Mit SIPOC Prozesse beschreibenBeispiele für Prozessbeschreibungen mit SIPOC

Die folgenden Beispiele zeigen, wie SIPOC-Diagramme aussehen können. Da der Zweck dieser Art der Prozessbeschreibung unterschiedlich sein kann, sind in den Beispielen jeweils andere Informationen aufgeführt. So können Sie Ihre eigene SIPOC-Darstellung wählen, damit die Informationen vermittelt werden, die Ihre Zielgruppe wissen soll.

Zwecke des SIPOC-Diagramms

Mit dem Modell nach SIPOC lassen sich Prozesse im Unternehmen auf eine einfache Art und Weise beschreiben und von anderen Prozessen abgrenzen. Dazu werden wichtige Informationen zum Prozess in einer Tabelle oder einem Diagramm zusammengestellt. Damit werden entscheidende Aspekte und Merkmale eines Prozesses benannt. Das sind nach SIPOC:

  • Supplier (Lieferanten)
  • Input (Eingangsgrößen)
  • Process (Prozessschritte)
  • Output (Prozessergebnisse)
  • Customer (Kunden)

Welche Informationen letztlich im SIPOC-Diagramm aufgeführt sind und was benannt ist, hängt von den Zwecken ab, die mit SIPOC verfolgt werden: Was will man dem Leser und Betrachter des Modells sagen? Was soll er wissen? Es hängt aber auch von der Sichtweise der Personen ab, die das Diagramm erstellt haben: Was schien für sie wichtig zu sein? Welche Zusammenhänge halten Sie für entscheidend?

Meistens ist das SIPOC-Diagramm die Grundlage für eine anschließende Prozessanalyse. So dient es bei Six Sigma in der Phase Define der Abgrenzung des Analysebereichs und zur Identifikation möglicher kritischer, fehleranfälliger Prozessschritte. Für Verbesserungen im Rahmen des Lean Managements ist SIPOC hilfreich, um Prozesse zu vereinfachen, unnötige Outputs zu erkennen oder fehlende Inputs zu beschaffen.

Aufgrund der unterschiedlichen Zwecke kann das SIPOC-Diagramm auch unterschiedlich aussehen. Die folgenden Beispiele sollen sichtbar machen, wie ein SIPOC-Diagramm aufgebaut sein kann und welche Informationen darin vermittelt werden.

SIPOC-Beispiel: Teezubereitung

Abbildung 7 zeigt zunächst an einem ganz einfachen Beispiel, wie ein SIPOC-Diagramm aussehen kann. Das Beispiel zeigt auch, dass diese Methode für alle Arten von Prozessen hilfreich sein kann. Hier wird ein einfacher Ablauf, die Tätigkeit der Teezubereitung, beschrieben. SIPOC kann aber auch für komplexe Prozesse im Unternehmen eingesetzt werden. Entscheidend ist dann, welchen Detailierungsgrad Sie wählen. Die Anzahl der Prozessschritte in Process sollte zwischen fünf und sieben liegen. Damit ist – je nach Prozesskomplexität – die Detaillierung und die „Flughöhe“ der Beschreibung definiert.

Abbildung 7: SIPOC-Beispiel Teezubereitung
Quelle: Wikipedia, Stichwort: SIPOC

SIPOC-Beispiel: Rechnungserstellung

Das folgende Beispiel in Abbildung 8 zeigt, welche weitergehenden Informationen ein SIPOC-Diagramm enthalten kann. Hier werden die Inputs und Outputs durch Benennung von Leistungsmerkmalen und von Qualitätsanforderungen ergänzt. Die logische Reihenfolge der Prozessschritte ist durch Pfeile dargestellt.

© Bryan Carey, J. DeLayne Stroud
Abbildung 8: SIPOC-Beispiel Rechnungserstellung
Quelle: Bryan Carey, J. DeLayne Stroud: SIPOC Leads to Process Mapping and Project Selection; www.isixsigma.com

SIPOC-Beispiel: Verkauf im Autohandel

Im folgenden SIPOC-Diagramm in Abbildung 9 sind die Prozessschritte ebenfalls durch Pfeile in eine logische Reihenfolge gebracht. Aus Darstellungsgründen wurde der Prozess nicht in der knappen Tabellenspalte, sondern am Ende des Diagramms abgebildet. Außerdem sind die Kunden nicht nur benannt, sondern ihre Anforderungen und Erwartungen sind in einer ergänzenden Spalte aufgeführt.

© Kerri Simon
Abbildung 9: SIPOC-Beispiel Verkauf im Autohandel
Quelle: Kerri Simon: SIPOC Diagram; www.isixsigma.com

SIPOC-Beispiel: Auftragsbearbeitung auf einer Maschine

Im Beispiel der Abbildung 10 wird sichtbar, wie die Prozessschritte hervorgehoben werden, die den Prozess-Start und das Prozess-Ende markieren. Das Diagramm enthält nur wenige Informationen; doch diese genügen, um allen Beteiligten sichtbar zu machen, welcher Prozess hier beschrieben und in den nächsten Schritten vielleicht analysiert wird – und was nicht betrachtet wird.

© Klaus R. Stoesser – Springer-Verlag
Abbildung 10: SIPOC-Beispiel Auftragsbearbeitung auf einer Maschine
Quelle: Klaus R. Stoesser: Prozessoptimierung für produzierende Unternehmen, Springer-Verlag, 2017

SIPOC-Beispiel: Bearbeitung eines Versicherungsantrags in Versicherungsunternehmen

Das folgende Beispiel in Abbildung 11 zeigt den Prozess in einem Dienstleistungsunternehmen, bei dem ein Kundenauftrag für den Abschluss einer Versicherung bearbeitet wird. Auch in diesem Beispiel werden der Prozess-Start und das Prozess-Ende besonders hervorgehoben. SIPOC funktioniert für alle Prozesse, Herstellprozesse, Dienstleistungen, Transport, Verwaltung oder auch im privaten Bereich.

© Armin Töpfer, Steffen Silbermann – Springer-Verlag
Abbildung 11: Bearbeitung Kundendaten in Versicherungsunternehmen
Quelle: Armin Töpfer, Steffen Silbermann: Lean Management und Six Sigma als Werkzeuge zur Steigerung der Dienstleistungsproduktivität. In: M. Bruhn, K. Hadwich (Hrsg.): Dienstleistungsproduktivität, Springer-Verlag, 2011
Praxis

Orientieren Sie sich an den Beispielen, wenn Sie Ihre Prozesse in einem SIPOC-Diagramm darstellen wollen. Klären Sie dabei vorab:

  • Für welche Zielgruppe bereiten Sie die Prozessinformationen nach SIPOC auf?
  • Was müssen diese Personen wissen?
  • Welche Informationen erwartet die Zielgruppe?
  • Wofür wird die Darstellung eingesetzt und genutzt? Gibt es eine anschließende Prozessanalyse?
  • Passen Sie die Diagramme für Ihre Anwendung an und ergänzen Sie die Informationen, die für Sie und Ihre Zielgruppe wichtig sind.