Meetings und Besprechungen verbessernDer besprechungsfreie Tag

Mit einem besprechungsfreien Tag dämmen Sie die Flut an Meetings etwas ein. Damit schaffen Sie allen im Team zumindest die Möglichkeit, wichtige und schwierige Aufgaben am Stück zu bearbeiten. Sie verringern das Gefühl, dass man vor lauter Besprechungen zu nichts mehr kommt.

Hören Sie von einem Geschäftspartner auch oft, dass er montags nicht könne, weil der Tag immer vollgestopft mit Meetings sei? Machen Sie es umgekehrt: Halten Sie sich einen Tag grundsätzlich frei von Besprechungen!

Wenn Sie die Regel beherzigen, dass jede Besprechung einen Wert für alle Beteiligten, für das Team, die Abteilung und für das Unternehmen haben soll, dann ist die Besprechungszeit eine wertvolle Investition. Wenn es einen wirklichen Anlass gibt, dann gibt es auch eine Besprechung – egal an welchem Tag. Doch wenn es nicht brandeilig ist, schätzen es Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wenn sie von Besprechungen auch mal verschont werden und zu ihrer „eigentlichen Arbeit kommen.“

Die vielen Besprechungen sollten den Wochenablauf nicht zerstückeln

Sie sollten also einen Tag von Meetings freihalten, etwa um:

  • wichtige konzeptionelle Aufgaben zu erledigen, für die Sie einige Stunden in Ruhe und am Stück arbeiten müssen;
  • eine wichtige Präsentation für die Geschäftsleitung oder für den Kunden vorzubereiten und zu erstellen;
  • Besprechungen an anderen Tagen richtig vorzubereiten und nachzubereiten;
  • die Aufgaben für die nächsten Tage zu planen und vorzubereiten und damit Ihre To-Do-Liste wieder einmal ein Stück abzuarbeiten.

Den besprechungsfreien Tag im Team abstimmen

Vermitteln Sie allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Ihrem Team, warum es diesen besprechungsfreien Tag geben muss und was Ihnen dabei wichtig ist. Stimmen Sie sich untereinander ab, welcher Tag es sein soll. Nehmen Sie dabei Rücksicht auf Teilzeitkräfte und auf diejenigen, die von zu Hause aus arbeiten. Sie können einen gemeinsamen besprechungsfreien Tag für alle festlegen oder einfach vorgeben, dass jeder einzelne seinen freien Tag einplanen solle. Welches Modell besser ist, ergibt sich aus Ihrer Arbeitssituation und aus der Zeitplanung für Besprechungen.

Halten Sie fest, wie Sie anderen Abteilungen im Unternehmen oder Ihren Kunden vermitteln, dass Sie an diesem (besprechungsfreien) Tag leider keine Zeit für die Besprechung haben. Blockieren Sie diesen Tag im Gruppenkalender als „belegt“.

Und wenn das gar nicht klappt: Auch ein halber besprechungsfreier Tag kann allen Kollegen schon etwas bringen!

Praxis

Legen Sie gemeinsam in Ihrem Team den besprechungsfreien Tag fest oder ermöglichen Sie jedem Einzelnen, einen eigenen besprechungsfreien Tag einzuplanen. Kontrollieren Sie, dass diese Regel für mehr Zufriedenheit mit Besprechungen von allen beherzigt wird.

Überprüfen Sie nach einer Weile, ob dieses Vorhaben funktioniert – oder ob doch eine wichtige Besprechung fehlt.

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