Kapitel 003: Büroorganisation und SelbstorganisationDokumente, Schriftstücke und Dateien ablegen und archivieren

Nicht alle Aufgaben lassen sich sofort erledigen. Sie weisen ihnen einen Termin, bis zu welchem sie erledigt sein müssen. Für diesen Termin kommen Sie auf Wiedervorlage. Definieren Sie einen Ort, an dem Sie alle Unterlagen, die Aufgabe und alle damit verbundenen Dokumente und Informationen ablegen. Jede Aufgabe bzw. jedes Projekt kommt in eine der folgenden Organisations-Hilfsmittel:

• Hängemappe und Hängeregistratur
• Klarsichthülle, Aktendeckel oder Mappe
• Pultordner
• Ablagekasten
• Ordner
• Hefter

Sie sollten für sich herausfinden, welches System für Sie und Ihre Aufgaben am besten geeignet ist. Hängemappen sind meist sehr flexibel, einfach zu nutzen und übersichtlich (mit der richtigen Benennung auf dem Reiter).

Ordner und Hefter sind meist etwas umständlich, weil gelocht, eingeheftet und geblättert werden muss. Kombinationen sind möglich, wenn es sich um unterschiedliche Aufgabentypen handelt. Zum Beispiel Klarsichthüllen für einfache Routineaufgaben, Hängemappen für komplexe Projekte.

Entwickeln Sie eine Gliederung bzw. einen Aktenplan für Ihre wichtigen Aufgaben und Projekte; definieren Sie Ordner und ihre Bezeichnungen. Nach welchen Kriterien, Systematiken oder Stichworten Sie Ihre Dokumente und Informationen sortieren, zusammenfassen und ablegen, welche Ordner Sie also anlegen, hängt ab von: Themen, Menge, Vorliebe, Zugriff auch durch andere oder betriebliche oder Team-Vorgaben.

Entscheidend ist, dass alle relevanten Personen die Dokumente schnell wiederfinden. Orientieren Sie sich also daran, wie und wo Sie suchen würden. Mögliche Ordner und Bezeichnungen für die Ablage sind beispielsweise:

• Projekt
• Produkt
• Kontakte
• Anforderungen Mitarbeiter
• Ausschreibungsunterlagen
• Angebotsübersicht und Preise
• Angebote Lieferanten
• Protokolle Besprechungen
• wichtige Regelungen
• sonstige Informationen

Zudem können auch allgemeine Unternehmensinformationen wie Strategiepläne, Budgetvereinbarungen, Umzugsplan, Organigramm, Reiseplanung, Betriebsversammlung, Betriebsrat, Besprechung Qualitätszirkel und vieles mehr entsprechend abgelegt werden.

Wichtig: Wenn Sie Ihre Aufgaben systematisch gliedern und für die Wiedervorlage ablegen, sollten Sie das gleiche System und die gleiche Benennung wählen für das Papier in Ihren Mappen und Hüllen (Schreibtisch) wie auch für die Ordner und die Dateiablage auf Ihrer Festplatte (Computer) sowie für die E-Mails in Ihrem Mailsystem (zum Beispiel Outlook).

Vereinbaren Sie mit Kollegen einen gemeinsamen Aktenplan, sodass es im Vertretungsfall einfacher ist, sich in die Aufgaben des Kollegen einzuarbeiten und in seiner Ablage zurechtzufinden. Wenn es in Ihrem Unternehmen Vorgaben für die Ablage und Archivierung gibt, dann lassen Sie sich diese erläutern und nutzen Sie diese konsequent.

Alle noch nicht abgeschlossenen Aufgaben sollten nahe an Ihrem Arbeitsplatz aufbewahrt werden. Wenn der Termin der Wiedervorlage ansteht, sollten Sie schnellen Zugriff haben und alle Informationen vollständig beisammenhaben, die Sie brauchen. Was Sie nur selten benötigen, kann weiter weg vom Schreibtisch abgelegt werden.

Ist eine Aufgabe endgültig abgeschlossen, dann wird alles archiviert, was damit zusammenhängt. Hier bieten sich vergleichbare Systematiken und Hilfsmittel wie für die Wiedervorlage an. Sämtliche Ihre Aufgaben betreffende Dokumente werden archiviert. Insbesondere für alle Geschäftsbriefe gibt es gesetzlich vorgeschriebene Archivierungspflichten. Und diese betreffen auch den E-Mail-Verkehr, da die E-Mail dem Geschäftsbrief gleichgestellt ist.

Was sie in jedem Fall archivieren müssen, sind alle Geschäftsbriefe, die Sie anderen Unternehmen senden oder von diesen erhalten. Unabhängig davon, ob das per Brief, Telefax oder E-Mail erfolgt, sind das:

• Angebote
• Auftragsbestätigungen
• Lieferscheine
• Korrespondenz zur Projektabwicklung
• Rechnungen
• Rückgängigmachung oder Kündigungen

Geschäftsbriefe, die mit Kunden oder Lieferanten ausgetauscht werden, müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist für Geschäftsbücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventarlisten, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Buchungsbelege, zollrelevante Unterlagen sowie Rechnungen beträgt zehn Jahre.

Sie sollten aber auch alle internen Dokumente, Aktennotizen, Protokolle, Maßnahmenpläne, Berichte, Konzepte, Zeitaufschreibungen und sonstige relevante Dokumente aufbewahren. Wenn es in Ihrem Unternehmen keine gesonderten Regelungen dafür gibt, geben Sie eine Aufbewahrungsfristen vor, die sich der Einfachheit halber an denen des Gesetzgebers orientieren.

Umgekehrt: Sortieren Sie alle „veralteten Dokumente“ einmal im Jahr aus, um wieder Platz in Ihrem Büro zu schaffen.