StellenbeschreibungInformation für die Stellenbeschreibung erfassen

Um eine Stelle angemessen zu beschreiben und als Stellenbeschreibung zu dokumentieren, braucht es unterschiedliche Informationen. Diese müssen beschafft und erfasst werden. Notwendig dafür sind Befragungen der Stelleninhaber, Beobachtungen am Arbeitsplatz oder Messungen. Lesen Sie, wie Sie dazu vorgehen.

Informationen über die Stelle beschaffen

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen für einzelne Stellen, für Arbeitsplätze oder Arbeitsbereiche eine Stellenbeschreibung erarbeiten und nutzen wollen, müssen Sie alle Informationen beschaffen, die Sie für die Dokumentation der Stelle benötigen. Das ist mit Aufwand verbunden, der natürlich gering gehalten werden soll. Deshalb sollten Sie bei der Informationsbeschaffung für die Stellenbeschreibung zielgerichtet vorgehen. Sie sollten zunächst klären, wofür Sie die Stellenbeschreibung brauchen, der Zweck und die Ziele, die Sie mit der Stellenbeschreibung verfolgen.

Daraus leitet sich ab, welche Inhalte Ihre Stellenbeschreibung haben sollte. Mindestens sollte die Stellenbeschreibung eine Bezeichnung haben und die Aufgaben, Befugnisse und Kompetenzen sowie die Schnittstellen zu über-, unter- und nebengeordneten Stellen und Bereichen benennen. Was außerdem wichtig sein kann, ist im vorigen Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels dargestellt.

Die Informationsbeschaffung ist ein wesentlicher Schritt bei der erstmaligen Erstellung von Stellenbeschreibungen. Auch bei der Aktualisierung und Pflege spielt sie eine Rolle; der Aufwand dafür wird aber in den meisten Fällen abnehmen.

Quellen für die Informationsbeschaffung

Wenn Sie wissen, welche Inhalte und Informationen Sie für Ihre Stellenbeschreibung brauchen, können Sie klären, woher Sie diese bekommen. Mögliche Quellen für die benötigten Informationen für eine Stellenbeschreibung sind:

  • Stelleninhaber: Führen Sie mit den Stelleninhabern Gespräche über die Aufgaben, Befugnisse und Kompetenzen, die diese für ihre Stelle mitbringen müssen. Die Gespräche können ergänzt werden durch Beobachtungen, durch die Protokolle aus den Mitarbeitergesprächen oder aus Zielvereinbarungsgesprächen.
  • Vorgesetzte, Kollegen, Untergebene: Die Angaben des Stelleninhabers können ergänzt (und besser beurteilt) werden, wenn sie mit den Angaben von Vorgesetzten, Kollegen oder Untergebenen verglichen werden.
  • Selbstaufschreibung durch den Stelleninhaber: Die Stelleninhaber führen über einen festgelegten Zeitraum selbst Protokoll, Tagebuch oder Logbuch über das, was sie tun. Sie können am Ende auch einen Erfahrungsbericht erstellen (zum Beispiel nach Ablauf der Probezeit).
  • Dokumentationen: Dokumente wie Stellenanzeigen, Arbeitszeugnisse, Protokolle oder Personalakten können ausgewertet werden.

Probleme bei der Informationsbeschaffung

Wenn nur der Stelleninhaber befragt wird, kann es zu Verzerrungen oder einseitigen Sichtweisen kommen. Das kann mehrere Gründe haben: Mitarbeiter können nicht genau artikulieren, was ihre Aufgaben sind. Sie befürchten mit der Stellenbeschreibung eine Leistungskontrolle oder Leistungsverdichtung. Oder sie geben ein einseitiges Bild, in dem sie vor allem ihre guten Leistungen hervorheben, nur solche Aufgaben ansprechen, die sie gerne tun oder unregelmäßige Aufgaben vergessen. Deshalb sollten die Angaben des Stelleninhabers immer durch weitere Quellen überprüft werden, zum Beispiel durch Teamgespräche.

Hinweis: Mustervorlagen nutzen

Die Informationsrecherche ist der aufwendige Teil bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen. Hier können Mustervorlagen helfen und als Basis dienen. Damit werden für einen bestimmten Beruf typische Aufgaben etc. bereits vorgegeben, die dann im Einzelfall und für Ihr Unternehmen überprüft und angepasst werden.

Ein wertvoller Nebeneffekt dieser Informationsrecherche und Analyse ist, dass Schwachstellen bei der Aufgabenzuordnung, bei Befugnissen und Kompetenzen sowie bei der Abstimmung mit anderen Mitarbeitern und Abteilungen sichtbar werden. So können Prozesse überprüft und gegebenenfalls angepasst und verbessert werden.

Praxis

Informationsbeschaffung für Stellenbeschreibungen

Planen Sie die Informationsrecherche:

  • Welche Inhalte und Informationen brauchen Sie für Ihre Stellenbeschreibung?
  • Woher erhalten Sie die relevanten Informationen?
  • Wie erhalten Sie die relevanten Informationen?

Mithilfe der folgenden Vorlage können Sie Ziel und Zweck der Stellenbeschreibung ermitteln und festhalten. Damit legen Sie fest, welche Inhalte und Informationen Sie benötigen. In der Vorlage finden Sie zahlreiche Beispiele, wo Sie für Ihre Informationen recherchieren können und wie Sie dabei vorgehen. Sie halten in der Vorlage fest, was Sie im Einzelnen tun wollen, um die Informationen beschaffen. So gehen Sie zielgerichtet vor.

Weil sich Prozesse, Aufgaben und Vorgehensweisen in Unternehmen immer wieder ändern, können Stellenbeschreibungen auch verfallen. Damit sich der Aufwand der Informationsbeschaffung und der Dokumentation lohnt, sollten Sie dafür sorgen, dass die Stellenbeschreibungen aktuell und gültig sind, damit Sie diese auch bei Bedarf nutzen können. Wie Sie bei Pflege und Aktualisierung von Stellenbeschreibungen vorgehen, lesen Sie im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels.