Kapitel 149: Angebote schreibenAngebot für Kunden erstellen und schreiben

Wenn Sie bei einer Kundenanfrage ein Angebot entwickeln und schreiben, dann kommt es vor allem darauf an, dass Sie mit Ihrem Angebot eindeutig zeigen und belegen, dass Sie verstanden haben, was der Kunde will und was er braucht. Sie erklären dann, dass Ihre Produkte und Dienstleistungen, die Sie anbieten, diese Kundenanforderungen, Erwartungen und Wünsche erfüllen und maßgeschneidert abdecken.

Zunächst geht es also darum, die Anforderungen des Kunden und die Leistungen Ihres Unternehmens fachlich in Übereinstimmung zu bringen. Sie zeigen dies dadurch auf, dass Sie

• die Anforderungen des Kunden aufgreifen und in eigenen Worten wiedergeben;
• die besonderen Merkmale, Eigenschaften und Funktionen Ihrer Produkte und Dienstleistungen in Beziehung bringen zu den einzelnen Anforderungen;
• den Nutzen erklären, den der Kunde hat, weil die Anforderungen mit Ihrem Produkt maßgeschneidert erfüllt werden;
• den Wert aufzeigen, den der Kunde damit erzielen kann; diesen kann der Kunde dann dem Preis gegenüberstellen, den Sie für Ihre Produkte und Dienstleistungen im Angebot im Gegenzug erwarten.

Damit Sie diese Punkte erfüllen, sollten Sie mit Ihrem Angebot einige Kriterien erfüllen. Das sind die Erfolgsfaktoren für Ihr Angebot.

Fachliche Lösung und Leistungsbeschreibung

Wenn Sie das Angebot schreiben, müssen Sie die folgenden Erfolgsfaktoren und Kriterien aus fachlicher und inhaltlicher Sicht beachten und erfüllen:

• Die Ausgangslage des Kunden wird dargestellt.
• Falls der Kunde ein Lastenheft erstellt hat, wird dieses Punkt für Punkt aufgegriffen und im Angebot abgearbeitet.
• Sie erläutern dazu, wie und inwiefern Sie mit Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung eine Anforderung des Lastenhefts erfüllen und lösen; bei Bedarf entsteht daraus ein Pflichtenheft, das das Angebot ergänzt.
• Die Leistungen und die Produkte sind im Angebot klar und verständlich benannt und beschrieben, ohne Abkürzungen, Fremdwörter oder Fachbegriffe.
• Wenn Dienstleistungen angeboten werden, sind das Vorgehen und die Methoden erläutert; eventuell werden die Personen und ihre Kompetenzen vorgestellt, die die Leistung erbringen.
• Die einzelnen Nutzenelemente für alle Entscheidungsinstanzen und Personen im Buying-Center beim Kunden sind klar genannt; für den Anwender, für den Einkäufer, für den verantwortlichen Manager und für den Entscheider.

Preise im Angebot

Neben Ihren Leistungen steht der Preis, den der Kunde bezahlen soll. Hier ist wichtig:

• Der Preis und die Einzelpreise (soweit notwendig) sind genannt; die Umsatzsteuer ist getrennt ausgewiesen.
• Es gibt keine weiteren nicht genannten oder versteckten Preisbestandteile.
• Wenn möglich, sind die Preise „verpackt“ zwischen Leistungsmerkmal und Funktion einerseits sowie Nutzen für den Kunden andererseits.

Weiterführende Serviceleistungen

Außerdem kann für den Kunden kaufentscheidend sein, wie der Auftrag bearbeitet wird und welche Services angeboten werden. Dazu erläutern Sie im Angebot:

• Liefertermine oder Leistungszeiträume sind genannt.
• Alle Serviceleistungen und Garantien sind erläutert.
• Lieferbedingungen und mögliche Zahlungskonditionen sind genannt; bei Bedarf können Zahlungspläne ergänzt werden.
• Soweit erforderlich und relevant sind weitere spezielle Geschäftsbedingungen aufgeführt; das betrifft auch den Fall, dass die Liefer-, Einkauf- oder Geschäftsbedingungen des Kunden akzeptiert werden.
• Die Firma wird als Anbieter vorgestellt und passende Referenzen werden genannt; das kann der Kunde als Beleg nutzen, um die Leistungen und den Nutzen, die im Angebot vorgestellt werden, zu überprüfen.

Formale Angaben

Weitere formale Angaben runden das Angebot ab und wirken professionell:

• Das Angebot ist klar an einen Ansprechpartner adressiert.
• Die Kontaktdaten des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin beim Anbieter sind genannt. Der Kunde kann alle seine Rückfragen an diese Person richten.
• Das Datum der Erstellung und die Gültigkeit sowie bei Bedarf Freizeichnungsklauseln sind angegeben.
• Das Angebot ist mit einer Unterschrift versehen; rechtlich ist das nicht notwendig, aber es macht einen besseren Eindruck.

Mit einem Angebot machen Sie insbesondere Werbung für Ihre Leistung. Gleichzeitig geben Sie damit eine Willensbekundung ab, dass Sie einen Kaufvertrag mit Ihrem Kunden eingehen wollen.

Angebote sind rechtlich bindend

Deshalb ist mit der Abgabe eines Angebots dieses für Sie rechtlich bindend. Sie entgehen dem nur, wenn Sie rechtzeitig widerrufen oder die Bindungswirkung einschränken durch sogenannte Freizeichnungsklauseln. Mögliche Formen sind:

• unverbindlich, ohne Gewähr, ohne Obligo, freibleibend
• Lieferung vorbehalten
• Preis vorbehalten, Preis freibleibend
• solange der Vorrat reicht

Doch Vorsicht: Je nach Formulierung und Zusammenhang haben einige Gerichte solche Freizeichnungsklauseln als nicht wirksam oder wettbewerbswidrig bewertet.

Pflichtinformationen in Angeboten

Beachten Sie darüber hinaus die Anforderungen im Rahmen der Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV, § 2: stets zur Verfügung zu stellende Informationen). Machen Sie dementsprechend im Angebot Angaben zu folgenden Punkten (soweit dies auf Sie und Ihr Unternehmen zutrifft):

• Name, Firma und Rechtsform des Anbieters
• Nummer des Eintrags ins Registergericht oder vergleichbare Einträge
• zuständige Aufsichtsbehörde bei einer behördlichen Zulassungspflicht (zum Beispiel bei Immobilienmaklern oder Bauträgern)
• bei erlaubnispflichtigen Tätigkeiten die entsprechenden Nachweise
• Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Hinweis auf Reglementierungen zum Beruf und zur Berufsqualifikation (zum Beispiel bei Rechtsanwälten, Ärzten) mit gesetzlicher Berufsbezeichnung, verleihender Staat und Mitgliedschaft in einer Kammer, einem Berufsverband oder einer ähnlichen Einrichtung unter Angabe von Namen
• auf den Vertrag anwendbares Recht und Gerichtsstand
• Verweis auf Berufshaftpflichtversicherung mit Name und Anschrift des Versicherers und räumlicher Geltungsbereich der Versicherung