Kapitel 022: Meetings und Besprechungen verbessernHybride Meetings produktiv und motivierend gestalten

Bei einem hybriden Meeting im Team ist mindestens eine Teilnehmerin oder ein Teilnehmer physisch im Büro oder im Meeting-Raum anwesend, während mindestens eine Person virtuell teilnimmt. Hybride Meetings werden auch als Hybrid-Sitzungen oder Hybrid-Besprechungen bezeichnet.

Bei einem hybriden Meeting gibt es also sowohl persönlich und körperlich anwesende Personen als auch solche, die virtuell und online als sogenannte Remote-Teilnehmende dabei sind. Meistens arbeiten einige Personen vor Ort in der Betriebsstätte, während sich andere im Homeoffice oder an einem anderen Firmensitz aufhalten.

Hybride Meetings können nur dann produktiv gestaltet werden, wenn die Technik, die Inhalte und die Verhaltensregeln für das Meeting entsprechend vorbereitet werden und alle Teilnehmenden die Ziele und die speziellen Regeln genau kennen.

Technische Vorbereitung

Meist wird die technische Vorbereitung von den einzelnen Teilnehmenden selbst vorgenommen. Sie als Hauptverantwortlicher helfen und unterstützen, wenn notwendig – zum Beispiel, indem das Equipment zur Verfügung gestellt und eingerichtet wird. Teilnehmende benötigen:

• Headset mit Mikrofon
• oder: Lautsprecher oder Kopfhörer sowie ein internes (Laptop) oder externes (PC) Mikrofon
• eingebaute oder separate Kamera (Webcam)
• Tageslicht oder eine (Tageslicht-)Lampe, die neutrales Licht spendet und nicht blendet
• mindestens einen Bildschirm, besser zwei, oder einen Laptop und einen separaten Bildschirm
• Zugriff auf Agenda und gemeinsame Notizen und Dateien
• Rechte für Bildschirm teilen, Notizen machen, aufs Whiteboard schreiben, Chat-Funktion nutzen etc.

Alle wichtigen Dokumente werden entweder per E-Mail verteilt oder an einem zentralen Ort abgelegt, für den alle Teilnehmenden die nötigen Zugriffs- und Bearbeitungsrechte besitzen.

Was Sie für hybride Meetings noch vorbereiten

Wenn Sie das hybride Meeting initiieren und moderieren, bereiten Sie außerdem vor:

• Informieren Sie sich vorher: Welche Teilnehmerinnen und Teilnehmer werden vor Ort anwesend sein und welche nehmen virtuell teil?
• Liefern Sie allen Teilnehmenden die relevanten fachbezogenen Informationen; alle sollten auf dem gleichen Wissensstand sein.
• Bereiten Sie für längere hybride Meetings eine Agenda und ein Dokument zur Erfassung des Protokolls vor.
• Ernennen Sie eine Protokollantin oder einen Protokollanten, wenn notwendig.

• Planen Sie Pausen ein; virtuell Teilnehmende brauchen meist häufiger Pausen.
• Bereiten Sie für die persönlich Anwesenden Getränke oder Snacks vor; insbesondere dann, wenn externe Gäste dabei sind.
• Weisen Sie die virtuell Teilnehmenden ebenfalls darauf hin, dass sie sich Getränke bereitstellen.
• Bitten Sie virtuell Teilnehmende, einen einheitlichen Hintergrund (neutral oder mit unauffälligem Firmenlogo am Rand) zu nutzen, wenn externe Personen anwesend sind.

Prüfen Sie, ob die Meeting-Räume angemessen technisch ausgestattet sind. Viele Unternehmen nutzen einen großen Monitor, der an einem zentralen Ort des Meeting-Raums so aufgehängt wird, dass alle vor Ort Teilnehmenden einen guten Blick darauf haben. Die Lautsprecher müssen angeschlossen werden, funktionstüchtig sein und schon vor Beginn der Besprechung auf eine angenehme Lautstärke reguliert werden.

Weil eine einzelne Kamera oft nicht alle vor Ort anwesenden Teilnehmerinnen und Teilnehmer erfassen kann, benötigt jede Person zusätzlich eine eigene Kamera. Das lässt sich am besten mit Laptops realisieren, bei denen die Kamera ins Gerät integriert ist. Sind nicht genügend Laptops verfügbar, müssen zumindest Mikrofone zur Verfügung gestellt werden, damit sich alle verständigen können.

Etablieren Sie eine Art Verhaltenskodex, speziell für hybride Meetings. Wenn sich die Teilnehmenden an gemeinsam vereinbarte Regeln halten, entsteht eine positive Atmosphäre – alle fühlen sich wohl. Eine angemessene, höfliche und gleichberechtigte Kommunikation auf Augenhöhe fördert die Motivation und Eigeninitiative der Teilnehmerinnen und Teilnehmer.

Führen Sie folgende Regeln ein oder leiten Sie eigene Regeln daraus ab:

• Niemand nimmt während hybrider Meetings das Smartphone in die Hand.
• Während Besprechungen werden keine E-Mails geschrieben; auch der Chat wird nur für das laufende Meeting genutzt (wenn hilfreich).
• Im direkten Umfeld gibt es weder akustische noch optische Störungen. (direktes Sonnenlicht, Kindergeschrei, Musik, Haushaltsgeräusche, herumlaufende Menschen im Hintergrund, Stimmen …)
• Alle aktivieren die Kamera.
• Jede und jeder ist selbst dafür verantwortlich, dass das eigene Bild und der eigene Ton störungsfrei übertragen werden.
• Sind Kamera oder Mikrofon aufgrund technischer Probleme einmal nicht einwandfrei funktionsfähig, wird der Fehler so schnell wie möglich behoben.
• Bei Diskussionen wird eine Rednerliste geführt; Meldungen dazu erfolgen durch ein Signal oder einen Chateintrag.
• Eine Person (Moderator oder Protokollant) achtet darauf, dass alle Wortmeldungen berücksichtigt werden – sowohl die der vor Ort anwesenden, als auch der virtuell zugeschalteten Personen.
• Alle müssen erkennen können, wer gerade spricht; im Zweifel sagt man zu Beginn seines Wortbeitrags den eigenen Namen.

Für die Moderatorin oder den Moderator hybrider Meetings bestehen die Hauptaufgaben darin,

• Teilnehmende zur Mitarbeit zu motivieren,
• allen Personen genügend Redeanteil zu gewähren,
• auf die Einhaltung von Regeln zu achten,
• das faire Miteinander zu fördern,
• das Team zu gemeinsamen Entscheidungen zu führen.

Das können Sie nur leisten, wenn Sie sich ausführlich vorbereiten und – bei Meetings mit vielen Teilnehmenden – die Moderationsaufgaben aufteilen:

• Übertragen Sie etwa die Verantwortung für einen technisch reibungslosen Ablauf an eine technisch versierte Person.
• Ernennen Sie eine Protokollantin oder einen Protokollanten.
• Jemand erhält den Auftrag, Sie an die Einhaltung des Zeitplans zu erinnern.
• Eine Person führt eine Rednerliste oder achtet auf alle Wortmeldungen.
• Falls sich die Teilnehmenden in Details verlieren oder zu weit vom Thema abkommen, greifen Sie moderierend ein.

Sie als Führungskraft oder fachlich Verantwortlicher möchten die Moderation nicht übernehmen? Dann sollten Sie diese Aufgabe an eine geeignete Person übertragen, die mit den Meeting-Regeln, internen Vorgehensweisen, relevanten Themen und den Rollen der Teilnehmenden vertraut ist.

Übernimmt jemand anders die Moderation, können Sie sich auf Inhaltliches konzentrieren, um dem Team bei der gemeinsamen Zielerreichung besser zu helfen. Außerdem haben Außenstehende in der Regel eine neutralere Sicht auf die Dinge und eignen sich daher besonders gut, um unparteiisch die Gespräche zu lenken und die Einhaltung der Kommunikationsregeln zu überwachen.

Tipps für Moderatoren hybrider Meetings

So erleichtern sich Moderatorinnen und Moderatoren die Arbeit während hybrider Besprechungen:

Agenda nutzen: Mithilfe einer Agenda behalten Sie den Überblick über Ihren Zeitrahmen, denken an alle wichtigen Themen und sorgen für einen logischen Aufbau der Besprechung.

Ergebnisse festhalten: Nutzen Sie ein einfaches Tool, um wichtige Beiträge, offene Punkte und Beschlüsse schon während der Besprechung zu dokumentieren; alle sollten diese Notizen jederzeit sehen (können) – zum Beispiel auf dem Whiteboard, im Chat, auf einer Notizenseite oder auf dem Flipchart, das auch für die virtuell Teilnehmenden lesbar ist.

Für entspannte Atmosphäre sorgen: Falls sich die Teilnehmenden noch nicht gut kennen, lockern Sie die Stimmung zum Beispiel mithilfe von Icebreaker-Fragen auf, statt sofort mit der Tagesordnung zu starten.

Remote-Teilnehmende direkt ansprechen: Bei hybriden Meetings haben häufig die Anwesenden mehr Redeanteil als die virtuell teilnehmenden Personen. Eine gelungene Moderation zeichnet sich dadurch aus, dass alle ungefähr gleich häufig zu Wort kommen – unabhängig vom Aufenthaltsort. Sprechen Sie Teilnehmende aktiv an, falls jemand nur noch schweigend zuhört. Stellen Sie Fragen, wie:

„Teilst du die Meinung?“

„Haben wir etwas vergessen?“

„Möchtest du etwas ergänzen?“

Neben einer guten Planung und einer gelungenen Moderation gibt es noch weitere Maßnahmen, um hybride Meetings optimal zu gestalten:

Wenn eine Person etwas vorstellt oder vorträgt, schalten die anderen Teilnehmenden das eigene Mikrofon stumm, um nicht aus Versehen zu stören oder zu unterbrechen.

Bilaterale Gespräche und Smalltalk werden generell nicht während hybrider Meetings geführt. Das gilt insbesondere für Teilnehmende vor Ort; bei ihnen ist die Versuchung größer. Man fühlt sich „unter sich“ durch die räumliche Distanz zu virtuell teilnehmenden Gesprächspartnern.

Am Ende des hybriden Meetings werden einige Minuten eingeplant, um eine kurze Rücksprache im Team zu halten:

• Sind alle ausreichend zu Wort gekommen?
• Wurden alle gut verstanden und gesehen?
• Gab es aus Sicht der Teilnehmenden Defizite – aufseiten der Anwesenden oder aufseiten der Remote-Teilnehmenden?
• Benötigen wir neue oder veränderte Verhaltensregeln?
• Haben wir unsere Ziele erreicht?