Führungskompetenz entwickelnFührungskompetenz Selbstorganisation verbessern

Führungskräfte erfüllen jeden Tag ein hohes Arbeitspensum. Das erfordert ein gutes Zeitmanagement sowie ein gutes Aufgabenmanagement. Wer als Führungskraft seine Führungsaufgaben organisieren kann, kann mehr leisten. Die Selbstorganisation oder das Selbstmanagement ist deshalb eine wichtige Führungskompetenz.

Das Aufgabenpensum einer Führungskraft steigt

Als Führungskraft müssen Sie sehr viele Aufgaben erledigen. Ein Grund dafür ist, dass die Leitungsspannen immer breiter werden; Sie tragen für immer mehr Mitarbeiter die Verantwortung, müssen fachlicher Ansprechpartner sein, gemeinsame Aufgaben planen und für die Zielerreichung und Ergebnisse sorgen. Unter dem Stichwort „Verschlankung“ wurden Hierarchieebenen in den Unternehmen abgebaut mit der Folge, dass eine Führungskraft oft für zu viele Mitarbeiter und zu viele Aufgaben verantwortlich ist. Das kann letztlich nur durch gutes Selbstmanagement und eine straffe Organisation am Arbeitsplatz bewältigt werden.

Zeitmanagement überprüfen

Überprüfen Sie regelmäßig die Einteilung Ihres Arbeitstags und Ihr Zeitmanagement. Jeder Tag hat 24 Stunden. Wie setzen Sie diese Zeit ein? Es gibt einige Investitionen, die Sie tätigen müssen, um keine gesundheitlichen Nachteile zu erleiden. Dazu zählen:

  • 8 Stunden Schlaf, Ruhe, Muße oder Meditation
  • 2 Stunden Essen (Zubereitung und Aufnahme von Mahlzeiten)
  • regelmäßige Pausen
  • ausreichend Bewegung

Das soziale Wohlbefinden verlangt außerdem, dass Sie genug Zeit in Ihr Privatleben investieren, sich um Familie oder Freunde kümmern oder ein Hobby pflegen können. Viele Beschäftigte haben eine lange Anfahrt zu ihrem Unternehmen, was ebenfalls Zeit in Anspruch nimmt. Je nachdem, was Ihre persönliche Situation kennzeichnet, bleiben acht bis zehn Stunden werktäglich für die Arbeit. Dieses Zeitbudget sollten Sie gut investieren und Ihre Arbeitszeit entsprechend gut planen und organisieren.

Aufgabenblöcke einplanen

Die wichtigsten Aufgabenblöcke einer Führungskraft, die entsprechend eingeplant werden sollten, sind:

Strategiearbeit

Zur Strategiearbeit gehören die besonders wichtigen Aufgaben wie Konzepte erstellen, Projekte planen, Zielvorgaben der Geschäftsleitung in Maßnahmenpläne übersetzen, wichtige Präsentationen vorbereiten. Dafür sollten Sie ausreichend große Zeitblöcke in Ihrem Wochenplan vorsehen, denn im Alltagsstress gehen gerade diese wichtigen Aufgaben leicht unter.

Kommunikation

Managen heißt vor allem kommunizieren. Sie müssen E-Mails bearbeiten, Telefonate führen und mit Mitarbeitern oder anderen Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens sprechen. Achten Sie darauf, dass Sie so viel wie möglich direkt vor Ort sind und mit Ihren Mitarbeitern persönlich sprechen. Denn dann bekommen Sie wichtige Informationen, bekommen die Stimmung mit und erkennen rechtzeitig Konflikte. Sie können so den Mitarbeitern auch Feedback geben (Lob und Kritik). Sie können sich informieren, was gut läuft, wo es Probleme gibt, und Sie können Anweisungen geben. Außerdem brauchen Sie Zeit für regelmäßige Mitarbeitergespräche.

Meetings

Führungskräfte verbringen viel Zeit in Meetings oder Besprechungen: Teamsitzungen mit den Mitarbeitern, um Aufgaben und Projekte zu besprechen; Abstimmungen mit anderen Abteilungen; Strategie-Workshops mit der Geschäftsleitung, Workshops für die Zielvereinbarungen oder Jours fixes zum Besprechen der alltäglichen Aufgaben und Probleme. Wichtig ist: Diese Besprechungen sollten gut vorbereitet sein und zu einem Ergebnis führen.

Formales

Führungskräfte müssen viele formale Aufgaben erledigen: Berichte schreiben, Urlaubs- und Vertretungspläne erstellen, die Abteilungen bei Veranstaltungen vertreten, Stellenbeschreibungen erstellen, rechtliche Vorgaben oder innerbetriebliche Normen umsetzen. Besonders wichtig sind die Aufgaben, die mit der Besetzung einer freien Stelle verbunden sind: Stellenausschreibung, Bewerberauswahl und Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters. Schließlich muss eine Führungskraft die für sie relevanten Regelungen des Arbeitsrechts, des Arbeitsschutzes und der Unternehmens-Compliance kennen. Diese Qualifikationen müssen erworben und gepflegt werden.

Entscheidungen treffen

Eine zentrale Aufgabe der Führungskraft ist, dass sie Entscheidungen trifft. Das ist gewissermaßen eine Querschnittsaufgabe, die ständig anfällt und immer mit den genannten Aufgaben verbunden ist.

Tipp: So organisieren Sie sich am Arbeitsplatz und im Team

Im Handbuch-Kapitel zur Büroorganisation finden Sie weitere Methoden, Werkzeuge sowie Tipps und Tricks zu Selbstorganisation am Arbeitsplatz. Auch für Ihr Zeitmanagement und die Meeting-Kultur in Ihrem Team gibt es im Handbuch zahlreiche Anregungen und Erläuterungen, die Ihnen helfen, das hohe Arbeitspensum und die vielfältigen Aufgaben einer Führungskraft zu bewältigen.

Praxis

Führungsaufgaben organisieren

Selbst gut organisiert sein, ist eine wichtige Führungskompetenz. Sie sind damit für Ihre Mitarbeiter Vorbild für eine funktionierende und leistungsorientierte Arbeitsweise. Bedenken Sie: Es kommt nicht darauf an, möglichst viel, sondern möglichst gut zu arbeiten. Achten Sie dabei auch auf Ihre persönlichen, körperlichen und emotionalen Bedürfnisse. Überprüfen Sie: Welche Aufgaben und Termine sind für Sie als Führungskraft relevant? Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

  • Erstellen Sie eine Liste Ihrer Aufgaben.
  • Erkennen Sie, wo es Defizite gibt (zum Beispiel viel zu viel vom Unwichtigen, viel zu wenig vom Wichtigen).
  • Unterscheiden Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit (siehe Abbildung 1) und legen Sie Prioritäten fest.
  • Planen Sie Ihre Aufgaben in Ihren Terminkalender ein. Achten Sie dabei auf ausreichend Pufferzeit für Ungeplantes.
Abbildung 1: Eisenhower-Portfolio für wichtige und dringliche Aufgaben

Aufgaben im Führungsalltag analysieren

Überprüfen Sie, welche Aufgaben Sie bearbeiten und welche Tätigkeiten dazu gehören, indem Sie Ihre Arbeit über mehrere Tage oder Wochen beobachten.

  • Überprüfen Sie, zu welchem Aufgabentyp aus Abbildung 1 Sie die jeweils durchgeführte Aktivität zählen.
  • Bestimmen Sie, wie viel Prozent Ihrer Arbeitszeit Sie für die jeweiligen Aufgabentypen zur Verfügung haben.

Aufgabenblöcke für den Führungsalltag einplanen

  • Planen Sie die für Sie als Führungskraft wichtigen Aufgabenblöcke ein.
  • Unterscheiden Sie dabei Ihre Aufgaben nach den Aufgabenbereichen: Strategie, Kommunikation, Meeting, Formales.
  • Planen Sie Ihre Terminkalendereinträge entsprechend.
  • Achten Sie dabei darauf, dass die Terminblöcke ausreichend groß sind, um die jeweilige Aufgabe am Stück zu bearbeiten und fertigzustellen.
  • Erstellen und aktualisieren Sie Ihren Aufgabenplan regelmäßig.

Halten Sie Ihre Notizen in der folgenden Vorlage fest und leiten Sie daraus ab, was Sie verbessern wollen.

Als Führungskraft müssen Sie vor allem die Zusammenarbeit in Ihrem Team pflegen und managen. Sie müssen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter führen. Dazu zählen vor allem regelmäßige Gespräche und Abstimmungen sowie das Loben und Kritisieren der Mitarbeiterleistung, wenn es angebracht ist. Kritisch wird es vor allem dann, wenn Sie sich von einem Mitarbeiter trennen müssen (Entlassung oder Versetzung). Und ein wichtiger Erfolgsfaktor ist, die richtigen Mitarbeiter für freie Stellen in Ihrem Team auszuwählen. Zu diesen Aspekten finden Sie im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels viele Hinweise und Erläuterungen.