FachbeitragChefassistenz- So unterstützen Sie Ihren Chef

Es sind die begehrtesten Personen im Unternehmen, denn sie haben das, was „normale“ Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht haben: Sie kennen den Chef persönlich und das sogar sehr gut. Auf der anderen Seite mag man sie gerade aus diesem Grunde manchmal nicht, denn sie sagen, ob der Chef Zeit hat oder nicht. Dabei können sie das doch gar nicht wissen. Oder doch?

Es sind die begehrtesten Personen im Unternehmen, denn sie haben das, was „normale“ Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht haben: Sie kennen den Chef persönlich und das sogar sehr gut. Auf der anderen Seite mag man sie gerade aus diesem Grunde manchmal nicht, denn sie sagen, ob der Chef Zeit hat oder nicht. Dabei können sie das doch gar nicht wissen. Oder doch?

Assistentinnen und Assistenten der Geschäftsleitung sind die rechte und die linke Hand des Chefs, manchmal sogar ihr Kopf, denn sie haben den Überblick. Dafür spricht ihr Aufgabenprofil:

  • sehr gute Programmkenntnisse für Briefe, Tabellen, Präsentationen, Formulare, E-Mails und mehr
  • Reiseorganisation mit Planung, Buchung, Umsetzung, ggf. Begleitung und Abrechnung

  • Terminmanagement mit Vorbereitung, Bestätigung, Empfang und Bewirtung

  • Controlling von Terminen, Besuchen, Anfragen, ggf. Sachthemen wie Öffentlichkeit oder Kosten

Was nicht als sachliche Aufgabe beschrieben werden kann, zeigt sich in den sozialen Kompetenzen eines Assistenten oder einer Assistentin:

  • vorausschauendes Denken

  • spontanes Agieren

  • mitmenschliche Kommunikation

Entscheidend für eine gute Chefassistenz ist die Chemie zwischen Vorgesetztem und Assistenten bzw. Assistentin. Vertrauen und Loyalität sollten auf beiden Seiten vorhanden sein ebenso dazu wie Respekt und Wertschätzung für die Aufgaben des jeweils anderen. Zwar ist die Hierarchie zwischen Chef und Vorzimmer durchaus sichtbar, jedoch ist die unsichtbare Wertigkeit manches Mal anders herum. Um sich auf die Aufgaben der Unternehmensführung konzentrieren zu können, muss ein Geschäftsführer bzw. ein Chef darauf verlassen können, dass die Person im Vorzimmer alles (!) im Blick hat und jederzeit (!) im korrekten Sinne handelt. So kann der richtige Umgang mit einem unvorhergesehenen Besucher manches Mal wichtiger sein als die Videokonferenz mit dem Geschäftspartner in Südamerika. Dieses sollten gute Geschäftsführer nie vergessen.

TIPP: Sie fühlen sich von Ihrem Vorgesetzten / Ihrer Assistentin nicht wertgeschätzt? Bevor Sie darüber in Grübeleien versinken oder sich Sorgen machen, verteilen Sie Wertschätzung an den oder die andere. Mit einer freundlichen Geste und einem ehrlich gemeinten positiven Statement erreichen Sie Aufmerksamkeit. Nur wer Wertschätzung verteilt, bekommt sie zurück.

Mit der Aufgabe der Chefassistenz ist eine große Verantwortung verbunden. Dies zeigt sich in erster Linie in der Kommunikation mit den unterschiedlichen Menschen. Assistentinnen und Assistenten müssen mit allen freundlich umgehen können, die Palette reicht vom Hausmeister bis zum Bundestagsabgeordneten. Für die  Chefassistenz sind weder Hochmut noch Unterwürfigkeit gefragt, sondern ein souveränes, freundliches Auftreten.

In manchen Fällen braucht es zur Freundlichkeit sowohl ein beharrliches Durchsetzungsvermögen als auch Gespür für Menschen. So müssen unliebsame Bittsteller auch beim dritten Versuch mit noch freundlichen Worten abgewimmelt werden und Besucher, die einen unlauteren Eindruck machen, sollten keinesfalls auf einen unvorbereiteten Geschäftsführer treffen. Chefassistentinnen und Chefassistenten sollten problematische Situationen deshalb „riechen“ können und entsprechend handeln – manchmal auch ohne vorherige Absprache mit ihrem Chef.

Für eine gute Chefassistenz ist es nötig, das Unternehmen und dessen Ziele zu kennen und sie zu teilen. Wer das Herzblut der Geschäftsführung nicht versteht, wird deren Handeln nicht verstehen und somit nicht weitergeben. Chefassistentinnen und -assistenten sind das Bild der Geschäftsleitung nach außen und damit auch eine Visitenkarte des Unternehmens. Dies gilt auch für die Wahrnehmung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, denn die Person im Vorzimmer ist für viele ein Vorbild. Sie bzw. er kennt den Chef gut, weiß über viele Vorgänge Bescheid und kennt zukünftige Projekte. Wer glaubt, dass sie ihr Wissen mit den Beschäftigten teilt, irrt. Die Loyalität einer guten Chefassistenz gehört dem Vorgesetzten, denn beide sind zwingend aufeinander angewiesen. Gute Chefs wissen auch das.

(https://www.kitzmann.biz/seminare/seminaruebersicht/fuehrung/chefassistenz/)

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