Kapitel 003: Büroorganisation und SelbstorganisationZeitplan und Aufgabenplan aufeinander abstimmen

Wie läuft Ihr Arbeitstag ab? Abends völlig platt und oft gestresst? Es gibt sicherlich viele Stellen in einem Unternehmen, die durch Hektik, ständig neue Aufgaben und Unplanbares gekennzeichnet sind.

Das gehört bei vielen Arbeitsbereichen dazu und lässt sich selten langfristig ändern. Beispiele sind Sekretariate, die Produktionsplanung oder generell Stellen mit viel Kundenverkehr. Wer dort arbeitet, sollte diese Besonderheiten mögen.

Manchmal sind Hektik und Stress selbst verursacht – entweder durch einen unstrukturierten Arbeitsstil von Vorgesetzten und Kollegen oder durch die eigene Unstrukturiertheit. Wenn Sie einige Regeln beherzigen, bringen Sie nach und nach mehr Struktur in Ihre Arbeitsabläufe und Tätigkeiten. Das sorgt dafür, dass Sie alle Aufgaben souverän bewältigen.

Um die eigenen Abläufe und Tätigkeiten richtig einzuplanen, müssen Sie sich erst einmal darüber klar werden, welche besonderen Merkmale Ihre Aufgaben mit sich bringen.

Wichtig ist zu erkennen, welchen Anteil an Ihrer täglichen Arbeitszeit folgende Aufgabentypen einnehmen:

Routinearbeiten

Diese gehören zu Ihrem Stellenprofil. Sie müssen diesen in jedem Fall in einem festgelegten Rhythmus durchführen.

Projektaufgaben

Sie sind dadurch gekennzeichnet, dass sie komplexer sind. Sie nehmen mehr Zeit in Anspruch, fallen nicht regelmäßig an, sind aber planbar;

Unplanbare Aufgaben

Diese Aufgaben werdeb von außen an Sie herangetragen. Sie wissen nicht genau, wann die Aufgaben anfallen, wie viel Zeit die einzelne Aufgabe in Anspruch nimmt und wann sie erledigt sein muss.

Erst wenn Sie wissen, welchen Zeitanteil diese drei Aufgabentypen in Anspruch nehmen, können Sie Ihre Arbeitsabläufe und den Arbeitstag sinnvoll planen.

Bedenken Sie dabei: Eine exakte und unveränderbare Planung wird niemals möglich sein. Beobachten Sie Ihre Arbeit während einer Woche oder eines Monats und ermitteln Sie so die Zeitanteile für die unterschiedlichen Aufgabentypen.

Je nachdem, welche Aufgaben Sie erfüllen müssen und welchen Anteil daran Routine-, Projekt- und unplanbare Aufgaben haben, können Sie Ihren Tagesablauf oder (besser) Ihre Arbeitswoche in Blöcke unterteilen. Denn eine blockweise Bearbeitung von Aufgaben bringt erhebliche Zeiteinsparungen.

Abbildung 1 zeigt, wie eine typische Arbeitswoche strukturiert und eingeteilt werden kann. Eine solche Einteilung bringt „Ruhe“ und Übersicht in den Arbeitsalltag. Das sorgt für Entlastung, wenn Sie vielfältige Aufgaben bewältigen müssen.

Wann Sie welchen Block genau einplanen, hängt von Ihrem Aufgabenprofil, von den Anforderungen der Vorgesetzten und Kollegen sowie von Ihrem persönlichen Arbeitsstil ab. Überprüfen Sie, was am besten zu Ihnen und Ihrer Arbeit passt.

Beachten Sie dabei, dass Sie ausreichend Puffer einbauen, denn es kann immer vorkommen, dass

• eine ungeplante Besprechung anberaumt wird
• eine Aufgabe schwieriger ist, als gedacht
• ein Telefonat länger dauert als üblich

Sie werden aus diesen Gründen sicherlich immer wieder Aufgaben verschieben müssen, weil etwas anderes dazwischen kommt. Lassen Sie es nicht zu, dass Sie ausschließlich Ad-hoc-Aufgaben erledigen. Der Wochenplan bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Aufgaben weniger fremdbestimmt zu erledigen.

Beachten Sie auch Urlaubszeiten oder Krankheit. Wenn Sie selbst Urlaub machen, müssen Sie vielleicht einige Dinge vorbereiten oder nachbereiten. Für diese sollten Sie Zeit einplanen, indem Sie zum Beispiel weniger dringliche Projekte zeitlich verschieben. Sofern Sie die Urlaubs- oder Krankheitsvertretung für einen Kollegen übernehmen, halten Sie sich die erforderliche Zeit frei. Das heißt: Sie müssen umplanen oder Puffer nutzen.

Entwickeln Sie Arbeitsabläufe und Prozesse, mithilfe derer Sie Ihre Aufgaben bearbeiten. Erstellen Sie für die einzelnen Tätigkeiten einfache Ablaufprofile und Routinen. Fertigen Sie daraus kleine „Spickzettel“ an, die Ihnen bei weniger alltäglichen Aufgaben als Gedächtnisstütze dienen. Entwickeln Sie Standards für diese Prozesse getreu dem Motto: „So sollen sie immer ablaufen“.

Ein wichtiges Instrument für Ablaufplanung und Prozesse sind ein genau definierter Posteingang (Input) und Postausgang (Output). Der Posteingang legt fest, dass Sie diese Aufgabe erledigen müssen. Und der Postausgang zeigt an, dass die Aufgabe endgültig erledigt ist. Sie müssen an der Aufgabe nicht mehr arbeiten – es sei denn, sie ändert sich oder sie erscheint als neue Aufgabe im Posteingang.

Posteingang und Postausgang können für Papier, Notizen oder Briefe eine Art Ablagefach sein – heute meist in elektronischer Form als Eingangs- und Ausgangsordner Ihres E-Mail-Systems.