Kapitel 001: Arbeitstechniken für strukturiertes ArbeitenChecklisten schreiben – Tipps und Regeln

Checklisten und Arbeitsvorlagen erleichtern den Arbeitsalltag. Dort ist genau und auf den Punkt beschrieben, wie wichtige Aufgaben zu erledigen sind. So können Sie leicht von Kolleginnen und Kollegen vertreten werden. Und Sie denken sich schnell in Aufgaben ein, die nur selten anfallen.

Praktisches Know-how in Checklisten festhalten

Für viele Aufgaben gibt es Checklisten, die von Experten erstellt wurden und die dem Nutzer aufzeigen wollen, wie er eine Lösung für seine Aufgabe findet. Man findet sie im Internet, in Büchern oder Fachzeitschriften. Problem dabei ist: Die richtige und passende Checkliste für die jeweils eigene und spezielle Aufgabe zu finden.

Checklisten können Sie auch selbst entwickeln und aufschreiben. Oft sind Sie der eigentliche Experte oder die Expertin für die jeweilige Aufgabe. Und Sie kennen die Besonderheiten und speziellen Fragen, die sich bei der Aufgabe jeweils stellen.

Wenn eine Aufgabe regelmäßig durchgeführt werden muss, können Sie alle wichtigen Aspekte dazu in einer Checkliste für Kolleginnen und Kollegen aufschreiben. Solche Checklisten sind zudem hilfreich, wenn Sie neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einlernen. Wenn Sie eine Aufgabe nur selten durchführen, kann eine Checkliste auch Ihnen selbst helfen; denn Sie müssen sich nicht immer wieder neu in die gleiche Aufgabe eindenken.

Regeln für das Schreiben einer Checkliste

Wichtig beim Schreiben einer Checkliste ist:

  • Sie schreiben alles auf, was notwendig ist, damit die Aufgabe schnell und korrekt durchgeführt werden kann.
  • Die Checkliste muss vollständig sein, sodass der Nutzer keine offenen Fragen hat, sondern alle Informationen mit der Checkliste bekommt, die er für das Erledigen der Aufgabe braucht.
  • Die Checkliste sollte so kurz und knapp wie möglich sein; oft reichen Stichwörter als Erinnerungshilfe.
  • Sie sollte verständlich und unmissverständlich geschrieben sein.
  • Testen Sie Checklisten, indem Sie die Aufgabe genau nach Checkliste abarbeiten.
  • Verbessern Sie die Checkliste sofort, wenn sie missverständlich ist oder wenn Sie eine Lücke erkennen.

Worauf Sie außerdem beim Erstellen und Anwenden von Checklisten achten sollten

Wenn Sie die Inhalte für Ihre Checkliste zusammenstellen, sollten Sie folgende Aspekte beachten:

  • Erstellen Sie eine Arbeits- oder Formatvorlage (in einem Office-Programm wie Word oder PowerPoint) für Ihre Checklisten, die wichtige Informationen enthält wie: Name des Erstellers, Themenbereich, Thema, Datum der Erstellung oder Versionsnummer.
  • Das Layout der Vorlage sollte ansprechend und übersichtlich sein.
  • Sammeln Sie zunächst alle Aspekte, die Ihnen bei dem Thema wichtig erscheinen und die in die Checkliste aufgenommen werden könnten.
  • Sprechen Sie mit Expertinnen und Experten zum Thema.
  • Sammeln Sie Informationen aus dem Internet, aus Fachbüchern oder aus bestehenden Checklisten.
  • Hilfreich sind Tabellen; sie geben den Inhalten eine logische Struktur.
  • Eine besondere Form sind „Erinnerungs-Checklisten“ oder „Analyse-Checklisten“: Hier werden viele Fragen gestellt, die der Nutzer mit Ja oder Nein oder ähnlichen Kategorien beantwortet. Sie dienen dazu, dass alle wichtigen Aspekte berücksichtigt werden.
  • Lassen Sie die Checkliste von einem Kollegen testen. Ist sie verständlich und hilfreich?
  • Passen Sie die Checkliste immer an, wenn sich offene Punkte, Fehler oder Lücken zeigen.
  • Vervielfältigen Sie die Checkliste für alle Interessierten (Kopie oder Intranet).
  • Überprüfen Sie regelmäßig, ob die Checkliste genutzt wird und noch aktuell ist. Passen Sie an oder ergänzen Sie die Checkliste.
Praxis

Arbeiten Sie mit Checklisten

Klären Sie:

  • Welche Ihrer Aufgaben werden auch von anderen Kolleginnen und Kollegen durchgeführt – etwa im Vertretungsfall?
  • Welche Aufgaben führen Sie so selten durch, dass Sie sich immer wieder in das Thema eindenken müssen, wenn die Aufgabe ansteht?
  • Welche Vorgaben müssen Sie bei einzelnen Aufgaben beachten, die Sie aber nicht „im Kopf“ haben?

Halten Sie damit fest, welche Checklisten für Ihren Arbeitsbereich wichtig und hilfreich sein könnten. Gibt es dafür bereits Checklisten? Wenn nicht, dann sollten Sie diese nach und nach erstellen. Das wird Ihre Arbeit enorm erleichtern.

Checklisten sollten immer individuell und speziell auf die Aufgabe zugeschnitten sein, für die sie gedacht sind. Deshalb gibt es dafür keine allgemeinen Vorlagen.

Beispielhaft seien hier die folgenden Vorlagen vorgestellt, die Grundlage für Ihre speziellen Checklisten sein können:

  • Ablaufplan für eine logische Folge von Schritten
  • Matrix, um Beziehungen deutlich zu machen
  • Kräftefeldanalyse, um Hilfsmittel und mögliche Fallen zu benennen
  • Maßnahmenplan, um nichts zu vergessen
  • Aktionsplan, der alle Aktivitäten in einer einfachen, aber anschaulichen Übersicht visualisiert

Nicht nur für das Erstellen von Checklisten ist es hilfreich, wenn Sie eine fragende Perspektive auf einen Sachverhalt einnehmen. Fragen helfen auch beim Durchdringen und Lösen eines Problems. Wie Sie Fragetechniken einsetzen, lesen Sie im nächsten Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels.

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