LeistungsbeurteilungDie Leistungsbeurteilung als Instrument der Mitarbeiterführung

Die Leistungsbeurteilung erfolgt meist durch die direkten Vorgesetzten. In einem formalen Mitarbeitergespräch wird beurteilt, ob und wie ein zuvor gesetztes Ziel durch die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter erreicht wurde. Erfahren Sie, welche Voraussetzungen es für die Leistungsbeurteilung braucht, wann die informelle Leistungsbeurteilung angebracht ist und welche Regeln Sie beachten sollten.

Was eine Leistungsbeurteilung ist

Ohne die Leistung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz kann kein Unternehmen erfolgreich sein. Leistung und ein entsprechendes Verhalten sind gewissermaßen der „Motor“ einer Organisation. Die Beschäftigten nutzen ihre Kompetenzen und Fähigkeiten, um eigene Ziele und die Ziele des Unternehmens zu erreichen.

Mit dem Führungsinstrument der formalen Leistungsbeurteilung wird ermittelt, inwiefern Leistung und Verhalten einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters geeignet sind, um die vereinbarten Ziele zu erreichen. Weil die Leistungsbeurteilung in der Regel durch die direkte Führungskraft erfolgt, ist sie ein wichtiges Instrument der Führung durch Feedback. Einige Unternehmen nutzen bereits erweiterte Methoden der Leistungsbeurteilung wie das 360-Grad-Feedback. Bei dieser Methode werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, insbesondere Führungskräfte, nicht nur von ihren Vorgesetzten, sondern auch von Untergebenen, Kollegen oder Kunden beurteilt.

Im Rahmen der Leistungsbeurteilung wird überprüft, ob ein zuvor gesetztes Ziel erreicht wurde. Meist wird auch beurteilt, wie dieses Ziel erreicht wurde. Die beurteilende Person beobachtet dazu das Verhalten, das Handeln und die Arbeit eines Mitarbeiters, bewertet dies anhand eines Rasters und prüft, ob der Mitarbeiter die gesteckten Ziele so erreicht. Darüber führt der Beurteilende dann mit dem Mitarbeiter regelmäßig ein Gespräch, in dem die Leistungen, das Verhalten und die Beurteilung mitgeteilt und besprochen werden.

Leistungsbeurteilung

Bei der Leistungsbeurteilung stellen Vorgesetzte fest, ob und in welchem Maß Mitarbeiter vereinbarte Ziele oder die festgelegten Aufgaben und Anforderungen an ihrem Arbeitsplatz erfüllt haben. Außerdem wird das Verhalten des Mitarbeiters beurteilt, insbesondere gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen sowie gegenüber Kunden.

Die Leistungen werden anhand von festgelegten Kriterien beurteilt. Dazu können messbare Kennzahlen oder qualitative Indikatoren herangezogen werden. Ist das nicht möglich, kann die Leistung geschätzt oder über ein Punkte- oder Notensystem beurteilt werden. Bei einer formalisierten Leistungsbeurteilung sind die Vorgehensweise und das Bewertungssystem für alle Führungskräfte verbindlich vorgegeben und für die Beurteilten nachvollziehbar.

Wofür die Leistungsbeurteilung eingesetzt wird

Die Leistungsbeurteilung ist ein sehr wichtiges Instrument der Mitarbeiterführung. Nur so erfährt die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter, ob die von der Person erbrachte Leistung von der direkten Führungskraft und vom Unternehmen anerkannt wird. Und nur so kann der oder die Vorgesetzte dafür sorgen, dass der Mitarbeiter zum Erfolg des Unternehmens beiträgt oder gegebenenfalls sein Verhalten und sein Handeln ändert. Weitere Vorteile einer Leistungsbeurteilung sind:

  • Den Beschäftigten werden die Ziele und Strategien des Unternehmens verdeutlicht.
  • Die Leistungsbeurteilung ist eine gute Gelegenheit, bei der Beschäftigte und Vorgesetzte über die gemeinsame Arbeit sprechen.
  • Beschäftigte können dort eingesetzt werden, wo ihre Kompetenzen und Interessen am besten zur Geltung kommen.
  • Auf der Leistungsbeurteilung können weitere Instrumente des Personalmanagements wie Weiterbildung, Personalentwicklung oder Karriereplanung aufbauen.
  • Leistungsbeurteilungen können Grundlage sein für Beförderungen, Gehaltserhöhungen, Versetzungen oder Zeugnisse; dazu folgen sie einem formellen Ablauf und sie werden dokumentiert.
  • Ganz wichtig: Die Beschäftigten erhalten eine Rückmeldung über ihr Verhalten und Handeln; die Leistungsbeurteilung ist ein wichtiger Faktor für die Mitarbeitermotivation.

Welche Voraussetzungen es für die Leistungsbeurteilung braucht

Voraussetzung für die Leistungsbeurteilung ist, dass sie nicht zufällig und willkürlich ausfällt, sondern nachvollziehbar und fair ist. Deshalb sollte jedes Unternehmen ein verbindliches System der Leistungsbeurteilung haben. Neben der alltäglichen Rückmeldung über gerade festgestellte Leistungen – also spontanes Feedback als Lob oder konstruktive Kritik – sollte ein standardisiertes Verfahren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Vorgesetzten helfen, eine nachvollziehbare und faire Leistungsbeurteilung durchzuführen – etwa jährlich oder halbjährlich im Rahmen des Mitarbeitergesprächs.

Eine Leistung kann nur beurteilt werden, wenn vorher Erwartungen ausgesprochen und Ziele vereinbart wurden. Die Ziele leiten sich im Allgemeinen aus der Stelle und den mit ihr verbundenen Aufgaben und Anforderungen an Kompetenzen und Verhaltensweisen des Stelleninhabers ab. Eine formale Leistungsbeurteilung muss zwingend eine formale Zielvereinbarung beinhalten; und auch die Anforderungen und Erwartungen müssen klar ausgesprochen werden. Sonst sind Konflikte vorprogrammiert.

Tipp: Zielvereinbarungsgespräche führen

Wie Sie aus Unternehmenszielen die Ziele für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ableiten und in einem Zielvereinbarungsgespräch vermitteln, erfahren Sie im Handbuch-Kapitel Zielvereinbarungen.

Bei der Leistungsbeurteilung wird nicht nur überprüft, ob das vorgegebene Ziel erreicht wurde; auch das „wie“ wird hinterfragt. Der und die Beurteilende bezieht in das Urteil – ausgesprochen oder unausgesprochen – beispielsweise mit ein,

  • unter welchen Bedingungen die Ziele erreicht wurden (schwierige oder günstige Rahmenbedingungen);
  • welche Kompetenzen, Stärken, Schwächen oder Fertigkeiten des oder der Beurteilten dabei sichtbar wurden;
  • ob ähnliche oder andere Leistungen auch in Zukunft zu erwarten sind;
  • ob der und die Beurteilte weiter ermutigt oder gebremst werden muss;
  • ob die Leistung auf Kosten anderer Aufgaben erbracht wurde;
  • wie der oder die Beurteilte sich dabei gegenüber anderen Beschäftigten, Vorgesetzten oder externen Partnern verhalten hat.

Woraus sich Leistungskriterien ableiten

Um die Leistung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters beurteilen zu können, braucht es messbare oder erkennbare Leistungskriterien. Diese leiten sich ab aus:

  • Anforderungen, die aus den Aufgaben der Stelle resultieren
  • Erwartungen an das Verhalten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • vereinbarte Ziele

Vorgesetzte schauen außerdem auf die Arbeitsergebnisse in Bezug auf Qualität und Quantität. Daraus entwickeln sie dann ihr Urteil und ihre Bewertung.

Vorgesetzte als Beurteilende und Beschäftigte als Beurteilte haben ihre mehr oder weniger konkreten Vorstellungen, wie diese Kriterien in die formale Leistungsbeurteilung eingehen sollen. Manche dieser Kriterien sind bekannt, andere wirken verdeckt. Sie werden nicht angemessen ausgesprochen oder resultieren aus dem Unterbewussten; zum Beispiel Sympathie oder Antipathie gegenüber einer Person. Die Leistungskriterien und die Bewertung können von beiden Parteien gleich gesehen werden; es kann aber auch Meinungsverschiedenheiten geben.

Wann die Leistungsbeurteilung im Arbeitsalltag angebracht ist

Für die alltägliche Beurteilung zwischendurch in Form von Lob oder Kritik braucht es ebenfalls Ziele. Sie sind in Form von Normen (ungeschriebenen Verhaltens- oder Handlungsregeln) oder Standards mehr oder weniger allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bekannt. Manche sind schriftlich festgehalten, andere werden über die Unternehmenskultur vermittelt. Zum Beispiel kann der Dresscode eines Unternehmens eine Norm sein, die allen Beschäftigten nahelegt, in welcher Kleidung sie zur Arbeit erscheinen sollen. Wenn Anzug und Krawatte für den Herrn Norm sind, können Vorgesetzte ihren Mitarbeiter kritisieren, wenn sich dieser nicht daran hält.

Anders als Normen sind Standards im Allgemeinen schriftlich festgehalten und sollten damit allen bekannt sein. Das sind beispielsweise Stellenbeschreibungen, Aufgabenzuordnungen, Ablaufbeschreibungen, Anweisungen oder Verhaltensregeln, an die sich alle Beschäftigten halten müssen. Sie können deshalb auch einfacher als Normen die Grundlage für Leistungsbeurteilungen sein.

Beispiel: Leistungsbeurteilung im Arbeitsalltag

Die Vorgesetzte sagt zu ihrer Mitarbeiterin: Schreiben Sie doch an den Lieferanten X einen Brief und teilen Sie ihm mit …

Die Mitarbeiterin schreibt diesen Brief und legt ihn ihrer Vorgesetzten zur Unterschrift vor. Dann wird die Leistung der Mitarbeiterin sichtbar. Es kann zum Beispiel sein:

  • Die Mitarbeiterin hat mehrere Tippfehler im Brief. Der Standard wurde also nicht eingehalten. Es folgt Kritik.
  • Die Mitarbeiterin hat erkannt, dass die Adresse und der Ansprechpartner nicht mehr aktuell sind und die neuen Angaben selbstständig recherchiert und gleich genutzt. Die Norm „Mitdenken“ wurde erfüllt, es folgt ein Lob.

Wie mit der informellen Leistungsbeurteilung umzugehen ist

Die Leistungsbeurteilung zwischendurch erfolgt meist dann, wenn Vorgesetzte ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine konkrete Aufgabe übertragen haben und dann prüfen, ob sie korrekt ausgeführt wurde und welches Engagement die zu beurteilende Person gezeigt hat. Wenn die Aufgabe erledigt ist, können Vorgesetzte eine direkte Leistungsbeurteilung durchführen und den Mitarbeiter loben oder kritisieren.

Wie Vorgesetzte zwischendurch die Leistung ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wahrnehmen, sollte dokumentiert und vor dem Hintergrund der vereinbarten Ziele in die formelle Leistungsbeurteilung eingehen. Vorgesetzte können dann mit konkreten Beispielen deutlich machen, wie sie zu einem bestimmten Urteil kommen.

Regeln für die Leistungsbeurteilung

Folgende Regeln sind bei allen Leistungsbeurteilungen wichtig:

  • Erwartungen sind ausgesprochen und Ziele sind gemeinsam vereinbart.
  • Normen und Standards sind bekannt.
  • Es wird alles Wichtige schriftlich dokumentiert.
  • Die Beurteilung erfolgt anhand möglichst konkreter Beispiele und Fakten.

Welche rechtlichen Rahmenbedingungen für Leistungsbeurteilungen gelten

Zu beachten sind immer die rechtlichen Rahmenbedingungen der Leistungsbeurteilung. Maßgeblich ist der Arbeitsvertrag: Vorgesetzte dürfen nur das beurteilen und dokumentieren, was im Sinne des vereinbarten Arbeitsverhältnisses und des Arbeitsvertrags ist und wo es aus Sicht des Vorgesetzten und des Unternehmens ein berechtigtes und billigenswertes Interesse gibt. Die Beurteilung darf sich nur auf die Arbeitsleistung und das Arbeitsverhalten beziehen. Andere Faktoren, die darauf keinen unmittelbaren Einfluss haben, dürfen nicht herangezogen werden.

Was im Einzelfall dazu gehört, darüber darf der Betriebsrat mitbestimmen (§94, Abs. 2 BetrVG). Er kann das Beurteilungssystem und die Beurteilungskriterien prüfen und gegebenenfalls ablehnen, wenn er sachgerechte Gründe anführt. Im Zweifelsfall entscheidet die Einigungsstelle (§76 BetrVG). Es empfiehlt sich, eine Betriebsvereinbarung über Art und Inhalte von Leistungsbeurteilungen abzuschließen.

Keinen Einfluss hat der Betriebsrat auf die konkrete Beurteilung einer einzelnen Person. Diese ist Sache des Arbeitgebers oder des Vertreters (Führungskraft oder Vorgesetzte) und des bewerteten Mitarbeiters. Die oder der Bewertete darf einen Vertreter des Betriebsrats als Berater und Fürsprecher zum Gespräch hinzuziehen; der Betriebsrat darf das aber nicht seinerseits verlangen. Das Gespräch zur Leistungsbeurteilung ist persönlich und unterliegt dem Schutz der Privatsphäre. Deshalb müssen auch Aufzeichnungen der Vorgesetzten darüber sehr sensibel gehandhabt werden (nur für Personalakte mit festgelegten Einsichtsrechten).

Praxis

Haben Sie mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Ziele vereinbart? In welcher Form und zu welcher Gelegenheit? Liegt die Zielvereinbarung schriftlich vor?

Mithilfe des folgenden Formulars können Sie die vereinbarten Ziele schriftlich dokumentieren.

Im nächsten Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels geht es um den Prozess, wie Sie ein System der Leistungsbeurteilung einsetzen. So können Sie für Ihr Unternehmen Ihr eigenes Verfahren entwickeln.