Rückkehr- und Fehlzeitengespräche nach Krankheit führenBedeutung und Ziele der Rückkehr- und Fehlzeitengespräche

Fehlzeitengespräche werden mit Beschäftigten geführt, die überdurchschnittlich häufig krank sind. Fehlzeitengespräche unterscheiden sich dahingehend von Rückkehrgesprächen, dass hier ein offensichtliches Problem ansteht, das es gemeinsam zu analysieren und zu lösen gilt. Erfahren Sie, worauf es bei Rückkehr- und Fehlzeitengesprächen ankommt.

Impuls zum Einstieg – so bitte nicht!

„Ach, kommen Sie doch bitte mal ins Büro!“

Nicht selten passiert es, dass eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer nach einer Erkrankung ins Büro der oder des Vorgesetzten gebeten wird. Dort sieht die betroffene Person sich nicht nur ihrer oder ihrem Vorgesetzten, sondern unter Umständen auch einem Vertreter aus der Personalabteilung gegenüber. Zuerst wird die betroffene Person freundlich begrüßt und erhält Wünsche zu der erfolgten Genesung.

Doch dann kommt die Überraschung. Aus dem „Willkommensgespräch“ entwickelt sich ein „Verhör“: Es werden Fragen nach Art der Erkrankung, also der Diagnose, und nach dem Privatleben gestellt. Und: Die „verhörte“ Person wird nach möglichen weiteren Fehlzeiten aufgrund einer Erkrankung gefragt.

Diese Form eines Rückkehrgesprächs ist kaum geeignet, Fehlzeiten und Krankenquoten im Unternehmen zu reduzieren. Denn Belastung und Druck auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter steigen damit an.

Worauf es beim Rückkehrgespräch ankommt

Um Fehlzeiten im Arbeitsprozess zu senken und dem sensiblen Thema Krankenstand gerecht zu werden, haben sich Rückkehr- und Fehlzeitengespräche bewährt. Entscheidend ist dabei die gesundheitsfördernde und integrierende Ausrichtung der Gespräche. Es soll eine Maßnahme des betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM) sein.

Das Rückkehrgespräch ist ein Führungsinstrument. Es wird nach einer längeren Abwesenheit eines Mitarbeiters von der oder dem Vorgesetzten initiiert. Damit soll dem betroffenen Mitarbeiter vermittelt werden, dass die Abwesenheit bemerkt wurde, um ihn beispielsweise nach einem längeren Urlaub, einem Krankenhausaufenthalt oder einer Kur wieder zu integrieren. Außerdem soll nach einer krankheitsbedingten Abwesenheit herausgefunden werden, ob die Fehlzeitenursachen möglicherweise betrieblicher Art sind und ob die oder der Vorgesetzte beim Abbau dieser Ursachen unterstützend eingreifen kann.

Die wesentlichen Merkmale des Rückkehrgespräches sind:      

  • Die direkte Führungskraft führt das Gespräch.
  • Das Rückkehrgespräch sollte möglichst unmittelbar nach einer Rückkehr stattfinden (zeitnah) und
  • mit jeder Person geführt werden, die aus einer Abwesenheit zurückkehrt.

Welche Ziele das Rückkehrgespräch hat

Folgende Ziele verfolgen Rückkehrgespräche:

1. Informieren

Rückkehrgespräche sollen Beschäftigten, die aus einer Abwesenheit zurückkehren, die Arbeitsaufnahme erleichtern. Deshalb werden sie informiert über Vorkommnisse offizieller und nicht-offizieller Art, die sich während ihrer Abwesenheit ereignet haben.

2. Betriebsbedingte Ursachen für die Erkrankung aufdecken

In Rückkehrgesprächen kann geklärt werden, ob eine krankheitsbedingte Abwesenheit mit der Arbeitssituation der oder des Beschäftigten zusammenhängt. Dann könnten diese Ursachen abgebaut werden. Mögliche Aspekte bei der Ursachenforschung sind: die Gestaltung und Umgebung des Arbeitsplatzes, die Organisation im weitesten Sinne, die Tätigkeit, das Verhalten der Vorgesetzten, die Zusammenarbeit im Team oder das Betriebsklima.

3. Sich um Beschäftigte kümmern

Beschäftigten wird durch das Rückkehrgespräch verdeutlicht, dass die Abwesenheit von der Führungskraft wahrgenommen wird – im Sinne von „der Mensch wurde vermisst“ und nicht (nur) die Arbeitskraft. Der oder die Beschäftigte erfährt dadurch konkret, dass sich die Führungskraft um sie als Mensch kümmert.

Was das Fehlzeitengespräch ausmacht

Während Rückkehrgespräche unmittelbar nach längerer Abwesenheit geführt werden, können Fehlzeitengespräche jederzeit stattfinden. Sie werden in einem abgestuften Vorgehen mit häufig oder lange fehlenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geführt. Die Kriterien für die verschiedenen Gesprächsstufen werden innerbetrieblich nach Analyse des Krankenstandes und nach Abwägung im Einzelfall bestimmt.

Die oder der unmittelbare Vorgesetzte leitet das Gespräch, der Betriebs- oder Personalrat ist beteiligt. Darüber hinaus ist es sinnvoll, im Einzelfall (und dies gilt nicht nur bei Suchtproblemen) den Betriebsarzt einzubeziehen, gegebenenfalls auch den Sozialdienst oder die Gesundheitsberatung. Sinn und Zweck des Gesprächs ist ein gemeinsamer Problemlöseprozess, um mögliche beeinflussbare Krankheitsursachen zu ergründen und Veränderungen einzuleiten.

Werden alle Möglichkeiten dieses gestuften Vorgehens genutzt, sind arbeitsrechtliche Konsequenzen wie krankheitsbedingte Kündigungen selten. Falls sie drohen, liegt die Gesprächsleitung in der letzten Stufe bei der Personalabteilung. Sie können im Anschluss eingeleitet werden, setzen aber eine gründliche Klärung im Einzelfall voraus.

Welche Ziele das Fehlzeitengespräch hat

Folgende Ziele verfolgen Fehlzeitengespräche:

1. Offensichtliches Problem ansprechen

Fehlzeitengespräche werden mit Beschäftigten geführt, bei denen häufig Fehlzeiten auftreten, also mit Beschäftigten, die überdurchschnittlich häufig krank sind. Die Fehlzeitengespräche unterscheiden sich dadurch von den Rückkehrgesprächen, dass hier ein offensichtliches Problem ansteht, das es gemeinsam zu analysieren und zu lösen gilt.

2. Fehlzeitenquote senken

Fehlzeitengespräche werden in der Regel von der Führungskraft ausgelöst, die anhand der Fehlzeitenquote verfolgen kann, wann ein solches Fehlzeitengespräch sinnvoll und notwendig ist.

3. Gemeinsame Lösungsfindung

In den Fehlzeitengesprächen geht es darum herauszufinden, ob die Ursachen für die Fehlzeiten betrieblich bedingt sind, es geht um die gemeinsame Suche nach Lösungen, um Hilfe und Unterstützung durch die Leitung, aber auch um die Förderung des Problembewusstseins der Beschäftigten für Fehlzeiten.

Gespräche, die lediglich als Sanktionsmaßnahmen darauf angelegt sind, Personalkosten zu minimieren und die bloße Anwesenheit am Arbeitsplatz zu erhöhen, indem sie erkrankte Beschäftigte unter Druck setzen und ihnen fehlende Motivation vorwerfen, verfehlen in aller Regel ihr Ziel. Rückkehr- und Fehlzeitengespräche im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements zielen vielmehr darauf ab, gesundes Arbeiten zu fördern und durch adäquates Training zunächst einmal Führungsverhalten zu schulen. Auf diese Weise kann krankheits- und motivationsbedingter Abwesenheit wirksam begegnet werden.

Tipp: Krankenstand senken

Ausführliche Erläuterungen zur Analyse des Krankenstands und seiner Ursachen finden Sie auch im Handbuch-Kapitel Krankenstand mit Fehlzeitenmanagement senken.

Praxis

Stufenplan für Fehlzeitengespräche entwickeln

Entwickeln Sie in Ihrem Unternehmen, Ihrer Abteilung oder in Ihrem Team einen Stufenplan für Fehlzeitengespräche:

  • Dokumentieren Sie dazu, wann Sie welches Gespräch wo und mit welchem Ziel führen.

In der folgenden Checkliste finden Sie ein Beispiel für einen solchen Stufenplan, den Sie so auch für sich nutzen können.