ZeitmanagementWelche Techniken wirklich helfen

Viele Techniken für Zeitmanagement sind nur dann wirklich nützlich, wenn sie konsequent umgesetzt werden. Die Wissenschaft zeigt, dass nur wenige wirklich helfen. Es kommt nämlich nicht auf das an, was wir uns vornehmen, sondern darauf, dass wir die Techniken für den Umgang mit Zeit dauerhaft aufrechterhalten.

Um Veränderungen im Management von Zeit zu erreichen, braucht es also nicht nur Zeit, sondern vor allem Übung. Es braucht einen systemischen und strukturierten Umgang mit Zeit. Ratgeber, die im Grunde auf eine Verbesserung des allgemeinen Wohlbefindens abzielen, ändern daran zunächst nichts. Die Psychologie hat vier Strategien ausgemacht, die beim Zeitmanagement helfen:

• Ziele setzen
• Planen
• Vorstellen
• Kontrollieren

Langfristige Ziele und Aufgaben sollten in kurzfristige unterteilt werden, da die Bedeutung eines Ziels, das erst in der Zukunft realisiert wird, kleiner ist als ein unmittelbares Ziel. Dabei ist die Bedeutung des Ziels abhängig von der Realisierbarkeit und dem Aufwand. Kurzfristige Ziele sind bereits mit wenigen Schritten erreichbar und daher schneller zu realisieren. Deshalb ist die Hemmschwelle, den ersten Schritt zu tun, niedriger.

Je näher also ein Ziel liegt und je weniger Aufwand dafür benötigt wird, desto höher ist dessen Bedeutung und desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass mit der Ausführung sofort begonnen wird. Langfristige Ziele hingegen sind abstrakter. Es bedarf zunächst der Unterteilung in Zwischenschritte. Allein durch diesen Mehraufwand verliert das langfristige Ziel an Bedeutung. Eine Faustregel besagt: Ein Ziel, das nicht innerhalb der ersten 72 Stunden nach der Zielsetzung angegangen wird, scheitert zu 99 Prozent.

Handeln ohne Vorüberlegungen oder die richtige Planung ist aber auch nicht zielführend. Meist führt das zum Nachlassen der Motivation, zu Ablenkung und letztlich zur kompletten Aufgabe des Ziels. Eine Studie der Universität Würzburg mit dem Titel „Zeitmanagement und seine Wirkung auf Leistung und Befinden“ kommt zum Ergebnis: Ein Ziel lässt sich schneller und zuverlässiger erreichen, wenn einzelne Handlungsschritte möglichst konkret geplant und mental vorgestellt werden. Das bedeutet: Nach der Zielfestlegung wird jeder nötige Handlungsschritt durchdacht.

Ein Beispiel: Ziel ist, eine so genannte „stille Stunde“ einzuführen. Einer Stunde am Morgen, in der die Tagesplanung und wichtige erste Schritte erledigt werden sollen. In diesem Fall sollte man sich jeden Tag der Woche vorstellen: den Gang ins Büro, das Schließen der Türe, die Beauftragung der Sekretärin, alle Telefonate abzuwenden sowie das bewusste Nichtöffnen des E-Mail-Programms. Wie diese Schritte aussehen, ist individuell verschieden. Wichtig ist, dass jedes Detail beachtet und jede Möglichkeit durchdacht wird. Der Vorteil dieser gedanklichen Simulation: Bei Störungen oder Komplikationen bleibt die Handlungsfähigkeit gewahrt und man reagiert gelassener.

Auch wenn diese Vorgehensweise zunächst nach Mehraufwand aussieht, ist sie doch hilfreich, da jeder einzelne Schritt mit der Zeit zur Gewohnheit wird. Je komplexer und weiter entfernt ein mit einem persönlichen Nutzen verbundenes Ziel ist, desto besser funktioniert diese Strategie. Das schriftliche Fixieren der Pläne führt überdies zu einer tieferen Einprägung.

Die Kontrolle, ob man dem gesetzten Ziel gar nicht oder nur wenig näher gekommen ist, ist oft subjektiv. Dieser Abgleich von Wunsch und Realität kann daher auch zu Enttäuschung führen. Werden die langfristigen Ziele aber in kleine erreichbare Tagesziele unterteilt und vor allem festgehalten, wird der objektive Abgleich am Abend direkt als Erfolg verbucht. Das bestärkt, am nächsten Tag motiviert fortzufahren.

Bei täglichen Aufgaben sind diese Strategien jedoch zu aufwändig. Es besteht die Gefahr von noch mehr Zeitmangel und so genannten Wanderaufgaben. Die Lösung: Ziele setzen, bei denen etwas gelernt wird. Beispiel: einen besseren Weg, E-Mails zu bearbeiten. Bei Zielen, die eine persönliche Herausforderung beinhalten, lässt man sich deutlich weniger ablenken und bleibt am Ball.

Bei täglichen, oft lästigen Aufgaben, ist es zudem sinnvoll, sich kleine Ziele zu setzen und die Aufgaben zu bündeln. Dabei kann es helfen, ein Dokument zum Beispiel nur einmal in die Hand zu nehmen. Oder sich vorzunehmen, eine E-Mail tatsächlich nur einmal richtig zu lesen und sofort zu entscheiden, was damit passiert. Damit lässt sich Zeit einsparen, verbunden mit dem positiven Gedanken an ein aufgeräumtes E-Mail-Postfach und an weniger Suchaufwand in der Zukunft.