SAP-Projekte erfolgreich durchführenAblauf eines SAP-Projekts

Die hier vorgestellten Projektphasen eines SAP-Projekts können Sie als Grundlage für Ihre SAP-Projekte nutzen. In der Vorlage „Checkliste SAP-Projekt“ sind die wichtigsten Aktivitäten zusammengefasst. Damit vergessen Sie keine SAP-spezifische Aktivität in ihrem Projekt.

Initiierung eines SAP-Projekts

Der Startschuss eines jeden SAP-Projekts muss durch das verantwortliche Management eines Unternehmens erfolgen. Nur dort kann die Entscheidung getroffen werden, die notwendigen Ressourcen zur Verfügung zu stellen und das Projekt zu unterstützen – beide Aspekte sind erfolgskritisch.

Gründe für den Start eines SAP-Projekts können beispielsweise abgeleitet werden aus neuen Geschäftsmodellen, aus Optimierungsvorhaben oder aus Maßnahmen zur Kostensenkung. Außerdem können Reorganisationsprojekte oder der Zusammenschluss mit anderen Unternehmen zu Änderungen bei SAP führen.

Durch das Management sind mit jedem SAP-Projekt folgende Projektziele zu definieren und zu quantifizieren:

  • inhaltlich (z.B. Umsetzung des Geschäftsprozesses im SAP)
  • zeitlich (z.B. Produktivsetzung zu einem festgelegten Termin)
  • kostentechnisch (z.B. Einsparpotenzial in Euro)

Projektvorbereitung

Bevor das SAP-Projekt gestartet werden kann, ist ein Projektteam mit einer Projektleitung durch das Management zu benennen. Ein SAP-Projekt bei laufenden Geschäftsbetrieb durchzuführen, ist sehr anspruchsvoll. Deshalb sollte das Projektteam Erfahrungen mit solchen Projekten mitbringen.

1. Projektteam einrichten

Bei der Wahl der Projektleitung empfiehlt es sich, dass die entsprechende Person Kenntnisse zur SAP-Software mitbringt. Da es bei der Projektleitung aber vor allem um die Themen Koordination, Planung und Kontrolle geht, ist ein umfassendes Software-Know-how nicht zwingende Voraussetzungen.

Das Projektteam sollte sowohl mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus dem Fachbereich (Anwender) und – falls vorhanden – den Mitarbeitern aus dem IT-Bereich (Entwickler, IT-Manager) bestückt werden. Ein SAP-Projekt kann kein reines IT-Projekt sein, da die Inputs der Fachbereiche zwingend erforderlich sind. Es hat sich als hilfreich erwiesen, die Projektteilnehmer vor Projektbeginn auf die grundlegenden Funktionen eines SAP-Systems zu schulen. Hierdurch erhalten die Mitarbeiter einen Einblick in das System; allgemeine Fragestellungen werden in der Projektarbeit vermieden.

2. Anforderungen erfassen

Als erste Aufgabe der Projektgruppe müssen die Anforderungen erfasst und anschließend auf eine mögliche Machbarkeit mit einem SAP-System bewertet werden. Dabei sind die funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen in einem Lastenheft zu erläutern.

Diese Anforderungsdefinition muss durch einen SAP-Fachmann auf ihre Umsetzbarkeit im SAP-System geprüft werden. Dies ist über zwei verschiedene Wege möglich:

  • SAP-Entwickler (inhouse): Ist im Unternehmen ein SAP-Entwickler vorhanden, kann dieses Lastenheft inhouse geprüft und im Hinblick auf die technische Machbarkeit beurteilt werden.
  • SAP-Berater (extern): Ist keine SAP-Ressource im Haus integriert, die eine solche Prüfung durchführen kann, muss auf externe Ressourcen zugegriffen werden. Im Rahmen einer Ausschreibung kann das Lastenheft an verschiedene SAP-Berater gegeben und durch diese SAP-Berater bewertet werden.

3. Pflichtenheft erstellen

Das Ergebnis dieser beiden Vorgehensweisen ist ein Pflichtenheft. Bei SAP-Projekten wird hier im funktionalen Bereich beschrieben, mit welchen SAP-Modulen (z.B. CO – Controlling, MM – Materialwirtschaft) und SAP-Objekten (z.B. Bestellung, Auftrag, Kostenstelle) die Anforderungen abgedeckt werden.

Dazu wird erläutert, ob die Anforderungen mit SAP-Standard-Geschäftsprozessen abgewickelt werden können oder ob eine Eigenentwicklung im SAP-System erforderlich ist.

Im Bereich der nicht-funktionalen Anforderungen müssen die Systemvoraussetzung des SAP-Systems und infrastrukturelle Themen, wie zum Beispiel Aspekte zur Hardware (Server) oder Lizenzen beschrieben werden.

4. Aufwand schätzen

Durch den SAP-Entwickler (inhouse) wird in der Regel eine Aufwandsschätzung (Stunden oder Euro) abgegeben und eine Rückmeldung gegeben, ob noch weitere externe Dienstleister aus Gründern der Kapazität oder des Know-hows dazu gezogen werden müssen.

Wenn externe SAP-Berater eingebunden werden sollen, liefern diese das Pflichtenheft in der Regel gleich mit einem Angebot zur Umsetzung. Bei mehreren Anbietern müssen deren Angebote bewertet werden. Dabei wird geprüft, wie die Anforderungen erfüllt werden und welche Kosten der Anbieter in Rechnung stellen will.  Nach der Entscheidung für einen Anbieter, ist dieser SAP-Berater durch das Management zu beauftragen.

Zusätzlich sind die SAP-spezifischen Themen wie zum Beispiel Lizenzierungen, Wartungen etc. mit SAP direkt zu verhandeln und einzukaufen. Aus diesen Faktoren können dann die gesamten Kosten für das jeweilige SAP-Projekt zusammengestellt werden.

5. Umsetzung planen

Nach der Entscheidung für einen Anbieter und dessen Pflichtenheft sollten seine beschriebenen Lösungsansätze in ein Umsetzungskonzept überführt werden. Inhalte dieses Umsetzungskonzeptes sind:

  • Projektstrukturplan
  • Termin-, Ressourcen- und Meilensteinplan
  • Budgetplan

Beim Projektstrukturplan sind die einzelnen Projektelemente nach einer zeitlichen oder inhaltlichen Gruppierung zu identifizieren. Als Beispiele einer inhaltlichen Ausrichtung können hier folgende Elemente unterschieden werden:

  • Installation des SAP-Systems
  • erforderliches Customizing
  • Datenmigration
  • Schulung
  • Produktivsetzung

Eine vertiefende Ausarbeitung der einzelnen Projektaktivitäten erfolgt anschließend in der Termin-, Ressourcen- und Meilensteinplanung. Durch die genaue Zerlegung der im Projektstrukturplan definierten Elemente werden die Arbeitspakete mit Terminen Zuständigkeiten und Meilensteinen versehen. Klare Verantwortlichkeiten sind durch die Projektleitung zu vergeben.

Beispielsweise kann für das Projektstrukturplan-Element „Installation des SAP-Systems“ definiert werden, welche Arbeitsschritte zu welchen Terminen durchgeführt werden müssen, damit am Ende der Meilenstein „SAP System ist installiert“ erreicht werden kann.

Die benötigten Bedarfe an Ressourcen aus den definierten Arbeitspaketen sind übergreifend mit den vorhandenen Kapazitäten abzugleichen. Bei Kapazitätsengpässen muss durch die Projektleitung eine Ressourcenerhöhung beantragt oder ein Risiko gemeldet werden.

Schließlich erstellt die Projektleitung einen Budgetplan, der die einzelnen Aufwände beschreibt. Dieser Budgetplan dient als Grundlage für externe Beauftragungen und das nachgelagerte Projektcontrolling.

Hinweis: SAP-Projekte nach der Scrum-Methode durchführen

Der agile Ansatz im Scrum-Vorgehensmodell eignet sich sehr gut für ein SAP-Projekt. Durch die kurzgetakteten Sprints können zeitnah erste Entwicklungen im SAP durchgeführt und anschließend getestet werden. Da ein SAP-System sehr flexibel genutzt werden kann, können durch die Scrum-Methode identifizierte Änderungen im laufenden Projekt verbessert integriert werden.

Projektdurchführung

In der Phase der Projektdurchführung sind die einzelnen Workshops zeitnah durch den Projektleiter zu planen. Speziell beim Einsatz eines externen SAP-Beraters sind die Workshops mit den internen Ressourcen zu koordinieren. Diese Arbeitstreffen sind notwendig, damit das Projektteam die einzelnen Aktivitäten besprechen und aufeinander abstimmen kann. Außerdem erkennt die Projektleitung damit, wie weit die Umsetzung des SAP-Projekts vorangekommen ist.

6. Aktivitäten in Workshops abstimmen

In diesen Workshops sind bei einem SAP-Projekt die benötigten unternehmensspezifischen Customizing-Einstellungen aus dem Umsetzungskonzept mit dem SAP-Berater oder SAP-Entwickler abzustimmen. Als Beispiele können hier die Geschäftsbereiche, die Lagerorte, die Verkaufsbereiche oder die Sachkonten eines Unternehmens aufgeführt werden. Die Ergebnisse aus den Workshops sind in einer Dokumentation festzuhalten und dienen dem SAP-Berater oder SAP-Entwickler anschließend als Grundlage für die durchzuführenden Customizing-Einstellungen oder für Entwicklungen im SAP-Entwicklungssystem.

7. Bewegungsdaten implementieren

Ist das Customizing oder die Entwicklung abgeschlossen, steht die Implementierung der Bewegungsdaten im SAP-System als nächster Schritt an. Dafür braucht es ein Migrationskonzept oder ein Konzept für die erstmalige Dateneingabe.

Bei einem Brown-Field-Ansatz muss ein Migrationskonzept erstellt werden. Dieses legt fest, welche Daten aus einem anderen System oder aus einer anderen Datenquelle ins SAP überführt werden sollen. Hierbei gibt es im SAP-Umfeld mehrere Möglichkeiten, diese Daten ins SAP-System einzuspielen. Ein Beispiel stellt hier die LSM Workbench (Lagacy System Migration Workbench) von SAP dar, über welche eine Migration von Fremddaten eingerichtet, dokumentiert und getestet werden kann.

Bei einem Green-Field-Ansatz ist eine Migration von Fremddaten aus anderen Systemen nicht erforderlich. Diese Herangehensweise verschlankt ein SAP-Projekt deutlich. Allerdings müssen die notwendigen Bewegungsdaten dann neu in das SAP-System eingepflegt werden. Daten aus Vorgängen in der Vergangenheit stehen nicht zur Verfügung.

8. Administration der SAP-Benutzer

Ein weiteres wesentliches Aufgabenpaket stellt die Administration der SAP-Benutzer dar. Hierbei müssen im SAP-System die Benutzer angelegt und ein Berechtigungskonzept erstellt werden. In diesem Berechtigungskonzept müssen Rollen definiert werden, die wiederum den unterschiedlichen Berechtigungen auf das SAP-System zugeordnet werden.

Durch diese Berechtigungen lassen sich Zugriffe auf einzelne SAP-Objekte und SAP-Transaktionen eingrenzen. Sie können in der Regel über Anzeige-, Änderungs- und Anlegeaktionen definiert werden. Beispielsweise soll die Rolle „Einkäufer“ die Möglichkeit besitzen, Bestellungen anzulegen, zu ändern und anzuzeigen. Dagegen soll die Rolle „Buchhalter“ nur eine Anzeigeberechtigung auf alle Bestellungen besitzen. Die definierten Rollen sind den Benutzern zuzuweisen.

Tipp: SAP-Rollen begrenzen

Als Best-Practice-Ansatz hat sich etabliert, mit so wenig Rollen wie möglich auszukommen. Ein aufgeblähtes Rollenkonzept erfordert im Lebenszyklus eines SAP-Systems viele Anpassungsbedarfe.

9. Änderungen im SAP-System testen

Nachdem das Customizing, die Entwicklungen und die Benutzerverwaltung im Entwicklungssystem integriert wurden, kann ein erster Entwicklertest durch den SAP-Berater oder den SAP-Entwickler durchgeführt werden. Hierbei sind die SAP-Funktionalitäten technisch zu prüfen. Ist dieser Test erfolgreich, kann dieser Entwicklungsstand ins Testsystem transportiert werden.

Im Testsystem können nun die Key-User aus Anwendersicht die Geschäftsprozesse testen.  Zur Koordination der Tests ist ein Testplan erforderlich. Damit erfassen Sie Ihre Testfälle und dokumentieren die Testergebnisse. Durch dieses Vorgehen lassen sich die Tests strukturieren, und der Testfortschritt ist für die Projektleitung ersichtlich.

Außerdem können Fehler dokumentiert und an den SAP-Entwickler oder SAP-Berater weitergegeben werden. Diese Fehler sind im Entwicklungssystem zu beseitigen. Anschließend wird die Lösung durch die Key-User im Testsystem erneut getestet.

Der Test wird durch die Projektleitung abgeschlossen. Es sollten hierbei keine kritischen Fehler mehr bestehen. Der Testabschluss wird in der Regel durch ein Abnahmeprotokoll bestätigt. Gerade beim Einsatz eines externen SAP-Beraters ist dies oft hilfreich und empfehlenswert.

10. Schulungen durchführen

Für die Endanwender des SAP-Systems sind Schulungen durch die Projektleitung einzuplanen. Als hilfreich hat sich hier das Konzept Train-the-Trainer erwiesen. Bei diesem Ansatz werden zunächst die Key-User durch den SAP-Entwickler oder den SAP-Berater bereits im Rahmen der Testphase geschult. Diese Kenntnisse können die Key-User aus den Fachbereichen ihren Kollegen und Kolleginnen in den Endanwenderschulungen weitergeben.

Die Schulungen können im Testsystem durchgeführt werden. Dabei können Stammdaten vollumfänglich erfasst und getestet werden.

Produktivsetzung

Die Produktivsetzung stellt einen kritischen Meilenstein eines SAP-Projekts dar. Um diese Phase reibungslos meistern zu können, müssen alle durchzuführenden Aktivitäten in einem Plan festgelegt werden.

11. Cutover-Plan erstellen

Ein solcher Plan wird als Cutover-Plan bezeichnet. In ihm sind die notwendigen Aktivitäten, deren Reihenfolge und die Termine aufgeführt. Durch die Projektleitung wird der Cutover-Plan aufgestellt und mit den betroffenen Stakeholdern abgestimmt. Nach Abschluss der Produktivsetzung mit der letzten Aktivität im Cutover-Plan ist das SAP-Projekt jedoch noch nicht abgeschlossen.

12. Verankerung im betrieblichen Alltag sicherstellen

Jetzt beginnt das Changemanagement im Unternehmen. Die Endanwender beginnen die Geschäftsprozesse über das SAP-System abzuwickeln. Für Rückfragen und Unklarheiten müssen die Key-User als Ansprechpartner in der Anlaufphase zur Verfügung stehen und die Fragen beantworten und gegebenenfalls Änderungswünsche aufnehmen und diese an die Projektleitung weitergeben.

Diese Änderungswünsche sind durch die Projektleitung zu prüfen. Sie müssen über nachträgliche Anpassungen eingearbeitet werden, wenn dies notwendig ist oder weitere Vorteile mit sich bringt.

13. SAP-Projekt abschließen

Durch die Projektleitung ist nach Abschluss der Anlaufphase das SAP-Projekt offiziell abzuschließen. Dieser Projektabschluss sollte im Rahmen einer Abschlussveranstaltung mit allen Projektbeteiligten „gefeiert“ werden.

Praxis

Der Einsatz von SAP-Software im Unternehmen führt dazu, dass regelmäßig SAP-Projekte für das Customizing, für Ergänzungen und unternehmensspezifische Entwicklungen durchgeführt werden. Hilfreich ist, wenn Sie für Ihre SAP-Projekte einen grundlegenden Rahmen oder Projektstandard definieren, den Sie für die einzelnen Projekte nutzen können.

In der folgenden Vorlage sind dazu die wichtigsten Aktivitäten aus diesem Handbuch-Kapitel zusammengefasst. Sie können in Form einer Checkliste eine Grundlage für Ihre SAP-Projekte darstellen. Mit dieser Vorlage vergessen Sie keine SAP-spezifische Aktivität in ihrem Projekt. Zusätzlich können Sie die Verantwortlichkeiten hinterlegen und über einen Status den Projektfortschritt managen.

Zur Koordination der Tests ist ein Testplan erforderlich. In der folgenden Vorlage können sie Ihre Testfälle erfassen und die Testergebnisse dokumentieren.

Darüber hinaus sollten Sie sich für Ihre SAP-Projekte an den Methoden und Werkzeugen sowie an den Regeln für das Projektmanagement orientieren. Dazu finden Sie im Management-Handbuch zahlreiche Vorlagen und Erläuterungen. Nutzen Sie insbesondere: Projektmanagement mit Excel, Projektmanagement-Handbuch erstellen und Projektprozesse.

Für die Auswahl eines externen SAP-Beraters können Sie die Vorgehensweise und die Vorlagen aus folgenden Handbuch-Kapiteln nutzen: Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl sowie Externen Berater auswählen.

Angebot: SAP-Hotline

Fragen Sie unseren SAP-Experten. Zum Beispiel:

  • „Gibt es für unseren Geschäftsprozess ein SAP-Standard-Produkt?“
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Trotz aller Standards, Werkzeuge und Erfahrungen zur Durchführung von SAP-Projekten bleiben diese schwierig. Das Risiko, dass Termine und Budgetvorgaben nicht eingehalten werden, ist groß. Im folgenden Abschnitt sind deshalb die wichtigen Erfolgsfaktoren für SAP-Projekte benannt und erläutert.