Personalcontrolling und PersonalkennzahlenBeispiel für ein Kennzahlensystem im Personalcontrolling

Die folgenden Beispiele für eine Systematik der Personalkennzahlen und für ein Personalkennzahlen-Dashboard oder HR-Cockpit zeigt, welche Kennzahlen relevant sein können und wie eine einfache Übersicht dazu aussehen kann. Sie können dieses als Grundlage für Ihr angepasstes Kennzahlensystem im Personalcontrolling nutzen.

Systematik für Personalkennzahlen

Aufgrund der Fülle der möglichen Kennzahlen zum Personalcontrolling sollten Sie die Kennzahlen anhand einer übergeordneten Struktur sortieren. Eine Möglichkeit ist, sich dafür an den Kernprozessen, Aufgabenbereichen und Gestaltungsfeldern für das Personalmanagement zu orientieren. Dazu zählen:

  • Personalstruktur und Personalbedarf
  • Personalmarketing, Personalbeschaffung und Personalauswahl
  • Personalbetreuung und Mitarbeiterbindung
  • Leistungsmanagement und Vergütung
  • Personal- und Managemententwicklung
  • Personalfreisetzung
  • Führungs- und Selbstkompetenz
  • Personalkosten

Für jeden dieser Bereiche können Sie eine Auswahl von Kennzahlen zusammenstellen, in einem Kennzahlenblatt beschreiben und dann regelmäßig ermitteln oder berechnen. Sie sollten sich dabei auf die Kennzahlen beschränken, die in Ihrem Unternehmen wirklich gebraucht werden.

Die Stakeholder und Nutzer der Personalkennzahlen können dann selbst aus diesem Pool an Personalkennzahlen diejenigen auswählen und in einem Dashboard für das Personalcontrolling zusammenstellen, die sie brauchen. Im Folgenden finden Sie dafür einige Beispiele für unterschiedliche Anwendungsbereiche und Perspektiven.

Personalkennzahlen-Dashboard aus Sicht des Unternehmens

Die Unternehmensleitung ist an Personalkennzahlen interessiert, die den wirtschaftlichen und produktiven Einsatz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sichtbar machen. Grundlage dafür sind Informationen zu den Personalkosten, die im Bezug gesetzt werden zu Erfolgskennzahlen wie Umsatz und Gewinn.

Darüber hinaus sollen Kennzahlen zeigen, inwieweit das Unternehmen allgemeine Anforderungen einer Gesellschaft an den Umgang mit Beschäftigten oder an die Zusammensetzung der Belegschaft (Diversity) erfüllt; wie das Unternehmen seiner Corporate Social Responsibility (CSR) nachkommt. Die Kennzahlen sollen dazu beitragen, ein gewünschtes Bild (Image) des Unternehmens im Außenraum, gegenüber externen Stakeholdern, zu vermitteln.

Vor diesem Hintergrund kann sich ein Personalkennzahlen-Dashboard aus Sicht des Unternehmens aus folgenden Kennzahlen zusammensetzen:

Aspekt Wirtschaftlichkeit

  • Personalbestand
  • Anteil besetzter Stellen
  • Personalkosten
  • Personalproduktivität
  • Wertschöpfung pro Mitarbeiter
  • Anteil Personalkosten
  • Kosten Leihpersonal

Aspekt Unternehmensimage und Corporate Social Responsibility (CSR)

  • Anteil Frauen an der Belegschaft
  • Anteil der Frauen in Leitungsfunktionen
  • Anzahl Ausbildungsplätze im Betrieb
  • Anteil der Mitarbeiter aus dem Ausland
  • Aufwand für Weiterbildung und Fortbildung
  • Anteil behinderte Personen

Abbildung 2 zeigt, wie diese Kennzahlen in einem Dashboard abgebildet werden können.

Abbildung 2: Personalkennzahlen-Dashboard Unternehmen

Personalkennzahlen-Dashboard für Führungskräfte

Führungskräfte sind dafür verantwortlich, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Aufgaben erfüllen und die erwartbare Leistung erbringen. Der Personalbestand muss ausreichen, um alle anstehenden Aufgaben zu erledigen. Über Krankenstand und Fluktuation können die Führungskräfte erkennen, wie das Betriebsklima und die Zusammenarbeit in ihrem Bereich ist; die Kennzahlen können Hinweise geben zur Motivation.

Je nach Fachbereich können spezielle Kennzahlen Auskunft über den Stand und die Entwicklung von Sachverhalten geben, die für den Bereich erfolgskritisch sind. Beispiele dafür sind Arbeitsunfälle, Verweildauer von Beschäftigten, Schulungstage oder Überstunden. Folgende Kennzahlen können dementsprechend in ein Dashboard aufgenommen werden:

  • Personalstand
  • Personalbedarf
  • Arbeitsvolumen, Arbeitszeit
  • Überstunden
  • Zugänge/ Abgänge
  • Leistungsquote (Anzahl produzierter Stück pro Mitarbeiter)
  • Krankenquote
  • Arbeitsunfälle
  • Teilzeitquote
  • Anzahl Verbesserungsvorschläge
  • Qualifikationsstruktur

Das Kennzahlen-Dashboard kann auch nach der Systematik der Balanced Scorecard (BSC) strukturiert werden. Dann gibt es vier Perspektiven mit jeweils spezifischen Personalkennzahlen (siehe auch Abbildung 3):

  • Finanzperspektive – Wirtschaftlichkeit Personaleinsatz: Personalkosten, Leistungsquote, Personalproduktivität
  • Kundenperspektive – Mitarbeiter: Mitarbeiterzufriedenheit, Fluktuationsrate, Bewerber pro freie Stelle
  • Prozessperspektive: Krankenquote, Arbeitsunfälle, Überstunden, Anteil Leiharbeit
  • Perspektive Lernen und Entwicklung: Schulungstage, Anzahl Auszubildende oder Praktikanten, Durchschnittsalter, Anzahl Verbesserungsvorschläge
Abbildung 3: Beispiel Personalkennzahlen in Anlehnung an BSC

Personalkennzahlen für das Personalmarketing (Employer Branding)

Personalmarketing ist eine Aufgabe im Bereich der Abteilung Personalmanagement. Sie hat die Aufgabe, dafür zu sorgen, dass das Unternehmen im Außenraum für Bewerber möglichst attraktiv ist und dass freie Stellen schnell und kostenorientiert (wieder) besetzt werden. Personalbezogene Kennzahlen können sichtbar machen, wie gut das gelingt. Beispiele für Kennzahlen sind dann:

  • Anzahl freie Stellen
  • Fluktuationsrate
  • Fluktuation in der Probezeit
  • Verweildauer
  • Durchschnittsdauer der Unternehmenszugehörigkeit
  • Ausbildungstage
  • Bewerbungen pro Stelle
  • Anzahl Initiativbewerbungen
  • Dauer zur Besetzung einer freien Stelle
  • Rekrutierungskosten
  • Mitarbeiterzufriedenheit
  • Bekanntheit des Unternehmens bei Schul- oder Hochschulabgängern

Personalkennzahlen-Dashboard für die Personalentwicklung

Für die Zukunftssicherung des Unternehmens ist es wichtig, in die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu investieren. Das Unternehmen muss ausreichend viele und geeignete Möglichkeiten zur Weiterbildung, zur Fortbildung und für die Persönlichkeitsentwicklung geben. Je nachdem, was das Unternehmen im Einzelnen dazu anbietet, können unterschiedliche Kennzahlen sichtbar machen, welche Angebote es gibt, welche genutzt werden und was das für Früchte trägt.

Beispiele für entsprechende Kennzahlen sind:

  • Anzahl Schulungstage
  • Anzahl Schulungsangebote
  • Anzahl Hospitationen
  • Kosten für Weiterbildung
  • Anzahl Sabbaticals
  • Teilzeitquote
  • Anzahl Mitarbeiter im Dualen Studium
  • Anzahl Ausbildungsplätze
  • Anzahl Mitarbeiter im Programm für Talentmanagement
Praxis

In der folgenden Vorlage finden Sie eine Liste möglicher Personalkennzahlen, wie sie in der Praxis für das Personalcontrolling genutzt werden. Prüfen Sie, welche Kennzahlen hilfreich sind, um personalbezogene Fragestellungen im Unternehmen zu beantworten. Klären Sie dann, wie Sie diese Kennzahlen genau definieren und ermitteln sollten, um zuverlässige Antworten auf die Fragen zu erhalten. Halten Sie dies dann in der Vorlage zum Kennzahlenblatt fest.

Nutzen Sie für Ihre Dashboard-Darstellung folgende Vorlagen.

In den folgenden Vorlagen sind spezielle Personalkennzahlen für unterschiedliche Anwendungen aufbereitet. Hier finden Sie die Kennzahlen, die sehr häufig in Unternehmen eingesetzt werden.

Diese Vorlagen zeigen, wie ausgewählte Kennzahlen für spezielle Fragestellungen aufbereitet werden können.

Weitere Dashboards und Möglichkeiten zur Visualisierung von Kennzahlen finden Sie in den Handbuch-Kapiteln Kennzahlensysteme und Key Performance Indicators.