Kapitel 004: Mitarbeitergespräche führenMit dem Delegationsgespräch Aufgaben zuweisen

Wie oft haben Sie schon gedacht, dass Sie selbst etwas viel besser erledigt hätten, statt es zu delegieren? Das Ergebnis entspricht nicht dem, was Sie erwartet haben oder was Sie selbst getan hätten. Aber Sie können in Ihrem Unternehmen nicht alle Aufgaben selbst ausführen. Sie müssen Aufgaben delegieren und sind dafür verantwortlich, dass bestimmte Dinge getan und richtig ausgeführt werden.

Dabei muss eine schlecht durchgeführte Aufgabe nicht mit einer schlechten Arbeitsleistung Ihrer Mitarbeitenden zusammenhängen. Wenn das Ergebnis nicht zufriedenstellend ist, liegt das in vielen Fällen daran, dass Aufgaben nicht richtig delegiert werden. Worauf sollten Sie also achten?

Wenn Sie eine Aufgabe an eine Person delegieren, müssen Sie die Aufgabe klar beschreiben, Sie müssen geeignete Rahmenbedingungen schaffen und notwendige Befugnisse einräumen. Und Sie müssen die Person dafür verantwortlich machen, dass die Aufgabe erfüllt wird. Dabei bleibt ein Teil der Verantwortung aber immer auch bei Ihnen.

Folgende sieben Schritte gehören zum Delegationsgespräch:

1. Verantwortliche Person bestimmen

Bestimmen Sie genau eine(!) Person namentlich, die die Aufgabe erfüllen muss, die Befugnisse und Ressourcen dafür erhält und für die Durchführung der Aufgabe verantwortlich ist. Im Einzelfall kann diese Person Teilaufgaben wiederum delegieren.

2. Zeitpunkt bestimmen

Setzen Sie einen klaren Termin. Am besten sind Datum und Uhrzeit. Bei größeren Aufgaben ist es sinnvoll, Zwischentermine zu setzen. Dies gilt auch, wenn Sie sich nicht ganz sicher sind, ob die Person die Aufgabe im vorgegebenen Rahmen erfüllen wird.

3. Ziele formulieren

Formulieren Sie die Ziele und Ergebnisse, die Sie erreichen wollen, so genau wie möglich. Machen Sie die Vorgaben, die Ihnen wichtig sind und sagen Sie, was Sie in jedem Fall benötigen. Wenn Sie Zwischentermine gesetzt haben, sollten Sie die dann die jeweils notwendigen Zwischenergebnisse klar benennen.

4. Zweck bestimmen

Erklären Sie der verantwortlichen Person, warum sie diese Aufgabe erfüllen muss. Dadurch versteht sie den Sinn der Aufgabe. Dies wird in den meisten Fällen die Motivation erhöhen.

Die verantwortliche Person kann damit auch Lücken in der Aufgabenbeschreibung selbst schließen. Wenn bei der Aufgabendelegation doch etwas unklar geblieben ist, kann Ihre Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter aus dem Zweck ableiten, worum es (vermutlich) geht. Und sie können selbstständig entscheiden, wie die Aufgabe erfüllt wird.

Erläutern Sie die positiven Aspekte der Aufgabenerfüllung: Was hat die Person davon, wenn sie die Aufgabe zufriedenstellend erledigt?

5. Art und Weise festlegen

Es ist nicht immer notwendig, den Mitarbeitenden vorzugeben, wie sie eine Aufgabe zu erfüllen haben. Oft sind gerade sie die Spezialisten und kennen die besten Mittel und Verfahren.

Manchmal kann es aber sinnvoll sein, die Aufgabe und ihre Erfüllung schrittweise mit der verantwortlichen Person durchzugehen. Dies betrifft etwa neue Mitarbeiter. Wenn das Ergebnis anschließend zu anderen Ergebnissen passen muss, sollten Sie das ebenfalls erläutern, wie man die Aufgabe zu erledigen hat.

6. Werkzeuge an die Hand geben

Hier geben Sie den Mitarbeitenden die Mittel und Werkzeuge an die Hand, die sie zur Erfüllung der Aufgabe benötigen. Wenn die verantwortliche Person Teilaufgaben an andere delegieren kann oder soll, sollte dies hier genau besprochen werden. Dann schließt sich dasselbe Verfahren zur Aufgabendelegation hier an: Wer, Wann, Was, Warum, Wie, Womit.

7. Wertschätzung zeigen

Wer von seinen Mitarbeitenden eine Leistung einfordert, sollte ihnen auch den notwendigen Respekt entgegenbringen. Ein freundliches Dankeschön im Voraus nehmen alle gerne entgegen.

Wie gut diese sieben Punkte bei Ihren Mitarbeitern ankommen und wie die Aufgabe dann erfüllt wird, hängt unter anderem von der Mitarbeitermotivation ab.