ZeitmanagementSo arbeiten Sie effizienter

Haben Sie manchmal das Gefühl, dass Sie für Ihre Aufgaben einfach zu wenig Zeit haben? Dann sollten Sie versuchen, die Ihnen zur Verfügung stehende Zeit möglichst effizient zu nutzen und „Zeitfresser“ systematisch zu eliminieren.

Nutzen Sie das Telefon

Das Telefon ist als direktes Kommunikationsinstrument besonders nützlich, weil man damit Vorgänge nachhaltig besprechen und in vielen Fällen endgültig abschließen kann. E-Mails dagegen führen dazu, dass es häufig Rückfragen gibt und Sie den Vorgang mehrere Male unterbrechen müssen, bis er beendet ist. Suchen Sie deshalb bei Problemen den telefonischen Kontakt und setzen Sie sich dabei immer das Ziel, alle Sachverhalte vollständig zu klären. Und damit Sie nichts vergessen: Machen Sie sich vor wichtigeren Telefonaten eine kleine Checkliste mit den Gesprächszielen, die Sie verfolgen.

Chaos auf dem Schreibtisch? Nein Danke!

Die Zeit, verlegte Unterlagen und Notizen zu suchen, sollten Sie sich sparen. Räumen Sie jeden Abend Ihren Schreibtisch auf - das sind meist nur wenige Minuten pro Tag, erspart Ihnen aber viel Suchzeit während des nächsten Arbeitstages.

Will jemand etwas auf Ihrem Schreibtisch ablegen, fragen Sie sofort nach, was Sie mit den Unterlagen tun sollen. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass Ihr Schreibtisch zur Ablagefläche verkommt.

Ein weiterer Punkt, auf den Sie achten sollten, ist das Büromaterial. Bestellen Sie nie mehr, als Sie voraussichtlich benötigen und sorgen Sie für die richtige Reichweite: Was Sie häufiger benutzen, ist auf dem Schreibtisch oder in der obersten Schublade. Was wenig genutzt wird, kann weiter nach unten wandern.

Lassen Sie sich helfen

Jeder wird gelegentlich auf Probleme stoßen, deren Lösung einen überfordert. Auch bei der Zahl der Aufgaben kann es leicht sein, dass man sie in der vorgegebenen Zeit nicht schaffen kann. Gewöhnen Sie sich deshalb an, frühzeitig zu delegieren. "Muss ich das wirklich selbst machen?" sollte eine selbstverständliche Frage sein, die Sie sich zu Beginn einer Aufgabenerledigung stellen sollten. Häufig werden Sie feststellen, dass jemand anders das genau so gut erledigen kann - und Sie Zeit haben für die Dinge, die Sie wirklich selbst erledigen müssen.

Setzen Sie Prioritäten

Meist ist immer mehr zu tun, als man schaffen kann. Fragen Sie sich deshalb im ersten Schritt: Ist die Aufgabe wichtig? Was passiert, wenn sie nicht erledigt wird? Wenn sie wirklich wichtig ist, muss sie auf jeden Fall erledigt werden. Im zweiten Schritt fragen Sie: Ist die Arbeit dringlich? Um hier die Antwort zu finden, müssen Sie die Abläufe in Ihrem Unternehmen verstehen lernen. Wartet zum Beispiel ein Mitarbeiter auf Ihre Entscheidung, ohne die er nicht weiter arbeiten kann, ist das sowohl wichtig als auch dringlich und hat erste Priorität.

Kann der Mitarbeiter in der Zwischenzeit andere Aufgaben erledigen, ist die Aufgabe weiterhin wichtig, aber zunächst nicht wirklich dringlich, weil sie auch am Nachmittag erledigt werden kann. In diesem Fall hat die Aufgabe nur zweite Priorität. Die dritte Priorität haben Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringlich sind. Dazu gehört die Organisation des Frühlingsfestes, das noch in weiter Ferne liegt. Und in die vierte und letzte Priorität gehören Aufgaben, die weder wichtig noch dringlich sind und damit eigentlich auch ganz entfallen können.

Klären Sie Widersprüche

In der Regel werden Sie mehreren Personen Anweisungen geben. Da Sie nicht immer alles im Überblick haben, kann es sein, dass für die Empfänger dieser Anweisungen Widersprüche auftreten. Sie sollen das Telefon bedienen und gleichzeitig im Außenlager helfen? Oder Überstunden abbauen und gleichzeitig Zusatzaufgaben erledigen?

Trainieren Sie Ihre Mitarbeiter, dass sie diese Widersprüche sofort offen legen und Ihnen widersprechen. Nur so können Sie Ihre widersprüchlichen Anweisungen korrigieren und richtig planen: „Ich helfe gerne im Außenlager, allerdings hat Herr Maier mich gebeten, auf den Rückruf der Müller GmbH zu warten und die neuen Liefermengen aufzunehmen.“ Dann können Sie gemeinsam eine Lösung diskutieren; der Mitarbeiter kann zum Beispiel die Entgegennahme des Anrufs abwarten und anschließend ins Außenlager gehen.

Nutzen Sie alle Technologien

Das digitale Zeitalter hat das Arbeitsleben kompliziert gemacht: Informationen befinden sich heute auf unterschiedlichsten Datenträgern, Kommunikation findet über die verschiedensten Kanäle statt. Manche versuchen diesem schwierigen Alltag auszuweichen und verwenden nur einen Teil der Ihnen zur Verfügung stehenden Möglichkeiten. Wer aber Informationen mühsam in Print-Unterlagen recherchiert statt schnell und effizient in der Datenbank, verschwendet wertvolle Arbeitszeit.

Versuchen Sie deshalb konsequent die verwendeten Technologien kennenzulernen und einzusetzen. Wenn Sie neue Arbeitsfelder kennenlernen, werden Sie in der Regel mit den einfacheren beginnen und im Zeitablauf die komplizierteren Technologien anwenden.

Arbeiten Sie mit Vorlagen

Man muss das Rad nicht jedes Mal neu erfinden. Deshalb sollten Sie für die Erledigung Ihrer Aufgaben nach Möglichkeit auf vorhandene Muster zurück greifen. So gibt es Personen, denen Sie häufiger Briefe schreiben als anderen. Speichern Sie sich für solche Fälle Musterbriefe ab, die Sie immer wieder mit wenig Aufwand anpassen können.

Noch etwas mehr Zeit sparen Sie, wenn Sie die Briefe der wichtigsten Kontakte ganz oben in die Ordner speichern, zum Beispiel nach folgendem Muster: aaa_Martin_Mustermann und aab Siegfried_Lenz usw. Schicken Sie dagegen häufig den gleichen Text an unterschiedliche Adressaten, entwerfen Sie einmal eine Dokumentenvorlage, die Sie dann mit der jeweiligen Adresse füllen und unter einem neuen Namen abspeichern. Bei vielen Briefen lohnt es sich auch, die Serienbrief-Funktion Ihrer Text-Software (zum Beispiel MS-Word) zu nutzen.

Führen Sie ein Notizbuch

Ob digital oder klassisch auf Papier: Sie sollten sich über wichtige Sachverhalte Notizen erstellen, auf die Sie schnell zugreifen können. Dazu gehören Zugangscodes, Schreibweisen, Termine und Standardabläufe genau so wie Namen von Ansprechpartnern. Diese Notizen sollten Sie immer wieder ergänzen, aktualisieren und stets bei sich führen, um darauf zugreifen zu können. Sie ersparen sich dadurch unnötige Rückfragen und können Aufgaben selbstständiger erledigen.