Kapitel 182: Vertriebsplanung mit ExcelInhalte eines Vertriebsplans
Was ist der Vertriebsplan und wozu erstellt man ihn?
Der Vertriebsplan ist das zentrale Dokument, in dem Sie alle Aktivitäten und Maßnahmen in Vertrieb und Verkauf zusammenfassen. Damit alle verstehen, was Sie vorhaben, sollten Sie diese Informationen ergänzen um Ziele und Rahmenbedingungen, wichtige Hintergründe und Kennzahlen.
Der Vertriebsplan ist ein Instrument, mit dessen Hilfe sich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter informieren können und das, was sie selbst im Einzelnen planen, durchführen und aufeinander abstimmen. Insofern ist der Vertriebsplan eine Leitlinie für das Vertriebsteam.
Damit diese Ziele mit dem Vertriebsplan erreicht werden, ist es wichtig, dass die Betroffenen in den Planungsprozess eingebunden werden und dass der Plan regelmäßig überarbeitet und angepasst wird.
Vertriebsplan mit Geschäftsplanung und Marketingplan abstimmen
Aus Sicht des Unternehmens müssen alle Teilplanungen aufeinander abgestimmt sein. Der Vertriebsplan leitet sich aus dem Geschäftsplan (Businessplan) für die jeweilige Geschäftseinheit ab und muss mit dem Marketingplan der Marketingabteilung abgestimmt sein.
Inhalte und Aufbau des Vertriebsplans
Für den Inhalt und die Struktur eines Vertriebsplans gibt es keine allgemeingültigen Vorgaben. Entscheidend ist, was dazu beiträgt, alle Vertriebsaktivitäten aufeinander abzustimmen, das Vertriebsteam auf dem Stand der Dinge zu halten und die Vertriebsziele zu erreichen.
Folgende Inhalte finden sich in den meisten Vertriebsplänen:
- Ziele im Vertrieb mit Kennzahlen zur Messung der Zielerreichung
- Zielgruppen und (potenzielle) Kunden mit wichtigen Erläuterungen
- Informationen zum Buying Center der Kunden
- Übersicht zu Vertriebskanälen und deren Bedeutung
- wichtige Partner für den Vertrieb und deren Anforderungen sowie Vereinbarungen (Vertriebspartner im Ausland, Handelsvertreter, Franchise-Nehmer oder Einzelhandel)
- wichtigste Wettbewerber mit ihren Stärken und Schwächen
- strategische Stoßrichtung und taktische Aktionen, um besser als der Wettbewerb zu sein
- Übersicht zu Argumentation und Nutzen für den Kunden im Vergleich zum Wettbewerb
- Unique Selling Proposition
- Übersicht und Verweise auf aktuelles Informationsmaterial für Kunden und Partner
- Verweis auf Produktkataloge und Serviceangebote
- Liste mit Preisen und Spielräumen für Preisnachlässe und Rabatte
- Übersicht und Zeitplan für operative Aktionen und Maßnahmen im Marketing (Promotionen, Anzeigekampagnen, Direktmailings, Sonderangebote, Produkt-Relaunch)
- kurzfristige Umsatzplanung und Sales Forecast
- operative Aktionen und Maßnahmen im Vertrieb und Verkauf, soweit sie für alle Teammitglieder wichtig sind, mit einer Liste der einzelnen Maßnahmen, Verantwortlichen und einem Zeitplan
- Kennzahlen-Dashboard zum Verkaufsprozess mit Kennzahlen zum Stand der Kundenansprache, Kundenanzahl, abgegebenen Angeboten, Angebotserfolgen
- Kennzahlen-Dashboard zum Verkaufserfolg mit Kennzahlen zum Umsatz, Deckungsbeitrag, Auftragsbestand, Gewinn, erzielte Straßenpreise
- Übersicht über Maßnahmen bei Kundenbeschwerden und zur Steigerung der Kundenzufriedenheit; zum Beispiel mit einer Liste der möglichen Reaktionen und Kompensationsmaßnahmen
- Informationen zum Vertriebsteam und zu den technischen und organisatorischen Ressourcen im Vertrieb
- Regeln und Leitlinien, die im Vertrieb und Verkaufsprozess allgemein zu beachten sind
Der Vertriebsplan kann als ein Dokument aufbereitet werden, das in einem Verzeichnis liegt, auf das alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Innendienst und Außendienst Zugriff haben. Oder der Vertriebsplan wird als Webseite im Intranet aufbereitet.
Erarbeiten Sie Ihren Vertriebsplan. Beachten Sie dabei insbesondere, dass Sie alle wichtigen Inhalte darin aufführen und erläutern – wie oben aufgeführt. Der Vertriebsplan sollte so knapp wie möglich und so umfangreich wie nötig sein.
Entscheidend ist, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Vertrieb den Vertriebsplan für ihre eigenen Aktivitäten nutzen können und dass alle damit arbeiten.
Dazu sollten Sie die Inhalte und die notwendige Detaillierung im Vertriebsteam abstimmen. Im besten Fall erarbeitet die Vertriebsleitung den Vertriebsplan in einem ersten Entwurf.
Der Entwurf wird dann auf dem (mindestens) jährlichen Meeting zur Vertriebsstrategie vorgestellt, diskutiert und angepasst. Daraus entsteht der verbindliche Vertriebsplan.
Anschließend werden im Verlauf des Jahres die Inhalte angepasst und aktualisiert. Im folgenden Jahr werden die Inhalte wieder im Vertriebsteam besprochen und angepasst.
Die wichtigsten Vorlagen zur Vertriebsplanung sind im folgenden Excel-Tool zusammengefasst.
In diesem Vertriebsplan stellen Sie Schritt für Schritt alle Informationen zusammen, die Sie im Vertrieb und im Vertriebsteam brauchen. Das Excel-Tool ist Ihr Vertriebsplan. Er lässt sich dynamisch anpassen und fortschreiben, sodass Sie immer mit aktuellen Informationen und Daten arbeiten.
Die Vorlage besteht aus 25 Tabellen mit vielen Diagrammen für eine übersichtliche Darstellung und Auswertung. Die einzelnen Inhalte sind in Themenblöcke eingeteilt. Das sind:
- Ziele
- Rahmenbedingungen
- Strategie
- Preisplanung
- Umsatzplanung
- Aktionsplanung
- Kennzahlen
- Ressourcen
Mit diesem Vertriebsplan können Sie die Strategie im Vertriebsteam entwickeln, die wichtigen Rahmenbedingungen und Einflussfaktoren im Blick haben, Aktivitäten planen und Vertriebserfolge mit unterschiedlichen Kennzahlen und in einem Kennzahlen-Dashboard sichtbar machen.