Arbeitstechniken für strukturiertes ArbeitenFragen stellen und Informationen erhalten

Mit gezielten und richtigen Fragen bekommen Sie die Informationen, die Sie für Ihre Arbeit brauchen. Ob im persönlichen Gespräch oder per E-Mail – mit klar formulierten W-Fragen sparen Sie Zeit und vermeiden Missverständnisse.

Regeln für das richtige Fragen

Wer fragt, der führt den Gesprächspartner durch ein Gespräch. Außerdem erhält man durch Fragen die Informationen, die man für die Erfüllung der eigenen Aufgabe benötigt – vorausgesetzt man stellt die richtigen Fragen in der angemessenen Form. Mit Fragen lassen sich Gespräche lenken und Diskussionen strukturieren. Sie zwingen zum Nachdenken und fördern so die Qualität der Arbeit. Das gilt auch für die Fragen, die man an sich selbst richtet.

Damit Fragen ihre Wirkung entfalten, sollten Sie einige Regeln beachten. Dazu gehört:

  • Eine Frage einleiten und begründen: Wenn Sie eine Person „ausfragen“ wollen, sollten Sie kurz erklären, warum sie fragen. Dann ist die Bereitschaft zu antworten größer und auch das Verständnis für die Frage besser.
  • Motivierende Fragen stellen: Knüpfen Sie mit Fragen an das Wissen und die Interessen Ihrer Gesprächspartner an. Das erleichtert diesen den Einstieg und motiviert sie nachzudenken und qualifizierte Antworten zu geben.
  • Keine abwertenden Fragen stellen: Sie schüchtern sonst ein oder fördern Konflikte.
  • Bestätigende Fragen stellen: Damit können Vielredner etwas gebremst werden; Schweiger werden zur Mitwirkung animiert. Außerdem lässt sich eine Aussage des Partners so noch einmal spiegeln und prüfen.
  • Eine Frage nach der anderen und insgesamt nicht zu viele: Wenn andere ausgefragt werden, stellt sich nach einer Weile Ermüdung oder Langeweile ein. Deshalb gezielt überlegen, welche Fragen gestellt werden sollen. Jede Frage sollte auch einzeln gestellt werden, damit der Gesprächspartner genau weiß, worauf er antworten soll.
  • Suggestiv-Fragen vermeiden: Sie unterstellen dem Gesprächspartner etwas, was er so gar nicht sagen will oder meint. Entweder er bricht das Gespräch dann schnell ab oder sagt etwas, das nicht seiner Meinung entspricht; der Informationsgehalt ist dann wertlos.

Informationen sammeln mit dem Fragetrichter

Wer für seine Arbeit auf Informationen von anderen angewiesen ist, muss diesen gezielt Fragen stellen. Dafür bietet sich die Technik des Fragetrichters an. Danach geht man in drei Phasen der Befragung vor:

  1. Sammelphase: Möglichst viele Informationen zu einem Thema sollen gesammelt werden. Die entscheidenden Fragen sind: Was alles? Was noch? Und außerdem?
  2. Fokussierungsphase: In dieser Phase des Fragens wird präzisiert, gefiltert, geordnet. Wichtige Fragen sind: Was im Einzelnen? Wie genau? Wer? Womit? Wo? Warum?
  3. Bestätigungsphase: Abschließend wird geklärt, ob alles richtig verstanden wurde oder ob es noch offene Punkte gibt. Fragen sind: Habe ich richtig verstanden, dass …? Stimmt es so?

In der ersten Phase sollen also möglichst offene Fragen gestellt werden. Im weiteren Verlauf des Gesprächs werden sie immer präziser, spezifisch und geschlossener, bis sie am Ende ganz geschlossen und eine Bestätigung sind; nur noch Ja/ Nein-Antworten zulassen.

Tipp: Formulierungsbeispiele für Fragen

Im Management-Handbuch finden Sie mehrere Kapitel zur Gesprächsführung im Allgemeinen und zum Fragen stellen im Besonderen. Wie Sie Fragen richtig formulieren, lesen Sie im Handbuch-Kapitel Fragetechniken und Fragearten. Dort finden Sie auch zahlreiche Formulierungsbeispiele.

Eine besondere Form des Fragens sind systemische Fragen. Durch diese Art der Formulierung motivieren Sie die befragte Person, Dinge aus einer anderen Perspektive oder auf den Kern hin zu betrachten. Beispiele für systemische Fragen finden Sie im Handbuch-Kapitel Systemische Fragen.

Praxis

Stellen Sie gute Fragen, wenn Sie Informationen von anderen Personen brauchen oder wenn Sie ein Gespräch führen wollen. Lassen Sie sich dazu anregen von den Beispielfragen in den folgenden Vorlagen. Passen Sie die Fragen an Ihr Thema und Ihr Erkenntnisinteresse an.

Geben Sie sich nicht mit den erst besten Lösungen zufrieden. Manchmal müssen Sie eine Aufgabe oder ein Problem genauer durchdenken. Das setzt unter anderem offenes und kreatives Denken voraus. Wie das funktionieren kann und worauf Sie achten sollten, lesen Sie im nächsten Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels.