Formel oder Power Query? Den richtigen Ansatz zur Datenbereinigung wählen

Das Problem: Womit werden die Daten am besten geprüft und bereinigt?

Viele Aufgaben der Datenbereinigung lassen sich in Excel auf unterschiedliche Weise lösen. Typischerweise stehen Anwender vor genau dieser Frage:

• Soll ich das mit einer Formel lösen?
• Oder ist Power Query der bessere Weg?

Beide Ansätze funktionieren – und genau das macht die Entscheidung schwierig. In der Praxis führt das oft zu:

• uneinheitlichen Lösungen
• Mischformen ohne klare Linie
• schwer wartbaren Dateien
• Diskussionen im Team, welcher Weg „der richtige“ ist

Das Problem liegt selten in der Technik, sondern in einer fehlenden Entscheidungssystematik.

Der passende Prompt (Beispiel)

Der entscheidende Schritt ist, nicht nach einer Lösung, sondern nach einer Einordnung zu fragen. Ein möglicher Prompt dazu wäre:

„Ich habe eine typische Datenbereinigungsaufgabe in Excel. Bitte vergleiche eine Formel-Lösung mit einer Power-Query-Lösung und erkläre mir,
– wann welcher Ansatz sinnvoll ist
– welche Vor- und Nachteile bestehen
– und welche Risiken ich beachten sollte.“

Dieser Prompt verschiebt den Fokus weg von „Wie mache ich es?“ hin zu „Welcher Ansatz passt zu meinem Szenario?“.

Wie übergibt man die Aufgabe an ChatGPT?

Für diesen Praxisfall benötigt ChatGPT keinen Code, sondern eine Beschreibung der Aufgabe. Hilfreich sind Angaben wie:

Art der Daten:

• einmalige Liste
• regelmäßiger Import

Häufigkeit:

• einmalig
• monatlich
• automatisiert

Ziel:

• schnelle Auswertung
• langfristiger Prozess

Nutzerkreis:

• nur man selbst
• mehrere Anwender

Änderungswahrscheinlichkeit:

• stabil
• häufig wechselnd

Diese Kontextinformationen sind wichtiger als jede Formel.

Was ChatGPT daraufhin leistet

ChatGPT betrachtet Formel- und Power-Query-Lösungen nicht wertend, sondern situativ. Typische Einordnung:

Formeln sind sinnvoll, wenn …

• die Daten bereits im Arbeitsblatt liegen,
• schnelle, transparente Ergebnisse benötigt werden,
• die Logik einfach bleibt,
• Anpassungen spontan erfolgen sollen,
• der Anwender die Berechnung sehen möchte.

Power Query ist sinnvoll, wenn …

• Daten regelmäßig importiert werden,
• gleiche Bereinigungsschritte wiederholt auftreten,
• Datenquellen wechseln oder wachsen,
• Prozesse reproduzierbar sein sollen,
• Daten vor der Analyse standardisiert werden müssen.

Zusätzlich weist ChatGPT häufig auf Mischstrategien hin. So eignet sich Power Query für eine Grundbereinigung, während Formeln für Auswertung und Logik oft besser sind.

Worauf man beim Prompt achten sollte

Damit ChatGPT nicht nur allgemein antwortet, sollte man:

• den Einsatzkontext klar beschreiben,
• die Zukunftsperspektive nennen („Wächst das?“),
• nach Risiken fragen.

Hilfreiche Ergänzungen sind außerdem Ergänzungen im Prompt wie:

„Welche Lösung ist langfristig wartbarer?“

„Wo entstehen typische Fehler?“

„Welche Lösung ist für andere Anwender besser nachvollziehbar?“

Wie man das Ergebnis sinnvoll nutzt

Der Mehrwert liegt in einer klaren Linie:

• weniger technische Diskussionen
• konsistente Datenprozesse
• nachvollziehbare Entscheidungen
• bessere Wartbarkeit

In der Praxis wird ChatGPT hier eingesetzt als:

• Entscheidungsgrundlage bei neuen Aufgaben
• Argumentationshilfe im Team
• Strukturgeber für Datenprozesse
• Unterstützung bei der Standardisierung

Bewährte Prompts für die Praxis

Grundsatzentscheidung

„Welche Kriterien sprechen bei dieser Datenbereinigung für Formeln und welche für Power Query?“

Langfristige Perspektive

„Welche Lösung ist bei regelmäßigem Datenimport nachhaltiger?“

Wartbarkeit

„Welche Lösung ist für andere Anwender besser wartbar und verständlich?“

Mischstrategie

„Ist eine Kombination aus Power Query und Formeln sinnvoll? Wenn ja, wie?“

Didaktischer Prompt

„Bitte erkläre mir die Unterschiede so, dass ich sie fachlich begründen kann.“

Einordnung und Fazit

Formeln und Power Query sind keine konkurrierenden Werkzeuge, sondern Werkzeuge für unterschiedliche Phasen der Datenarbeit. Viele Probleme entstehen nicht durch falsche Technik, sondern durch fehlende Klarheit über den Einsatzzweck.

ChatGPT hilft dabei:

• diese Klarheit herzustellen
• Entscheidungen nachvollziehbar zu machen
• Datenbereinigung strategisch zu denken

Ob Formel oder Power Query entscheidet sich nicht an der Funktion, sondern am Kontext, der Wiederholbarkeit und der Zielsetzung.