Kapitel 036: Total Cost of Ownership (TCO)Ergebnisse der TCO-Analyse nutzen und Kosten sparen

Die Analyse der Total Cost of Ownership (TCO) macht sichtbar, wovon während der gesamten Lebensdauer und Einsatzdauer des Produkts die Kosten maßgeblich abhängen. Damit sind die Stellhebel bekannt, die für eine kostenbewusste Nutzung relevant sind.

Unternehmen können mit diesen Erkenntnissen erhebliche Rationalisierungserfolge erzielen. Voraussetzung ist: Sie achten bei der Anschaffung, Einführung und beim Betrieb des Produkts darauf, die richtigen Aktivitäten und Maßnahmen umzusetzen.

Beispiel: Bei der Einführung einer neuen Software werden die Total Cost of Ownership hauptsächlich durch den Umgang der Anwender mit der Software bestimmt. Eine angemessene Schulung und Betreuung der Anwender bei Problemen kann erheblich dazu beitragen, dass die Kosten sinken und damit die Produktivität steigt.

Identifizieren Sie so für Ihr Investitionsvorhaben, auf welche Aktivitäten es bei der Umsetzung der Lösung vor allem ankommt. Binden Sie rechtzeitig die Personen in Ihrem Unternehmen ein, die dabei entsprechende Rollen und Aufgaben haben.

Die Kosten für einen Lkw setzen sich aus zahlreichen Kostenarten zusammen. Dabei entfällt auf die Anschaffung (Lkw-Preis) und den damit verbundenen Wertverlust nur ein kleiner Anteil – verglichen mit allen Betriebskosten während der Nutzungszeit eines Lkw.

Die folgende Abbildung zeigt, welche Kostenarten und Kostentreiber maßgeblich sein können, wenn es darum geht, die Betriebskosten pro Jahr, pro Einsatzstunde oder pro gefahrene Kilometer zu berechnen. Zudem werden die Stellhebel sichtbar, über die sich Kosten einsparen lassen. Das sind:

• Kraftstoffverbrauch
• Preis des Kraftstoffs
• Einsatzzeit oder Auslastung
• Laufleistung
• sonstige Betriebskosten
• Anzahl der Wartungen
• Kosten pro Wartung

Wenn beispielsweise die Fahrerinnen und Fahrer regelmäßig geschult und motiviert werden, spritsparend zu fahren, kann das einen großen Einfluss auf die Betriebskosten haben.

Bislang wurden nur die Kosten betrachtet und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung identifiziert. In einem weiteren Schritt können die Nutzenpotenziale analysiert und herausgestellt werden.

Die TCO-Analyse macht einige dieser Nutzenpotenziale sichtbar. Wenn die einzelnen Alternativen und die Kostenarten und Kostentreiber bekannt sind, wird deutlich, welche Vorteile der Einsatz einer bestimmten Lösung für das Unternehmen bringt. Diese sind bei der Argumentation für eine Investition oft entscheidend.

Beispiel: Die Einführung einer bestimmten Software reduziert die Zeit für das Erstellen eines Reports von heute zwei Stunden auf zukünftig eine Stunde. Der wesentliche Nutzen, der mit einer neuen Software verbunden sein sollte, ist, den Zeitaufwand für einen Report zu reduzieren. Eine Lösung, die genau diesen Nutzen am besten erfüllt, ist unter diesem Gesichtspunkt die beste.

Mit der TCO-Analyse können Sie so wichtige Argumente für Ihre Entscheidungsvorlage oder Entscheidung herausarbeiten und herausstellen. Beispiele für die Formulierung eines Arguments in Ihrem Entscheidungsvorschlag sind:

• Mit Lösung A reduzieren wir die Bearbeitungszeit für das Erstellen der Reports um 50 Prozent.
• Mit dieser Server-Technologie sparen wir pro Server 855 EUR bei den Stromkosten.
• Bei einer Fahrleistung von einer Million Kilometer sparen wir bei diesem Lkw und seinem spritsparenden Motor 5 Prozent der Gesamtkosten.

Wenn Sie Ihre Total Cost of Ownership kennen, können Sie abschätzen, ob vielleicht ganz andere Lösungen rentabler für Sie sind, die nicht mehr das Produkt, sondern die Dienstleistung in den Vordergrund stellen. Das ist besonders relevant für sogenannte Betreibermodelle.

Der Lieferant betreibt das Produkt in Ihrem Auftrag und erhebt dafür eine regelmäßige Gebühr. Diese kann geringer ausfallen als entsprechende Kosten, die nach der TCO-Analyse bei Ihnen anfallen. Beispiele dafür sind:

• Software as a Service (SaaS)
• Flottenmanagement für Fahrzeuge
• Facility-Management für Gebäude
• Betreibermodelle für Maschinen