Aufgaben delegierenBereiten Sie die Delegation von Aufgaben vor

Die Delegation von Aufgaben funktioniert nur dann, wenn die Möglichkeiten und Bedingungen dafür gegeben sind. Dazu gehören passende Aufgaben, qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und gemeinsame Regeln.

Wer es bislang nicht gewohnt war, Aufgaben zu delegieren, wird sich wahrscheinlich damit zunächst schwertun. Zum einen muss die Barriere des „Loslassens“ überwunden werden; zum anderen muss man wissen, worauf es beim Prozess der Delegation ankommt. Denn wer seine Aufgaben schlecht delegiert, bekommt schlechte Ergebnisse – und sieht sich dann meist in seinen Vorurteilen bestätigt, dass Delegation nur mehr Arbeit mache.

Beginnen Sie bei der Aufgabendelegation in kleinen Schritten

Gewöhnen Sie sich allmählich ans Delegieren. Beginnen Sie mit einer Aufgabe pro Tag oder pro Woche, die Sie an eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter delegieren. Das können beispielsweise sein:

  • Routineaufgaben
  • spezielle Fachaufgaben, die am besten von einem Spezialisten gemacht werden
  • gut strukturierte Aufgaben, die beispielsweise anhand einer Checkliste erfüllt werden können
  • vorbereitende Arbeiten als Grundlage für weitere Aktivitäten (zum Beispiel das Zusammenstellen von Informationen)
  • Aufgaben ohne viel Abstimmungsbedarf

Beachten Sie, dass es Aufgaben gibt, die nicht oder nur unter bestimmten Umständen delegierbar sind. Dazu gehören insbesondere Führungsaufgaben, vertrauliche Angelegenheiten und neuartige und wichtige Aufgaben, in die Sie sich selbst erst eindenken müssen oder die strategische Bedeutung für Ihr Unternehmen oder Ihr Team haben.

Aufgabendelegation sollte motivierend sein

Betrachten Sie die Delegation nicht als das Abschieben von ungeliebten Tätigkeiten. Das könnte sich auch auf den betroffenen Mitarbeiter übertragen. Seine Motivation, die Aufgabe gut zu erfüllen, ist dann gering; entsprechend sehen die Ergebnisse aus. Stellen Sie heraus: Sie möchten Aufgaben abgeben, um mehr Zeit für wichtige Aufgaben zu haben. Sie wollen der Mitarbeiterin und dem Mitarbeiter mehr Befugnisse und Verantwortung übertragen. Sie schätzen sie als „Experte“ für diese Aufgaben.

Überprüfen Sie aber auch, ob die entsprechende Aufgabe überhaupt (noch) erfüllt werden muss. Nennen Sie Gründe, warum diese Arbeit erledigt werden muss, warum sie gerade jetzt erledigt werden muss, warum sie in einer bestimmten Form erledigt werden muss – und warum sie gerade von Ihnen erledigt werden muss oder eben von der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter erledigt werden kann.

Hinweis: Organisationsübergreifende Aufgabendelegation

Die Aufgabendelegation meint zwar vor allem, dass eine Führungskraft eine Aufgabe an einen untergeordneten Mitarbeiter überträgt. Sie kann aber auch weiter gefasst werden. So lassen sich Aufgaben auch an Stabsstellen im Unternehmen, andere Abteilungen oder externe Dienstleister delegieren. Prüfen Sie die Möglichkeiten im Einzelfall.

Vertrauen Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern

Die erfolgreiche Delegation steht und fällt mit dem Vertrauen, das Sie mitbringen und in den Mitarbeiter haben, der eine Aufgabe übernehmen soll. Deshalb sollte zunächst ermittelt werden, wo das Vertrauen am besten investiert wird. Im Allgemeinen dürfte bekannt sein, welche Stärken und Schwächen die einzelnen Mitarbeiter haben. Bauen Sie auf den Stärken auf und nutzen Sie die entsprechenden Qualifikationen, Kompetenzen und Erfahrungen. Beurteilen Sie dazu das Leistungsvermögen (Können) und die Leistungsbereitschaft (Wollen) der betreffenden Mitarbeiter.

Beispiele: Aufgaben und Kompetenzen zusammenführen

  • Wer strukturiert und diszipliniert arbeitet, kann Routineaufgaben oder Archivierungsaufgaben erledigen.
  • Wer Sprachen gut beherrscht, kann die Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten übernehmen.
  • Wer kreativ ist und immer gute Ideen hat, kann Lösungsvorschläge für Verbesserungen entwickeln.

Das sollte vor der Übertragung von Aufgaben geregelt werden

Bevor Aufgaben regelmäßig delegiert werden, sollte dies mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Vorfeld allgemein besprochen werden.

  • Warum werden Aufgaben delegiert?
  • Welche Regeln sollen gelten?
  • Welche Erwartungen haben die Führungskraft als Delegierender und die Mitarbeiter, die Aufgaben delegiert bekommen?
  • Wie sollte der Delegationsprozess ablaufen?
  • Warum kann ein Mitarbeiter auch „Nein“ sagen?

Wichtig sind dabei vor allem folgende Regelungsbereiche:

  • Was muss der Mitarbeiter alles wissen und welche Befugnisse und Verantwortung bekommt er übertragen, wenn eine Aufgabe delegiert wird?
  • Was ist bei der Aufgabenerfüllung zu beachten? Rückfragen, Rücksprachen, Zwischenstand?
  • Wer die Aufgabe erfüllt, muss den Freiraum haben, selbst zu entscheiden, wie er das macht. Das muss der Führungskraft und dem Mitarbeiter klar sein.
  • Es muss auch klar sein, wie das Ergebnis überprüft und bewertet wird. Deshalb sollte geklärt sein: Was passiert, wenn das Ergebnis die Erwartungen nicht erfüllt?

Dann wissen alle Teammitglieder Bescheid, und die Delegation kann im Einzelfall schneller und zielgerichtet erfolgen. So kann auch die Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verbessert werden, Aufgaben zu übernehmen und gemäß den Erwartungen zu erfüllen. Dabei sollten auch die Vorteile sichtbar werden, die sich aus der Delegation ergeben: für die Führungskraft, für den Mitarbeiter, das Team, die Abteilung, das Unternehmen und die Kunden.

Vorsicht vor der Rückdelegation

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wollen übertragene Aufgaben an ihre Führungskraft zurück delegieren. Das kommt insbesondere dann vor, wenn eine schwierige oder anstrengende Aufgabe zu erledigen ist, wenn die notwendigen Voraussetzungen nicht gegeben sind, wenn die Rahmenbedingungen ungeeignet sind oder wenn zu wenig Zeit zur Verfügung steht. Manche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter neigen vielleicht sogar grundsätzlich dazu, Aufgaben an andere weiter oder zurück zu leiten.

Mit der Rückdelegation geben diese Mitarbeiter die Aufgabe – oder einen Teil davon – unmerklich wieder an ihre Führungskraft zurück. Diese merkt das nicht sofort, fühlt sich geschmeichelt oder in ihren Vorurteilen bestätigt und übernimmt die Aufgabe wieder. So wird das Prinzip der Aufgabendelegation ausgehöhlt und eventuell beschädigt.

Tipp: Lassen Sie kein Monkey Business zu

Die unterschiedlichen Formen und Taktiken der Rückdelegation von Aufgaben an die Führungskraft wird auch als „Monkey Business“ bezeichnet. Im Beitrag So vermeiden Sie die Rückdelegation von Aufgaben wird erläutert, wie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dabei vorgehen und welchen Schaden das anrichten kann.

Bedenken Sie schließlich: Anerkennung der Leistungen und Dank für das Übernehmen einer Aufgabe sind von besonders großer Bedeutung!

Praxis

Bevor Sie als Führungskraft Aufgaben vermehrt an Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter delegieren, sollten Sie prüfen, ob die Voraussetzungen dafür vorliegen:

  • Sind Sie selbst bereit, einen Teil Ihrer Aufgaben an andere abzugeben?
  • Sind Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereit, einen Teil der Aufgaben zu übernehmen? Wollen und können sie Aufgaben übernehmen?
  • Welche Voraussetzungen in der Teamkultur und der allgemeinen Zusammenarbeit sollten Sie zunächst schaffen?
  • Welche Regeln sind aus Ihrer Sicht wichtig, damit die Aufgabendelegation klappt?
  • Wie vermeiden Sie die Rückdelegation von Aufgaben?

Überlegen Sie dann, welche Aufgaben sich dafür eignen, dass sie von anderen Teammitgliedern übernommen werden.

Halten Sie in der folgenden Vorlage fest, was Sie klären und vorbereiten müssen, um mehr Aufgabendelegation zu Ihrem Führungsstil und Führungsprinzip zu machen.

Im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels ist erläutert, wie Sie eine Aufgabe an eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter richtig delegieren und was Sie dabei besprechen müssen.