Aufgaben delegierenAufgabendelegation – was ist zu beachten

Wenn Sie als Führungskraft einzelne Aufgaben an Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter übertragen, dann erwarten Sie, dass diese sachgerecht erledigt werden. Das funktioniert nur, wenn Sie Vertrauen aufbauen und im Delegationsprozess die Bedingungen dafür schaffen. Dann kann sich mit Aufgabendelegation die Produktivität des ganzen Teams erhöhen.

Aufgaben delegieren ist ein Aspekt des Führungsstils

Manager klagen oft über eine hohe Arbeitsbelastung. Ein Grund dafür ist, dass sie Aufgaben nicht ausreichend delegieren. Dabei ist die Aufgabendelegation eine zentrale Kompetenz, die jede Führungskraft mitbringen sollte. Der Grund für mangelhafte Aufgabendelegation ist: Die Führungskraft ist der Meinung, dass

  • niemand die Aufgabe in der Qualität erfüllt, wie sie selbst;
  • das Delegieren mehr Zeit braucht, als die Aufgabe selbst zu erledigen.

Um diese Überzeugungen und Vorurteile zu überwinden, braucht es für das Delegieren von Aufgaben einen Führungsstil, der darauf baut, dass man seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vertrauen kann. Dieses Vertrauen muss erst aufgebaut werden.

Was gehört zur Aufgabendelegation?

Das Delegieren von Aufgaben umfasst mehrere Aspekte:

  • die Aufgabe, die man nicht mehr selbst erledigt, sondern die von einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin erledigt wird;
  • die Befugnisse, die diese Person braucht, um die Aufgabe ausführen zu können;
  • die Kompetenzen, die diese Person dafür braucht und
  • die Verantwortung, die Führungskraft und Mitarbeiter dafür tragen, dass die Aufgabe in einer gewissen Form erfüllt und ein erwartetes Ergebnis erzielt wird.

Wenn eine Person A eine Aufgabe an eine Person B delegiert, muss im Delegationsprozess geklärt werden, welche Aufgabe übertragen wird, welche Befugnisse und Kompetenzen dafür vorliegen und wer wofür die Verantwortung trägt. Delegation ist also eine Beziehung zwischen zwei Personen in Bezug auf die Erfüllung von Aufgaben. Diese Beziehung muss sich im Laufe der Zeit entwickeln.

Aufgabendelegation

Aufgabendelegation beschreibt den Prozess, bei dem eine Führungskraft einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin eine mehr oder weniger komplexe Aufgabe überträgt. Sie muss dazu die dafür notwendigen Befugnisse einräumen, sicherstellen, dass die betroffene Person über die notwendigen Kompetenzen verfügt, einen Teil der Verantwortung für die sachgerechte Erledigung der Aufgabe übertragen und den Prozess und das Ergebnis der Aufgabenausführung überprüfen.

Im Allgemeinen werden Aufgaben delegiert. Es können aber auch komplexe Tätigkeitsbereiche oder Funktionen im Unternehmen an andere Personen übertragen werden. Oder es wird das Erreichen eines Ziels delegiert.

Umfang der Aufgabendelegation

Das Spektrum der Delegation von Aufgaben beginnt bei der einfachen Übertragung einer Tätigkeit ohne besondere Befugnisse oder Abtretung von Verantwortung; „Machen Sie doch mal …“. Es reicht bis zur Delegation komplexer Aufgaben, ganzer Tätigkeitsbereiche und Funktionen oder von Projekten, bei der mit der Aufgabe auch ein hohes Maß an Befugnissen eingeräumt, Kompetenzen erwartet und Verantwortung übertragen wird.

Wichtig ist: Wenn eine Person eine Aufgabe delegiert, kann sie niemals die gesamte Verantwortung für sachgerechte Erledigung der Aufgabe übertragen. Sie trägt immer die Verantwortung, dass die Aufgabe zufriedenstellend erledigt wird, mit – und muss deshalb die Aufgabendurchführung im notwendigen Maße überwachen.

Aufgaben oder ganze Tätigkeitsbereiche, die dauerhaft an einen Mitarbeiter übertragen werden, sollten nicht jedes Mal neu delegiert werden, sondern können dann entsprechend in die Stellenbeschreibung übernommen werden.

Was mit der Aufgabendelegation erreicht werden soll

Ziel der Delegation von Aufgaben ist: Die Produktivität des Teams soll erhöht werden! Sie hat nichts mit Macht und Status einer Person zu tun.

Die Vorteile der Aufgabendelegation sind:

  • Führungskräfte gewinnen mehr Zeit für andere Aufgaben.
  • Aufgaben werden von den Personen erfüllt, die die beste Qualifikation dafür mitbringen.
  • Wer delegiert, erkennt Prioritäten besser.
  • Führungskräfte setzen sich mit den Potenzialen ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter intensiver auseinander.
  • Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind motivierter, wenn sie interessante Aufgaben übertragen bekommen.
  • Sie können sich besser entwickeln.
  • Ihre Identifikation mit dem Unternehmen kann sich verbessern.
  • Nachfolger können leichter eingelernt werden.

Probleme der Aufgabendelegation

Aufgaben delegieren – das klingt einfach, ist es aber oft nicht. Denn beim Delegieren muss bedacht werden: Delegieren heißt, Vertrauen und Zeit investieren, um anderen eine Aufgabe zu übertragen, ihnen Freiräume zu geben, diese Aufgabe zu erfüllen und das erwartete Ergebnis abzuliefern. Am Ende muss das Ergebnis kontrolliert und bewertet werden. Es bleibt immer ein Risiko, dass die Aufgabe nicht in dem Maße erfüllt wird, wie die Führungskraft das erwartet hat.

Praxis

Überlegen Sie als Führungskraft:

  • Welche Aufgaben und Tätigkeiten delegieren Sie an Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter?
  • Welche Erwartungen verknüpfen Sie damit?
  • Welche Ergebnisse werden erzielt?
  • Welche Erfahrungen haben Sie gemacht?
  • Wo sehen Sie Defizite beim Delegieren von Aufgaben?
  • Was sollten Sie verbessern?

Als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter sollten Sie folgende Fragen bedenken:

  • Welche Aufgaben und Tätigkeiten übergibt mir meine Führungskraft?
  • Stellt mich dieses Delegieren von Aufgaben zufrieden?
  • Was erwarte ich beim Delegieren von Aufgaben?
  • Was kann und was will ich dazu beitragen?
  • Was sollte bei der Aufgabendelegation geändert oder verbessert werden?

In diesem Handbuch-Kapitel werden die wichtigen Aspekte beim Delegieren von Aufgaben erläutert. So bereiten Sie sich als Führungskraft selbst besser darauf vor, in Zukunft (mehr) Aufgaben zu delegieren. Außerdem geben wir Ihnen Instrumente an die Hand, um eine Aufgabe richtig zu delegieren und um den Überblick über die Aufgaben zu behalten, die Sie an Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter übertragen haben.