ZeitmanagementWie Sie Zeitnot bekämpfen

Gerade in unserer, immer hektischer werdenden Arbeitswelt, fragt kaum jemand wie man diesem Übel beikommen kann. Dabei ist es äußerst wichtig, die Ursachen der Zeitkiller zu erforschen, um hier Abhilfe zu schaffen.

Effektive Zeitplanung hilft

Rationalisieren, Zielorientierung, systematische Planung und Prioritäten gerechte Erledigung der betrieblichen Aufgaben stehen im Vordergrund. Zeit ist das wertvollste Gut, das wir besitzen. Daher ist es unsere wichtigste Aufgabe im Leben, so viel wie möglich aus dieser Zeit zu machen.

Zielsetzung:

• Weg von ungeordneter, schlecht geplanter Arbeitsleistung.
• Hin zu zielorientierter, systematisch geplanter Erledigung der wichtigen betrieblichen Aufgaben.

Die Zeit als uns zur Verfügung stehendes Einsatzgut ist durch besondere Eigenschaften gekennzeichnet:

• Zeit ist als Einsatzfaktor knapp, das heißt, sie kann nicht vermehrt werden.
• Sie dehnt sich bei der Erledigung von Aufgaben oft soweit aus, wie man ihr Zeit dafür gibt.
• Sie kann nicht gespart werden, sie verrinnt unwiderruflich und kontinuierlich.

Logische Konsequenz aus diesen Fakten kann nur sein: Wenn die Zeit nicht vermehrbar und speicherbar ist, kann der persönliche Erfolg nur durch eine kontinuierliche und konsequente Nutzung der Zeit erreicht werden. Die eigene Zeit und Arbeit zu beherrschen, sich nicht von ihnen beherrschen zu lassen, dies bedeutet Zeitmanagement.

Um diese Ziele realisieren zu können, muss der bisher praktizierte Arbeitsstil analysiert werden. Störfaktoren müssen ermittelt werden, ebenso persönliche Zeitdiebe erfasst werden. Die am häufigsten in der Literatur benannten Zeitkiller und Störfaktoren bilden folgende Bereiche:

Arbeitsmethodik und Zeitplanung:

• Unzureichende Tagesplanung,
• Unklare Zielsetzung,
• Zuviel auf einmal zu machen und
• Spontane Prioritäten.

Persönlicher Arbeitsstil:

• Schlechtes Ablagesystem
• Zu viele Aktennotizen,
• Überhäufter Schreibtisch und
• Überengagement.

Störungen durch andere:

• Telefonische Unterbrechungen,
• Langwierige Besprechungen,
• Ablenkung, Lärm und
• Privates Plaudern.

Innerbetriebliche Zusammenarbeit:

• Mangelnde Koordination, Teamwork,
• Zu wenig Delegation,
• Unvollständige und verspätete Information,
• Terminliche Wartezeiten und
• Unpräzise Kommunikation.

Daher ist es ratsam, aus vorstehender Liste diejenigen Zeitdiebe zu ermitteln, die den Arbeitsablauf am häufigsten stören. Empfohlen wird eine stichwortartige Problemlösung der Zeitdiebe folgendermaßen:

1. Zeitdiebe
2. Ursachen / Gründe
3. Lösungswege / Maßnahmen

Wenn die Zeitdiebe fixiert und identifiziert worden sind, ergibt sich die Frage, wie und mit welchen Aktionen die Störfaktoren zu beseitigen sind.

1. Optimierung der eigenen Arbeit

Bevor eine bestimmte Tätigkeit begonnen wird, sollten folgende Fragen beantwortet werden:

Erst wenn diese vier Fragen beantwortet worden sind, sollte eine Tätigkeit absolviert werden oder auch nicht. Bei Verneinung der ersten Frage erübrigt sich dies. Bietet sich Delegation an, so sollte die Tätigkeit an nachgeordnete Mitarbeiter übertragen werden. Ständig wiederkehrende Routinetätigkeiten könnten mittels Checkliste oder Arbeitsablaufdiagrammen rationeller bearbeitet werden.

2. Festlegung der Ziele

• Ziele müssen inhaltlich genau bestimmt sein: Was ist zu tun?
• Ziele müssen terminlich genau limitiert sein: Wann ist etwas zu tun?
• Ziele müssen quantifiziert sein: Wie teuer? Wie gut? Wie viel?
• Ziele müssen realistisch und widerspruchsfrei sein.
• Ziele müssen schriftlich fixiert sein.
• Ziele müssen periodisch überdacht und eventuell geändert werden.

3. Bildung von Prioritäten

Eine Vielzahl von unterschiedlichen Aufgaben sind in der Praxis zu lösen. Es empfiehlt sich eine Rangreihe, nach Dringlichkeit für ihre Erledigung geordnet. Bei Bildung der Prioritäten gehen wir von zwei Kriterien aus:

1. vom Wert der Tätigkeit (Inhalt der Arbeitsaufgabe) und
2. von der Zeit der Erledigung (Dringlichkeit).

Jede zu verrichtende Aufgabe ist durch diese beiden Faktoren charakterisiert durch die Wichtigkeit und die Dringlichkeit ergibt sich der Bearbeitungswert oder die Priorität. Den geplanten Aktivitäten ist eine eindeutige Priorität zu verleihen, dies kann durch eine Klassifizierung (ABCD) in eine Rangreihe gebracht werden. Von A ausgehend, die am Wichtigsten sind geht es abgestuft weiter. Als ein sehr wirkungsvolles Instrument hat sich die “Zeitanalyse“ bewährt, eine tägliche Multimomentaufnahme über einen Zeitraum von etwa zwei bis drei Wochen hinweg.

4. Delegieren

Darunter versteht man die Übertragung einer Arbeit an nachgeordnete Mitarbeiter Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung.

Was und wann soll delegiert werden?

1. Alles, was ein Anderer genauso gut oder besser tun kann.
2. Aufgaben, die Sie wegen Zeitmangel schlecht erledigen.
3. Wenn es sich lohnt, einen Mitarbeiter durch Delegation zu entwickeln.
4. Wenn die Aufgabe durch den Mitarbeiter kosten und zeitgerecht gut erledigt wird.
5. Bei Routinearbeiten, da durch den Vorgesetzten zu kostspielig.
6. Wenn sich eine Arbeit mit etwas Bedeutenderem überschneidet.

Wann soll nicht delegiert werden?

1. Wenn niemand die Arbeit genauso gut machen kann, sich nicht mit wichtigeren Aufgaben überschneidet.
2. Vertrauliche Angelegenheiten oder als Führungsaufgabe nicht delegierbar.
3. Wenn der Mitarbeiter unter Ihrer Anleitung die Arbeit selbst erledigen kann.
4. Wenn es nicht zu viel kostet, oder wenn die Delegation genauso viel Zeit beansprucht.
5. Wenn der Vorgesetzte sich trotz Delllegation mit dem Aufgabengebiet sehr intensiv befassen müsste.

Wichtig erscheint im Rahmen der Delegation die Anwendung der sogenannten 6-W-Formel.

1. Wer hat etwas zu tun?
2. Was ist im Einzelnen zu tun?
3. Wie ist etwas zu tun?
4. Wann ist etwas zu tun?
5. Wo ist etwas zu tun?
6. Warum ist etwas zu tun?

Für eine effektive Zeitplanung erweist sich als sehr hilfreich die Erstellung eines Tagesplans unter Berücksichtigung der Kriterien “Wichtigkeit“ und “Dringlichkeit“. Natürlich sollte er auch genügend Pufferzeiten für unerwartete und spontane Aktivitäten enthalten.

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