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Für Ihren Bericht sollten Sie einige Aspekte wie Umfang, Ziele und Zielgruppe des Berichts mit dem Auftraggeber und den Adressaten klären. Denn Auftraggeber und Adressat bestimmen die Inhalte und die Form Ihres Berichts. Für die Gliederung des Berichts eignet sich die gleiche Textstruktur wie für Management-Zusammenfassung. Gehen Sie für Ihren Bericht die vorgestellten sieben Gliederungspunkte durch.

Für den Bericht vorab klären

In einem Bericht stellen Sie wichtige Informationen für Ihren Auftraggeber zusammen. Auftraggeber und Adressat bestimmen die Inhalte und die Form eines Berichts. Folgende Aspekte sollten Sie entsprechend vorab klären:

  • Wie umfangreich soll der Bericht sein?
  • Wofür wird der Bericht gebraucht (Ziele)?
  • Wer wird den Bericht alles lesen?
  • Welche Informationen muss der Bericht enthalten?
  • Welche Zahlen, Daten, Fakten, Beispiele sollten aufgeführt werden?
  • In welcher Form sollen solche Informationen aufbereitet sein (Tabellen, Grafiken, Diagramme)?

Gliederung und Inhalte eines Berichts

Inhalte und Gliederung eines Berichts sind vergleichbar mit einer Management-Zusammenfassung. Dort haben wir eine Struktur vorgestellt, aus der die folgende Struktur für Berichte abgeleitet ist:

1. Titel

Worum geht es in diesem Bericht? Machen Sie klare und eindeutige Aussagen, damit die Leserin und der Leser gleich erkennen und zuordnen kann, um was es in dem Bericht geht.

2. Gegebenenfalls Erkenntnisse und Ergebnisse vorab

Für das schnelle Lesen werden die wichtigsten vier bis sechs Informationen ganz kurz genannt.

3. Situation

Was kennzeichnet die derzeitige Situation in Bezug auf Ihr Thema? Nennen Sie Zahlen, Daten und Fakten zu dem Gegenstand, um den es im Bericht geht.

4. Folgen

Zu welchen Folgen führt diese Situation? In der Vergangenheit oder in der Zukunft? Nennen Sie ein bis drei Folgen.

5. Gegebenenfalls Bewertung

Wie sind diese Ergebnisse und die Situationsbeschreibung zu beurteilen oder zu bewerten – insbesondere vor dem Hintergrund der Unternehmens- oder Abteilungsziele.

6. Gegebenenfalls Empfehlung

Geben Sie eine Empfehlung: Was bedeutet das konkret? Was muss geändert werden?

7. Gegebenenfalls nächste Schritte

Was werden Sie als nächstes tun und was erwarten Sie von Ihrem Adressaten? Nennen Sie ein bis zwei Maßnahmen.

Hinweis: Berichtsform

Berichte können Sie auch in Form einer Präsentation aufbereiten. Mehr dazu lernen Sie in diesem Handbuch-Kapitel: Besser präsentieren.

Eine besondere Form eines Berichts ist der Business-Plan. Worauf es dabei ankommt, lernen Sie in diesem Handbuch-Kapitel: Businessplan.

Zielgruppe des Berichts beachten

Berücksichtigen Sie, dass Berichte nicht immer nur vom Fachpublikum gelesen werden. Insbesondere technische Informationen sollten auch von Laien verstanden werden. Und zu den Laien zählen häufig auch Vorgesetzte und Top-Manager.

Praxis

Bericht erstellen

Sie wissen, zu welchen Anlässen und Themen Sie einen Bericht verfassen dürfen. Bereiten Sie sich darauf vor, indem Sie vorab mit dem Auftraggeber klären, worum es geht und was genau am Ende im Bericht stehen sollte; zum Beispiel die Antworten auf Fragen, die der Auftraggeber hat.

Entwickeln Sie eine Standardvorlage für Ihre Berichte. Sie können dazu die folgenden beiden Vorlagen heranziehen und für Ihre Themen und Schwerpunkte anpassen. Damit haben Sie immer eine klare und nachvollziehbare Struktur für alle Ihre Berichte.

Lernziele und Maßnahmen zum Schreiben von Texten

Erstellen Sie wie im Beispiel der folgenden Vorlage für sich einen Aktivitätenplan, was Sie persönlich in Bezug auf das Schreiben von Texten verbessern wollen.

  • Was sind Ihre Ziele?
  • Wie wollen Sie diese erreichen?
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