DebriefingDebriefing bei der Übergabe von Aufgaben und Arbeitsplatzwechsel

Mit Debriefing können Sie das Wissen und die Erfahrungen ausscheidender Mitarbeiter für das Team und für das Unternehmen sichern. Dazu gehen Sie einen vorbereiteten Fragenkatalog zu den bisherigen Aufgaben und den Besonderheiten im Job durch. Ein wichtiger Vorteil ist, dass Nachfolger schneller eingearbeitet werden können.

Mit Debriefing Wissen und Erfahrungen sichern

Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihr Team, ihre Abteilung oder das Unternehmen verlassen, geht viel von ihrem Wissen und ihrer Erfahrung verloren. Gerade dann, wenn sie über viele Jahre Erfahrungen an ihrem Arbeitsplatz sammeln konnten, ist das für die Kollegen, das Team und für das Unternehmen ein großer Verlust. Das betrifft ein Unternehmen beispielsweise dann, wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter von sich aus die Stelle wechselt, in den Ruhestand geht oder versetzt oder entlassen werden muss.

Umso mehr sollten die Vorgesetzten und die Teammitglieder Wert darauf legen, dass zumindest ein Teil des Wissens und der Erfahrungen im Team und im Unternehmen verbleibt. Voraussetzung dafür ist, dass rechtzeitig vor dem letzten Arbeitstag ein Abschlussgespräch oder Übergabegespräch erfolgt. Dabei sollen alle Informationen zusammengestellt werden, die beschreiben, wie und warum der Mitarbeiter seine Aufgaben in einer bestimmten Art und Weise erfolgreich erledigte. Und das muss insbesondere für Nachfolgende und Kollegen angemessen dokumentiert werden.

Debriefing

Mit einem Debriefing werden im Unternehmen Wissen und Erfahrungen von Mitarbeitern systematisch reflektiert und ausgetauscht und so für das Team und das Unternehmen genutzt und aufgehoben. Ein Debriefing kann es im Verlauf oder nach einem Projekt geben. Hier spricht man auch von Nachbesprechung, Schlussbesprechung, Manöverkritik oder Lessons Learned; im agilen Projektmanagement sind die Sprint-Retrospektive oder das Project-Review eine Art des Debriefings.

Wenn eine Person die Stelle wechselt oder das Unternehmen verlässt, dann umfasst das Debriefing ein formales Abschlussgespräch oder Austrittsgespräch, die systematische Aufarbeitung des Expertenwissens im Experten-Debriefing oder die umfassende Einarbeitung eines Nachfolgers durch den bisherigen Stelleninhaber.

Welche Probleme beim Debriefing auftauchen

Probleme seitens des ausscheidenden Mitarbeiters

Häufig fehlt die Motivation, sich am Ende noch einmal zusammenzusetzen und alle Abläufe, Aufgabeninhalte und Besonderheiten am Arbeitsplatz durchzugehen. Denn der Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, hat selbst kein großes Interesse mehr, sein Wissen und seine Erfahrung weiterzugeben. Wurde er entlassen oder wird er unfreiwillig versetzt, ist er enttäuscht oder sogar wütend. Geht er aus eigener Entscheidung, ist er mit seinen Gedanken vielleicht schon am neuen Arbeitsplatz.

Organisatorische Probleme

Debriefing braucht Zeit, die ist aber oft nicht eingeplant. Doch sollte die Debriefing-Phase genauso selbstverständlich sein, wie die Einarbeitung neuer Beschäftigter. Viele Aufgaben und Rollen, die der Mitarbeiter wahrnimmt und als wichtig einstuft, sind in den offiziellen Prozess- und Stellenbeschreibungen nicht enthalten. Eine praxistaugliche Dokumentation ist sehr lückenhaft.

Keine verlässlichen Informationen

Auch das Unternehmen und die Kollegen und Vorgesetzten haben manchmal kein Interesse, sich mit dem scheidenden Mitarbeiter zusammenzusetzen. Manche Beschäftigte werden sogar mit sofortiger Wirkung freigestellt, sodass eine ordentliche Übergabe kaum noch möglich ist. Das kann durchaus angemessen sein, wenn der Mitarbeiter entlassen wurde, er deshalb enttäuscht und wütend ist und die Informationen, die er weitergeben würde, nicht verlässlich sind. Auf den Wissenstransfer zu verzichten, kann auch dann angemessen sein, wenn die Leistungen des Mitarbeiters unterdurchschnittlich waren und eine Fortführung seiner Tätigkeit im gleichen Stil und die Nutzung seines Wissens offensichtlich keine Verbesserung brächten.

Was Sie beim Debriefing und bei der Jobübergabe beachten sollten

In den meisten Fällen überwiegen die Vorteile einer geordneten Übergabe der Aufgaben und einer Dokumentation dessen, was die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter an Wissen und Erfahrungen gesammelt hat. Dabei sollten Sie die folgenden Aspekte besonders berücksichtigen:

Vorgesetzte in der Pflicht

Es ist Aufgabe der oder des Vorgesetzten, für eine ordentliche Übergabe und Dokumentation des Wissens und der Erfahrungen der Beschäftigten zu sorgen. Sie müssen das Debriefing anstoßen und mit dem ausscheidenden Mitarbeiter abstimmen.

Debriefing rechtzeitig planen

Das Debriefing sollten Sie rechtzeitig planen und durchführen. Sobald Ihnen bekannt ist, dass ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin die Abteilung oder das Unternehmen verlässt, sollten Sie die Übergabe planen und einen Termin vereinbaren.

Ausreichend Zeit einplanen

Für die Durchführung des Debriefings sollten Sie ausreichend Zeit einplanen. Wie viel Zeit Sie im Einzelfall benötigen, hängt vom Aufgabenspektrum der betroffenen Person und von der Größe des Erfahrungsschatzes ab. In manchen Fällen lässt sich das Debriefing in einer halben Stunde erledigen, in anderen reicht ein ganzer Tag nicht aus.

Informationen abfragen

Im Debriefing müssen Sie die bisherigen Aufgaben und Tätigkeiten besprechen, die die Person erledigt hat. Dazu müssen Sie die richtigen Fragen stellen und alle Antworten und die damit erhaltenen Informationen festhalten. Damit nichts Wichtiges vergessen wird, sollten Sie eine Checkliste mit allen wichtigen Aspekten zur Übergabe der Arbeit nutzen.

Übergabeprotokoll erstellen

Halten Sie die Informationen in einem Übergabeprotokoll fest und dokumentieren Sie dabei nicht nur, welche Aufgaben die Person übernommen hat, sondern vor allem wie sie diese Aufgaben erledigt hat und was sie im Einzelnen wie durchgeführt hat. Lassen Sie sich Vorlagen, Formulare, Checklisten, Erinnerungsnotizen und andere Aufschriebe geben, die die ausscheidende Person im Laufe der Zeit angelegt und genutzt hat. Lassen Sie sich einzelne Dinge zeigen oder vorführen und dokumentieren Sie die dafür notwendigen und hilfreichen Arbeitsschritte.

Debriefing, Einarbeitung, Abschlussgespräch: Was wann nützlich ist

Debriefing

Das Debriefing ist zunächst kurz und knapp angelegt und soll vor allem die wichtigen Aspekte einer Aufgabe oder einer Tätigkeit aufzeigen und anderen vermitteln. Dabei können auch Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren benannt werden: Worauf kam es bei diesem Job besonders an? Wie soll die Aufgabe erledigt werden? Was läuft gut und was läuft schlecht? Worauf sollte man besonders achten?

Das Debriefing ist meist eine einfache Frage-Antwort-Situation, in der Aufgaben und Tätigkeiten an diesem Arbeitsplatz besprochen werden. Das Debriefing ist nicht nur sinnvoll, wenn eine Person das Team verlässt, sondern auch dann, wenn sie eine Aufgabe an einen Kollegen abgibt.

Experten-Debriefing

Beim Experten-Debriefing geht es in die Details von Aufgaben und Tätigkeiten. Hier kommt es besonders darauf an, Erfahrungen weiterzugeben. Diese lassen sich nicht immer einfach abfragen, sondern erschließen sich erst aus einem Dialog und aus der Besprechung einzelner, typischer oder kritischer Aufgaben und Situationen.

Im Experten-Debriefing werden alle Aspekte angesprochen, die die Arbeit des ausscheidenden Stelleninhabers kennzeichnen und die zeigen, wie die Aufgaben erledigt wurden. So sollen Wissen, Erfahrungen und Kontakte zu anderen Personen sichtbar und vor allem so dokumentiert werden, dass Nachfolgende und Kollegen diese nutzen können.

Einarbeitung des Nachfolgers

Bestimmte Arbeitsbereiche machen eine umfassende Einarbeitung notwendig. Dazu arbeiten Nachfolger und Vorgänger mehrere Tage (oder einen längeren Zeitraum) unmittelbar zusammen. Der Nachfolger wird intensiv eingearbeitet. Denn das notwendige Wissen und die Erfahrungen lassen sich nur durch gemeinsames Arbeiten und Erleben sichtbar machen und vermitteln.

Das Einarbeiten durch den Vorgänger ist besonders wichtig, wenn es um technisch komplexe oder vielfältige Aufgaben geht und wenn die Beziehung zu anderen Personen im Unternehmen oder zu Kunden übertragen werden soll. Meist heißt es dann: „Darf ich Ihnen meinen Nachfolger, meine Nachfolgerin vorstellen?“

Abschlussgespräch oder Austrittsgespräch

In jedem Fall sollte immer ein abschließendes Gespräch mit allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geführt werden, die die Abteilung oder das Unternehmen verlassen. Damit wird insbesondere sichergestellt, dass keine Aufgaben unerledigt liegen bleiben. Das Abschlussgespräch ist zudem ein Zeichen des Respekts und der Wertschätzung – unabhängig davon, was die Person geleistet hat. Und dieses Abschlussgespräch oder Austrittsgespräch wird immer Hinweise enthalten, was man selbst oder was das Unternehmen beachten oder bewahren sollte.

Mit wem Sie ein Debriefing durchführen

Ein Debriefing sollten Sie immer dann durchführen, wenn:

  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausscheiden, die ein besonderes Fachwissen haben oder im Laufe der Zeit viele wichtige Erfahrungen gesammelt haben,
  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Schlüsselpositionen ausscheiden, in denen sie Kontakte zu wichtigen anderen Personen innerhalb oder außerhalb des Unternehmens gepflegt haben (zum Beispiel zu Lieferanten oder Kunden),
  • eine Führungskraft das Unternehmen verlässt,
  • ein Projekt beendet wird und die beteiligten Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter aus dem Projekt ausscheiden oder
  • eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter eine besonders wichtige Aufgabe an eine andere Person im Team oder im Unternehmen übergibt.

In allen diesen Fällen ist ein Debriefing oder ein Übergabegespräch hilfreich. Dabei sollten Sie dann auch immer ein Übergabeprotokoll erstellen.

Praxis

Wie werden Aufgaben und Stellen an Nachfolger übergeben?

Reflektieren Sie den Umgang mit dem Wissen und den Erfahrungen Ihrer ausscheidenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Klären Sie dazu die folgenden Fragen:

  • Wie stellen Sie den Wissenstransfer in Ihrer Abteilung, in Ihrem Team sicher?
  • Was müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dafür tun?
  • Wie dokumentieren Sie das Wissen und die Erfahrung von ausscheidenden Mitarbeitern?
  • Wie werden Stellen übergeben, wenn eine andere Person die Aufgaben übernimmt?
  • Inwiefern kümmert sich die Führungskraft darum?
  • In welcher Form ist die Personalabteilung eingebunden?

Erinnern Sie sich an den letzten Ausstieg einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters aus Ihrem Team:

  • Was hätten Sie unbedingt noch fragen sollen?
  • Welche Informationen haben Sie anschließend lange gesucht?
  • Welche persönlichen Kontakte sind bedauerlicherweise verloren gegangen?
  • Welche Erfahrungen vermissen Sie am meisten?
  • Was hätte dem Nachfolger geholfen, um schneller produktiv zu sein?

Checkliste und Fragen für das Übergabegespräch und das Übergabeprotokoll

Nutzen Sie die folgende Vorlage und Checkliste, um die Aspekte zu markieren und zu notieren, die Sie beim Ausscheiden einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters klären und dokumentieren sollten.

Im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels erfahren Sie, was Sie für das Debriefing vorbereiten sollten, welche Fragen vorab wichtig sind und wie Sie dann beim Übergabegespräch vorgehen und ein Übergabeprotokoll erstellen.

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