ZwiespältigMöglichkeiten und Grenzen des Outsourcing

In der Auslagerung von ganzen Geschäftsprozessen oder bestimmten Teilaufgaben an einen externen Dienstleister sehen viele Unternehmen nach wie vor eine attraktive Möglichkeit der Kostensenkung. Doch das so genannte Outsourcing bietet nicht nur Vorteile, sondern ist mitunter auch mit nicht zu unterschätzenden Fallstricken verbunden.

Von Jens Meinhold und Mario Grobla, Siemens Information and Communiciation Networks

Die Geschichte des Outsourcing ist eine Geschichte der Glaubenskriege um Sinn und Unsinn der Auslagerung von Geschäftsprozessen. Vor allem die Frage: „Was muss oder soll ich selber machen und was kann ich einem externen Partner überlassen?" wurde und wird heiß diskutiert. Und während bei vergangenen Outsourcing-Projekten häufig gleich sämtliche Geschäftsprozesse auf den Prüfstand kamen, hat sich mittlerweile die Erkenntnis durchgesetzt, dass das Auslagern betrieblicher Kernprozesse nicht ganz unproblematisch ist. Der Grund: Im Gegensatz zu den Supportprozessen leisten betriebliche Kernprozesse wie Vertrieb, Produktion, Forschung und Entwicklung einen direkten Beitrag zur Wertschöpfung des jeweiligen Unternehmens und sind deswegen nur sehr eingeschränkt outsourcingfähig. Denn mit der Auslagerung an einen externen Dienstleister verliert das auslagernde Unternehmen gleichzeitig die Kontrolle über diese Prozesse. Aus diesem Grund ist man in den letzten Jahren verstärkt dazu übergegangen, nicht mehr komplette Geschäftsprozesse auszulagern, sondern nur noch ganz bestimmte, klar definierte Teilaufgaben wie beispielsweise den Betrieb eines Call Centers oder die Wartung der Informations- und Kommunikationstechnik (I+K). Auf diese Weise behalten die Firmen die Kontrolle über ihre wichtigen Geschäftsprozesse, können gleichzeitig aber massive Kostensenkungen für sich verbuchen.

Doch selbst bei der Auslagerung von Teilaufgaben sollte man sich nicht blindlings ins „Abenteuer Outsourcing“ stürzen, sondern vorher möglichst viele Detailfragen klären, damit das Projekt dann letztendlich auch erfolgreich sein kann. Zu den wichtigsten gehören:

  • Was macht den spezifischen Nutzen der intern geleisteten Supportprozesse derzeit aus?
  • Wie funktionieren Supportprozesse im konkreten Unternehmensumfeld derzeit?
  • Wie können diese Prozesse zukünftig gestaltet werden, ohne das ein Qualitätsverlust eintritt?

Erst wenn diese Fragen hinreichend geklärt sind, ist auch gewährleistet, dass ein Outsourcing-Projekt erfolgreich durchgeführt werden kann und tatsächlich zum gewünschten Erfolg führt.

Beispiel Informations- und Kommunikationstechnik

Betrachtet man die Outsourcing-Projekte der letzten Jahre, dann fällt auf, dass es vor allem die Informations- und Kommunikationstechnologie ist, die von den Unternehmen an einen externen Partner ausgelagert wird. Einen Grund für diese Entwicklung sehen Experten vor allem darin, dass etwa 60 Prozent der Ausgaben beim Betrieb von Informations- und Kommunikationstechnik Personalaufwendungen sind. Vergleicht man diesen Personalkosten-Anteil mit dem in anderen Unternehmensbereichen, so wird schnell klar, dass die Auslagerung hier besonders viel Sinn macht. Allerdings gibt es neben den Personalkosten noch andere Gründe für die prominente Rolle der I+K-Auslagerung.

Moderne Informations- und Kommunikationsinfrastrukturen spielen beispielsweise eine entscheidende Rolle beim Erreichen der strategischen Ziele eines Unternehmens. So wird zum einen das herkömmliche Telefon um PC-gestützte Applikationen wie Computer-Telefon-Integration (CTI) und Unified Messaging Services (UMS) ergänzt. Zum anderen greifen Anwendungen in immer stärkerem Maße technologieübergreifend ineinander. Die Integration dieser Anwendungen erschließt erhebliche Nutzenpotenziale für die Unternehmen. Der Betrieb einer solchen Infrastruktur stellt aber erhöhte Anforderungen an Personal und Technik und gestaltet sich deshalb in vielfacher Hinsicht immer schwieriger und kostenaufwändiger. Die Folge: Seit der „Entdeckung“ der Informationstechnologie als Produktivfaktor wurde erheblich in den Aufbau leistungsfähiger I+K-Infrastrukturen investiert. Auch wenn dieser Trend momentan wieder eher rückläufig ist, beträgt das I+K-Budget eines Unternehmens nach wie vor zwischen drei und fünf Prozent seines Umsatzes. Von den Investitionskosten werden für den laufenden Betrieb der Systeme im Allgemeinen sogar 80 bis 90 Prozent pro Jahr aufgewendet. Für die Zukunft stehen die IT-Verantwortlichen der Firmen deshalb vor der wenig beneidenswerten Aufgabe, einerseits die Betriebskosten drastisch zu senken, andererseits aber Budgets für zukunftssichernde Technologie-Innovationen erschließen zu müssen. Anforderungen, die ohne das Outsourcing bestimmter Bereiche kaum zu erfüllen sind.

Größere Kreditwürdigkeit durch Auslagerung

Ein weiterer Grund der – vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen – für die Auslagerung von Teilprozessen an externe Partner spricht, ist das so genannte Basel-II-Abkommen. Dieses Abkommen verfolgt unter anderem das Ziel, mehr Stabilität im Kreditwesen zu erreichen. In der Praxis bedeutet dies, dass bei der Kreditvergabe zukünftig das Ausfallrisiko eine weitaus größere Rolle als bisher spielen wird. Aus diesem Grund werden Banken bei der Kreditvergabe künftig das Augenmerk vor allem auf die professionelle Führung des Betriebes und auf das betriebswirtschaftliche Know-how legen. Unternehmen, die diesen neuen Ansprüchen bei der Kreditvergabe genügen wollen, sollten nach Einschätzung des Deutschen Sparkassen- und Giroverbandes deswegen intensiv an einer Verbesserung ihrer Bonität arbeiten. Und die ist mit Outsourcing-Projekten am effektivsten zu erreichen.

Trotz aller Vorteile sollten Firmen allerdings nicht den Fehler begehen, Auslagerungs-Projekte als Allheilmittel zur Lösung sämtlicher betrieblicher Probleme anzusehen. Doch gezielt und sinnvoll eingesetzt, können sie einen nachhaltigen Beitrag zur Flexibilität im Unternehmen leisten. Besonders dann, wenn:

  • Die Personalressourcen für den Betrieb der Informations- und Kommunikationstechnik reduziert werden.
  • Durch klare und abrechenbare Servicepakete Kostentransparenz geschaffen wird.
  • Haftungsrisiken an den externen Dienstleister übertragen werden.
  • Die Qualität der I+K-Dienstleistungen verbessert wird, indem Betriebsmethoden, Prozesse und Konzepte der Großunternehmen und die damit verbundene Qualität für den Mittelstand nutzbar gemacht werden können.

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