FachbeitragInterne Kommunikation - "WIR schaffen das!"

Die interne Kommunikation führt in vielen Unternehmen ein vielfach unterschätztes Schattendasein. Die hieraus resultierenden Unzufriedenheiten und gestörten Arbeitsabläufe können große Effektivitätsverluste mit sich bringen. Was Sie konkret zur Verbesserung der internen Kommunikation und somit zur Effektivitätssteigerung in Ihrem Unternehmen tun können, erfahren Sie in diesem Beiträg.

Wenn die interne Kommunikation stottert,

stolpert die Zusammenarbeit im Unternehmen

„Mit der internen Kommunikation haben wir echte Probleme!“ oder „Die interne Kommunikation funktionierte früher deutlich besser bei uns!“

Diese oder vergleichbare Sätze hören wir in unserer Beratungspraxis immer wieder von Unternehmern, Geschäftsführern oder anderen Führungskräften, wenn es zum Beispiel bei der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit im Unternehmen klemmt oder die Abläufe im Unternehmen zunehmend stocken und das Schnittstellenmanagement im Unternehmen nicht mehr optimal funktioniert. Die resultierenden Folgewirkungen schleichen sich meistens erst langsam in das Tagesgeschäft ein, um dann später – oftmals mit sich verstärkenden Wechselwirkungen – umso stärker zu Tage zu treten und das Tagesgeschäft in erheblichem Maße nachteilig zu beeinflussen. Die Folgen reichen von großer Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern bis hin zu deutlich spürbaren wirtschaftlichen Einbußen. Deshalb ist es dringend angeraten, gerade im Hinblick auf eine sich verschlechternde interne Kommunikation im Unternehmen, frei nach dem Sprichwort „Wehret den Anfängen …!“ zu handeln und mindestens frühzeitig, im besten Fall bereits vorsorglich, die interne Kommunikation auf höchster Führungsebene in den Fokus zu rücken und die richtigen Hebel in Bewegung zu setzen. Was Sie hierbei konkret tun können und wie Sie die Kommunikation im Unternehmen nachhaltig verbessern, möchten wir Ihnen nachfolgend zusammenfassen:

Die interne Kommunikation verbessern

Bekanntlich legen viele Unternehmen sehr viel Wert auf die externe Kommunikation, um beispielsweise Investoren, Kunden, Lieferanten sowie weiteren Personenkreisen ein „schickes“ Bild ihres Unternehmens zu vermitteln. So weit, so gut, ist das sicherlich notwendig und richtig für jedes Unternehmen. In unserer Praxis stellen wir allerdings immer wieder fest, dass dabei eine stark einseitige Fokussierung auf die externe Kommunikation gelegt und die interne Kommunikation geradezu vernachlässigt wird. Man könnte auch sagen, ein regelrechtes Schattendasein führt …! In diesen Unternehmen wird die positive Wirkung der internen Kommunikation meistens erheblich unterschätzt , teilweise die interne Kommunikation gar als lästige Pflichterfüllung gesehen („… okay, was können wir den Mitarbeitern mal wieder mitteilen? … wir haben da ja schon lange nichts mehr gemacht …“). Die potenziellen Folgewirkungen wie zum Beispiel große Mitarbeiterunzufriedenheit, gestörte Arbeitsabläufe oder auch Mitarbeiterkündigungen werden dabei geflissentlicht ignoriert, so lange die Probleme nicht zu stark werden bzw. nicht zu deutlich an die Oberfläche gelangen.

Die Ursache dieses Phänomens liegt meistens darin verankert, dass den Unternehmenslenkern die Relevanz der internenen Kommunikation oft gar nicht richtig bewusst ist oder diese auch einfach absichtlich vernachlässigt wird. Welche Ursachen dabei auch immer eine Rolle spielen, jedem Unternehmenslenker sollte klar sein, welch große Potenziale in einer optimalen Kommunikation im Unternehmen liegen, da hierdurch nicht nur störungsfreie Arbeitsabläufe organisiert werden können, sondern insbesondere auch wichtige Faktoren wie eine gesteigerte Unternehmensidentifikation, eine höhere Verantwortungsübernahme oder auch die häufig unterschätzten Kräfte einer optimalen bereichsübergreifenden Zusammenarbeit deutlich gesteigert werden!

Da sich die Zusammenarbeit im Unternehmen – insbesondere über Team-, Abteilungs- und Bereichsgrenzen hinaus – meistens nicht von alleine ergibt, müssen diese Prozesse von Führungskräften aktiv angestoßen und intensiv begleitet werden. Dieses Vorgehen fordert die Führungskräfte und bindet sicherlich auch deren Zeit. Wer sich aber einmal die Mühe macht und diesen Prozess nachhaltig verfolgt, wird die positiven Wirkungen ernten und im Tagesgeschäft erheblich profitieren: Neben der Feststellung, dass ein neues Gemeinschaftsgefühl vom „Ich zum WIR“ entsteht und Mitarbeiter plötzliche Dinge eigenverantwortlich übernehmen, bekommen Führungskräfte auf einmal mehr Zeit dafür, „am Unternehmen zu arbeiten“, um gleichzeitig weniger „im Unternehmen arbeiten zu müssen“. Das schafft Freiräume für den Blick nach vorne, um sich beispielsweise mit der zukünftigen Unternehmensentwicklung zu beschäftigen und neue Impulse im Unternehmen zu setzen. Da es allerdings nach unserer Erfahrung von nicht wenigen Führungskräften als attraktiver angesehen wird, sich selbst kräftig im Tagesgeschäft zu produzieren, darf bezweifelt werden, dass diese Zielsetzung tatsächlich flächendeckend und nachhaltig in Unternehmen verfolgt wird: Es ist ja auch viel attraktiver, den hochbeschäftigten troubleshooter und Problemlöser im Unternehmen zu geben, der sich unter ständigem Stress jeder Herausforderung stellt. Dass dieser Typ Führungskraft eher an stetig wiederkehrenden Symptomen kämpft, als dass er an die wirklichen Ursachen von Problemen herangeht, wird demgegenüber häufig nicht wirklich wahrgenommen! Denn der heroische Einsatz im Auftrag des Unternehmens überstrahlt die eigentlich vorhandene Defizite …! Aber das ist ein ganz anderes Thema, das hier nicht weiter vertieft werden soll …

Tipps zur Optimierung Schnittstellenkommunikation im Unternehmen

Doch was können Unternehmenslenker und Führungskräfte konkret tun, um die interne Kommunikation dauerhaft und nachhaltig zu verbessern, so dass Sie in Ihrem Unternehmen auch entsprechende positive Signale setzen? Hierfür möchten wir Ihnen einige Gedankenanstöße geben, die wir für Sie wie folgt zusammengefasst haben:

  • Geben Sie der internen Kommunikation in jedem Fall die notwendige hohe Priorität und kommunizieren Sie stetig und systematisch über die eigene Arbeit, relevante Vorgänge sowie die Lage des Unternehmens. Hierdurch können Sie den Zusammenhalt und die Identifikation fördern und die Effektivität im Unternehmen steigern, da sich die Mitarbeiter gut informiert und auch als wichtigen Teil des Unternehmens fühlen.
  • Denken Sie daran, dass die Generationen Y und Z ein deutlich höheres Bedürfnis an schneller und kurzer Kommunikation haben, die möglichst über Apps oder vergleichbare Anwendungen stattfindet. Seien Sie dabei fortlaufend auf der Suche nach den innovativsten technischen Lösungen und kommunizieren Sie die wichtigen Informationen auf kürzestem Wege mit maximaler Reichweite! Ihre Mitarbeiter sollten relevante Informationen keinesfalls verspätet später oder über Dritte erfahren!
  • Bieten Sie Ihren Mitarbeitern Kommunikations-tools, die Anreize über Gamification sowie Emoticons beinhalten. Durch die spieltypischen Elemente werden attraktive Anreize zur Kommunikation, zum Wissensaufbau sowie zum Spaß an der Arbeit gegeben. Emoticons dagegen drücken für jedermann verständliche Gefühle aus und vereinfachen den Zugang zu jüngeren Mitarbeitern.
  • Pflegen Sie unterschiedliche Kommunikationsmedien in intensiver Weise: Hierzu gehören beispielsweise ein gut strukturiertes Intranet, effektive mailings (kein inflationärer Gebrauch), moderne Apps oder auch das gute alte schwarze Brett. Achten Sie aber immer darauf, dass Sie Informationen nicht wild an alle Mitarbeiter streuen, sondern sehr zielgruppenorientiert bei der Kommunikation vorgehen.
  • Betreiben Sie eine wertschätzende, ehrliche Kommunikation im Unternehmen, die sich eng an die Werte und Normen Ihres Unternehmen anlehnt, so dass allen Mitarbeitern Ihre Unternehmenskultur und -philosophie im Sinne verbindlicher Leitplanken (und nicht nur als mögliche Option) klar ist. So schaffen Sie eine wesentliche Säule für Vertrauen im Unternehmen, das eine essenzielle Säule des Erfolgs Ihres Unternehmens ist.
  • Halten Sie sich an folgende Regel: Je größer Ihr Unternehmen, desto wichtiger die interne Kommunikation, denn in größeren Organisationen fällt es Mitarbeitern mit zunehmender größe immer schwerer, den eigenen Beitrag im Gesamtsystem auszumachen. 
  • Machen Sie sich bewusst, dass Mitarbeiter von Unternehmen mit einer ausgeprägten internen Kommunikationskultur eher bereit sind, Einschnitte und Einsparungen zu akzeptieren. Das kann in Krisenzeiten sehr hilfreich für Ihr Unternehmen werden. 
  • Erzeugen Sie ein nachhaltiges WIR-Gefühl im Unternehmen, bei dem sich alle Führungskräfte und Mitarbeiter respektvoll begegnen. Hierdurch stärken Sie die Kräfte der Zusammenarbeit und Sie erhalten eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit, die eine der wesentlichen Grundlagen dafür ist, dass Ihre Mitarbeiter glaubwürdig als überzeugte „Markenbotschafter“ nach außen wirken. Auf diese Weise verschmelzen die externe und interne Kommunikation zu einheitlichen Botschaften.WIR schaffen das! - Zusammenarbeit im Unternehmen optimieren
  • Sorgen Sie für einen Informationsfluss in alle Richtungen (nicht nur von oben nach unten) und insbesondere auch über Team-, Abteilungs- und Bereichsgrenzen hinaus. Diese horizontale Schnittstellenkommunikation vermittelt Wissen im gesamten Unternehmen. Teilen Sie gleichzeitig mit, welche Abläufe und Arbeitsleistungen für optimale Ergebnisse benötigt werden und seien Sie offen für die Probleme im Unternehmen.
  • Arbeiten Sie mit Videos, denn „ein Bild sagt mehr als tausend Worte“! Ein Video eignet sich hervorragend zur Inhaltsvermittlung und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass der Inhalt von Ihren Mitarbeitern geteilt wird. Diese Stimme Ihrer Mitarbeiter ist authentischer als die Stimme eines Unternehmenssprechers und fördert den Austausch untereinander. Machen Sie also Ihre Mitarbeiter zu Ihren eigenen „Redaktueren“.
  • Führen Sie Mitarbeitergefragungen durch und bieten Sie Diskussionsforen an. Optimalerweise sind diese beispielsweise in einer Kommunikations-App enthalten und bieten eine durchgehende Bewertungs- und Analysemöglichkeit.

Fazit:

Zusammenfassend können wir festhalten, dass die interne Kommunikation ein wichtiger Faktor für den Unternehmenserfolg ist, der mit steigender Unternehmensgröße deutlich zunimmt. Wenn es gelingt, die Mitarbeiter zu „Markenbotschaftern des Unternehmens“ zu machen und eine horizontal organisierte Kommunikation im Unternehmen zu erzeugen, kann eine sich optimal ergänzende Verzahnung von interner und externer Kommunikation erreicht werden. In der Kombination mit modernen Medien (wie zum Beispiel Kommunikations-Apps) kann einen verbesserter Zugang zu jüngeren Generationen erreicht und somit auch dem Fachkräftmangel entgegen gewirkt werden. Nicht zuletzt schaftt eine optimale und horizontal angelegte Schnittstellenkommunikation stabiles Vertrauen sowie eine hohe Mitarbeiteridentifikation im Unternehmen und sichert einen breit angelegten Informationsaustausch, der in Krisenzeiten zur Stabilisierung im Unternehmen beitragen kann. Im Endeffekt kann aus einer ICH-Kultur eine synergetische WIR-Kultur erzeugt werden, die Ihnen die entscheidenen Wettbewerbsvorteile im Markt bringt!

» business elf - Managementberatung GmbH

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