Zeitmanagement und effizientes Arbeiten im Beruf

E-Mails bearbeiten, Telefonate führen, Meetings besuchen - Routineaufgaben kosten oft viel Arbeitszeit. Mit der richtigen Strategie und fokussiertem Arbeiten lässt sich das verhindern.

Tatsächlich lässt sich das eigene Zeitmanagement mit einigen einfachen Maßnahmen schon wesentlich effizienter gestalten. Sieben Tipps verraten, wie es gehen kann:

1. Multitasking vermeiden

Multitasking wird in vielen Stellenausschreibungen als Anforderung genannt, doch in Wahrheit ist diese als so wichtig eingestufte Fähigkeit kontraproduktiv. Verschiedene Studien haben nachgewiesen, dass das menschliche Gehirn nur in geringem Umfang in der Lage ist, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu verarbeiten. Tatsächlich ist Multitasking unproduktiv, es führt zu Zeitverlusten, Fehlern und Stress.

Wer effektiv arbeiten will, sollte seine ganze Konzentration immer nur einer einzigen Aufgabe widmen und sich erst nach deren Abschluss der nächsten Tätigkeit zuwenden. Denn genau das bedeutet Konzentration: seine gesamte Aufmerksamkeit auf eine Sache zu fokussieren.

Hinweis

Lesen Sie auch die Ergebnisse einer Studie zum Multitasking der Stanford University in englischer Sprache nach!

2. E-Mail-Management optimieren

Einer der größten Zeitdiebe im Büroalltag sind E-Mails. Genauer gesagt: das ständige und unmittelbare Lesen und Bearbeiten der eingehenden elektronischen Post. Es gibt kaum etwas, was die Konzentration mehr stört als fortlaufende Unterbrechungen durch das E-Mail-Programm. Der wichtigste Hinweis zur Optimierung der E-Mail-Organisation lautet daher: die automatische Benachrichtigung über neue E-Mails einfach abschalten.

Zudem empfiehlt es sich, das E-Mail-Postfach nicht ständig geöffnet zu haben. Vielmehr empfiehlt es sich, über den Tag verteilt drei bis vier Zeitblöcke von etwa 20 Minuten Länge einzurichten, innerhalb derer man sich konzentriert mit dem Lesen und Bearbeiten seiner elektronischen Post beschäftigt.

3. Unangenehme und schwierige Aufgaben zuerst bearbeiten

Wahrscheinlich hat jeder von uns einen inneren Schweinehund, der einen manchmal dazu bringt, unangenehme Aufgaben aufzuschieben – das Problem dabei besteht jedoch darin, dass genau diese Aufgaben häufig auch die wichtigsten sind.

Aus diesem Grund sollte das, was einen am meisten zögern lässt, gleich zu Beginn des Tages erledigt werden. So fühlt man sich anschließend erleichtert, weil das Schlimmste schon erledigt ist. Danach können andere Aufgaben ohne schlechtes Gewissen angegangen werden.

4. Perfektionismus vermeiden

Perfektionismus in allen Details hemmt. Ein Beispiel: Bei einem internen Dokument, das nur zwei weitere Kollegen betrifft, ist es keineswegs nötig, in minutiöser Kleinarbeit die Textformatierung zu vereinheitlichen. Es gibt ein einfaches Mittel, um Perfektionismus einzudämmen: sich einfach bei jeder Aufgabe die Frage stellen, ob der Arbeitsaufwand in einer vernünftigen Relation zum Nutzen steht – und dementsprechend seine Zeit einteilen.

5. Freiräume schaffen

Telefonklingeln, Ablenkungen durch Kollegen, Kundenanfragen per Chat und ständig neue E-Mails – all das hält uns von produktiver, fokussierter Arbeit ab. Hier gibt es nur eine Lösung: Freiräume schaffen! Um an einer anspruchsvollen Aufgabe konzentriert zu arbeiten, empfiehlt es sich, den Anrufbeantworter anzuschalten, das E-Mail-Programm zu beenden und – nachdem die Kollegen darüber informiert wurden – die Bürotür zu schließen. So ist man zwar nicht ständig erreichbar, aber wesentlich produktiver.

6. Die Leistungskurve beachten

Die meisten Menschen sind am Vormittag besonders aufnahmefähig. Daher eignet sich die Zeit zwischen 10 und 11 Uhr morgens für kreative Aufgaben oder wichtige Kundenbesprechungen am besten. Nach der Mittagspause hingegen verspüren Viele eine leichte Müdigkeit, weshalb diese Zeitspanne möglichst für Routineaufgaben genutzt werden sollte, die ein geringeres Maß an Kreativität und Konzentration erfordern. Wer außerdem mal ganz ungestört arbeiten möchte, sollte dafür die Morgenstunden nutzen und einfach eine Stunde vor seinen Kollegen im Büro erscheinen.

7. Meetings effizienter gestalten

Interne und externe Besprechungen können schnell ausufern und viel Zeit in Anspruch nehmen. Tatsächlich dauern die meisten Meetings schlichtweg zu lang. Um den Zeitaufwand zu reduzieren und Meetings effizienter zu gestalten, ist eine gute Vorbereitung die wichtigste Voraussetzung. Zudem sollten im Vorhinein die Ziele der Besprechung definiert und eine Agenda erstellt werden. Des Weiteren ist es hilfreich, einen klaren zeitlichen Rahmen zu setzen und die Dauer von Meetings zu beschränken.

Ein weiterer Tipp: Besprechungen sollten gebündelt werden. Wer schon im Vorhinein weiß, dass an einem bestimmten Tag zwei Meetings anstehen, sollte nach Möglichkeit auch alle anderen anfallenden Besprechungen auf diesen Tag legen. Andere Tage in der selben Woche sollten dann wiederum vollkommen frei von Meetings sein.