Kapitel 088: Projektkommunikation planenAufgaben und Ziele der Projektkommunikation
Projektkommunikation als Dialog mit Stakeholdern
Projektkommunikation beinhaltet einerseits die Information aller Beteiligten über den Anlass, Ziele und Hintergründe eines Projekts sowie über den Stand der Dinge. Damit soll das Projekt bekannt und nachvollziehbar gemacht werden. Neben der Informationsfunktion hat die Projektkommunikation aber noch weitere Funktionen.
Oft müssen mittels Projektkommunikation Ängste und Widerstände, die im Rahmen von Projekten bei Beteiligten und Betroffenen entstehen, abgebaut werden. Damit ein Projekt erfolgreich durchgeführt werden kann, müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für das Projekt begeistert werden.
Dazu reicht bloße Information meist nicht aus. Es bedarf einer Interaktion zwischen allen Beteiligten, dem Projektteam, der Projektleitung, dem Auftraggeber und allen Stakeholdern. Es muss ein regelmäßiger Dialog geführt werden.
Die Dialogfunktion der Projektkommunikation dient dazu, damit die Beteiligten das gleiche Verständnis vom Projekt haben und die gleichen Ziele verfolgen. Es reicht nicht aus, wenn die Projektleitung über das Projekt informiert. Sie muss sich regelmäßig mit dem Projektteam besprechen, die Anforderungen und Ziele des Auftraggebers abfragen und die Erwartungen und Wünsche der Stakeholder ermitteln.
Kernaufgaben der Projektkommunikation
Die Projektkommunikation erfüllt drei wichtige Aufgaben:
Information der Stakeholder
Alle Beteiligten und Betroffenen müssen informiert werden über Anlass, Ziele und Hintergründe eines Projekts, über die aktuellen Arbeitsergebnisse, Entscheidungen und Entwicklungen, Planabweichungen und Ergebnisse.
Akzeptanz erhöhen und Motivation steigern
Durch die Projektkommunikation sollen Ängste bei Beteiligten und Betroffenen abgebaut werden. Und das persönliche Engagement, die Kreativität und Begeisterung aller Beteiligten für das Projekt sollen gefördert werden.
Koordination aller Akteure
Projektkommunikation soll das Handeln der Beteiligten auf ein gemeinsames Ziel ausrichten. Dazu müssen Anforderungen, Meinungen, Wünsche, Ziele und Interessen abgefragt und besprochen werden. Das fördert die Identifikation und Loyalität mit den Zielen des Projekts.
Ziele der Projektkommunikation
Mit der Projektkommunikation sollen die folgenden Ziele erreicht werden:
- Ausrichtung aller Tätigkeiten im Unternehmen auf das Erreichen der Projektziele
- Optimierung der Projektabwicklung
- Vermeidung von Redundanzen
- eindeutige Abgrenzung der Verantwortlichkeiten
- kontinuierliche Rückmeldung über den Verlauf des Projekts (Soll-Ist-Abweichungen)
- Förderung von Motivation und Akzeptanz
- Abbau von Unsicherheiten und Ängsten
- Schaffung eines Dialogs für Vorschläge der Betroffenen im Projekt als Ergänzung zur direkten Beteiligung
Diese Ziele stellen nur allgemeine Richtlinien dar. Für jedes Projekt müssen jeweils die jeweiligen wichtigen Ziele genau definiert werden. Darüber sollte sich die Projektleitung noch vor Beginn des Projekts Klarheit verschaffen und die Ziele festhalten.
Ziele und Interessen der Stakeholder klären
Klären Sie im Rahmen der Projektvorbereitung und Projektdefinition, welche Ziele, Erwartungen, Anforderungen, Wünsche oder Interessen bei den beteiligten und betroffenen Personen und Gruppen eine Rolle spielen können. Beachten Sie dabei nicht nur die inhaltlichen Projektziele in Bezug auf Projektergebnisse, Projektqualität, Zeitplan und Projektbudget. Für die Projektkommunikation sind genauso wichtig:
- Ängste, Vorbehalte
- Meinungen, Interessen
- Motivation, Begeisterung
Klären Sie dann, welche Ziele Sie daraus für Ihre Projektkommunikation ableiten:
- Was ist wichtig?
- Was sollten Sie beachten?
- Über welche Aspekte rund um Ihr Projekt sollten Sie informieren und einen Dialog führen?
Fassen Sie diese unterschiedlichen Ziele in den folgenden Vorlagen zusammen.
Aufgaben der Projektkommunikation festhalten
Stellen Sie anschließend die einzelnen Aufgaben zusammen, die im Rahmen der Projektkommunikation in Ihrem Projekt anfallen können. Unterscheiden Sie dabei Aufgaben in Bezug auf:
- Informationen über das Projekt weitergeben
- Beteiligte, Betroffene und andere Stakeholder motivieren
- Dialog führen im Projektteam, mit dem Auftraggeber und mit Stakeholdern
Fassen Sie die Aufgaben zur Projektkommunikation in der folgenden Vorlage zusammen.
Eine Übersicht über die Ziele, Aufgaben und Rahmenbedingungen der Projektkommunikation bietet Ihnen die folgende PowerPoint-Präsentation zur Projektkommunikation.
Damit Sie die Aufgaben für Ihr jeweiliges Projekt genauer erkennen, erfassen und planen können, hilft ein Modell der Projektkommunikation, das die Zusammenhänge aufzeigt. Mit diesem Modell wird sichtbar, in welcher Projektphase, mit welchen Methoden und Werkzeugen die Projektkommunikation erfolgen kann. Im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels wird dieses Modell für die Projektkommunikation erklärt.