PersonalbeschaffungBewerbungsunterlagen sichten und beurteilen

Mit den Bewerbungsunterlagen bekommen Sie einen ersten Eindruck von den interessierten Kandidaten. Sie sind Grundlage für die Bewertung und Auswahl von Bewerbern. Dazu werden die Bewerbungen nach festgelegten Kriterien begutachtet und Schlussfolgerungen für die nachfolgenden Schritte wie das Bewerbungsgespräch gezogen.

Wie Stellenbewerbungen im Unternehmen eingehen

Wenn sich Bewerberinnen oder Bewerber mit ihrem Interesse an einer Stellenausschreibung beim Unternehmen melden, ist der erste Kontakt hergestellt. Damit zeigt die Kandidaten ihr Interesse an der Stelle. Sie sendet mit den Bewerbungsunterlagen Informationen zu ihrer Person und zu den Kompetenzen und Erfahrungen. Die Bewerbungsunterlagen sind fast immer in schriftlicher Form abgefasst. Sie können dazu in folgender Weise im Unternehmen eingehen:

  • per Briefpost mit einer Bewerbungsmappe auf Papier als Anlage
  • per E-Mail mit den Bewerbungsinformationen im Anhang, meist als PDF-Datei
  • per Web-Formular, wenn Ihr Unternehmen eine solche Bewerbung ermöglicht oder sogar vorschreibt; ergänzende Informationen können dabei oft online hochgeladen werden

Mit den Bewerbungsunterlagen und den damit vermittelten Informationen können sich das Unternehmen und die Verantwortlichen, die über die Auswahl mitentscheiden, ein erstes Bild von der Bewerberin oder dem Bewerber machen.

Klassische Bewerbungsmappe gibt ersten Eindruck

Bei der Form und bei den Inhalten ihrer Bewerbungsunterlagen orientieren sich die Bewerberinnen und Bewerber im Allgemeinen daran, was die unzähligen Bewerbungsratgeber empfehlen. So hat sich gewissermaßen ein Standard herausgebildet, der aber durchaus auch Varianten hat. Einerseits hilft es dem Unternehmen zu prüfen, ob sich ein Kandidat an diese Vorgaben hält; ein erstes Auswahlkriterium. Anderseits fällt es bei der Gleichförmigkeit der Bewerbungen schwer, die wirklich guten und passenden Kandidaten zu entdecken. Das Problem stellt sich insbesondere dann, wenn sehr viele Bewerbungen auf eine Stellenausschreibung eingehen.

Welche Auswahlkriterien sind die wichtigsten?

Der erste Eindruck, der sich aus den Bewerbungsunterlagen ergibt, kann trügen. Die Bewerberinnen und Bewerber schreiben passende Formulierungen aus den Ratgebern ab oder machen beschönigende oder sogar falsche Angaben im Lebenslauf und zu ihren Kompetenzen. Gleichwohl bleibt zur Vorselektion keine andere Möglichkeit, als die Bewerbungsunterlagen zu sichten und auszuwerten. Als wichtige Auswahlkriterien können dabei helfen:

  • optischer Gesamteindruck der Bewerbung: vermittelt einen Eindruck von der Arbeitsweise des Kandidaten
  • das Anschreiben: klar, korrekt und mit guten Argumenten, die für die Bewerbung sprechen
  • der Lebenslauf: übersichtlich, informativ, schlüssig, Entwicklung sichtbar
  • Zeugnisse oder andere Belege für die vorhandenen Kompetenzen: Stimmigkeit, Aussagekraft, Beleg für Kompetenzen

Bewerbungsfoto – ja oder nein?

Oft legen Bewerberinnen und Bewerber ihren Unterlagen noch immer ein Foto von ihrer Person bei. Und manche im Unternehmen werden es wohl noch als ein Bewertungskriterium verwenden. Doch nach dem Allgemeinen Gleichstellungsgesetz (AGG) ist Vorsicht geboten. Auf den Fotos sind Merkmale erkennbar, die nach dem AGG nicht als Auswahlkriterium gelten dürfen. Das gibt Bewerbern die Möglichkeit zu behaupten, es läge Diskriminierung vor.

Deshalb gehen einige Unternehmen dazu über, keine Bewerbungsfotos anzufordern oder diese sogar abzulehnen (wie in den angelsächsischen Ländern). Sie sollten für Ihr Unternehmen klären, wie Sie mit den Fotos in Bewerbungsunterlagen umgehen wollen.

Schritte beim Sichten der Bewerbung

In jedem Fall sollte jede schriftliche Bewerbung professionell bearbeitet werden. Dazu gehören folgende Schritte: 

  • die genaue Sichtung
  • die Auswertung und das Festhalten der Eindrücke und Bewertungen
  • der Entscheid zur weiteren Vorgehensweise
  • bei einer negativen Bewertung das Zurücksenden der Unterlagen

Online-Bewerbungen flexibel gestalten

Vor allem große Unternehmen erwarten, dass sich Bewerberinnen und Bewerber online über entsprechende Formulare auf der Internet-Seite des Unternehmens bewerben. Die Unternehmen wollen damit diesen Prozess der Vorauswahl standardisieren und teilweise vielleicht sogar automatisieren. So sparen sie sich vor allem das Handling der Bewerbungsmappen und das aufwendige Rücksenden. Sie können aber auch standardisierte Auswahlkriterien anlegen, mit deren Hilfe geeignete Kandidaten einfacher gefunden werden sollen.

Standardisierte Formulare zur Bewerbung provozieren aber auch standardisierte Eingaben durch die Bewerberinnen und Bewerber. Die Gefahr könnte sein, dass eigentlich gut passende Kandidaten vorschnell zurückgewiesen werden. Es ist deshalb ratsam, auch Online-Bewerbungen flexibel zu gestalten: einfache und eindeutige Auswahlkriterien können als Filter über alle Bewerbungen gelegt werden; andere Auswahlkriterien sollten einzeln geprüft und bewertet werden.

Praxis

Bewerbungsunterlagen sichten

Wenn Sie die Bewerbungsunterlagen sichten, sollten Sie das Anforderungsprofil der zu besetzenden Stelle als Maßstab für die Bewertung nutzen.

Notieren Sie zu jeder Bewerbung, was Ihnen bei den Bewerbungsunterlagen auffällt – wie im Beispiel der folgenden Vorlage. Halten Sie dazu fest: 

  • K.O.-Kriterien, die nicht erfüllt sind und weshalb die Bewerbung nicht berücksichtigt werden kann
  • besondere Merkmale, warum die Bewerbung in die engere Auswahl kommen sollte
  • was die Bewerbung im positiven und negativen Sinn auszeichnet
  • was unschlüssig oder offen ist, das muss gegebenenfalls im Bewerbungsgespräch geklärt werden

Nutzen Sie für das Sichten der Bewerbungen die folgende Vorlage als Beispiel.

Prozess der Bewerberauswahl planen

Die Bearbeitung der Bewerbungen und Kandidaten kann ein sehr aufwendiger Prozess sein. Um den Überblick über die eingegangenen Bewerbungen und den Stand der Bearbeitung zu behalten, können Sie die folgenden Excel-Vorlagen nutzen.

Halten Sie für jeden einzelnen Kandidaten fest, welche Aktivitäten des Personalauswahlprozesses Sie bereits durchgeführt haben und welche noch anstehen. Außerdem erkennen Sie, wie viele Bewerbungen Sie im entsprechenden Prozessschritt noch bearbeiten müssen.

Wenn Sie die Bewerbungsunterlagen eines Kandidaten für gut befinden und die wichtigen Anforderungskriterien erfüllt sind, übernehmen Sie ihn in den nächsten Schritt des Bewerbungsprozesses. Dort müssen Sie genau prüfen und bewerten, ob und wie er die Anforderungen an der zu besetzenden Stelle erfüllen kann. Dafür gibt es unterschiedliche Methoden vom Telefongespräch über die persönliche Vorstellung bis hin zum Assessment-Center. Welche Möglichkeiten Sie haben und wie Sie dabei vorgehen, lesen Sie im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels.