigeren Aufgaben nur schwer voran. Planen Sie für die Zeit Ihres Leistungstiefs deshalb einfache Routineaufgaben ein, wie Post sortieren oder E-Mails bearbeiten. Die wichtigen und schwierigen Aufgaben gehen Sie an, wenn Ihre persönliche Leistungskurve wieder nach oben zeigt.

Erstellen Sie eine Aufgabenliste beziehungsweise To-do-Liste und tragen Sie dort alle anstehenden Aufgaben ein. Sortieren Sie die einzelnen Aufgaben nach Priorität und arbeiten Sie die Aufgaben dann von oben nach unten ab. Selbst wenn Sie am Ende des Arbeitstages nicht alle Aufgaben der Liste abgearbeitet haben, wissen Sie, dass Sie die wichtigsten Aufgaben erledigt haben. Achten Sie allerdings darauf, die Anzahl Ihrer Aufgaben zu begrenzen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Sie viele davon unerledigt von einer Woche in die andere übertragen. Stattdessen können Sie sich feste Termine für die Erledigung bestimmter Aufgaben reservieren.

Lehnen Sie Aufgaben und Anfragen ab, die für Ihre Ziele und Ergebnisse nicht wichtig sind. Besonders dann, wenn Sie schon sehr viel zu tun haben. Geben Sie zu jedem Nein eine Begründung oder bieten Sie eine Alternative an; zum Beispiel, dass Sie die Anfrage später bearbeiten werden. Schreiben Sie mögliche „Nein-Antworten“ schon vorher auf, damit Sie die Formulierung gleich parat haben. Alternativ können Sie auch die Technik „Ja-Sagen mit Aufschub“ verwenden. Dabei sagen Sie zum Beispiel zu, eine bestimmte Aufgabe für jemanden zu erledigen, machen aber deutlich, dies erst zu einem späteren Zeitpunkt tun zu können.