Kapitel 154: Externe Unternehmensberatung oder Interim Manager auswählenInterim Manager: Aufgaben, Rollen und Bedeutung für Unternehmen

Ein Interim Manager ist ein Selbstständiger, der für einen begrenzten Zeitraum im Unternehmen tätig ist. Er wird auch als Manager auf Zeit bezeichnet.

Interim Manager besetzen in der Regel einen Platz in den oberen Hierarchieebenen; ihnen kommt eine Führungsposition zu. Benötigt wird der Interim-Manager, wenn eine besondere Situation eintritt, wie etwa die Übernahme oder die Veräußerung eines Unternehmens, oder wenn ein großes und komplexes Projekt ansteht.

Den Interim-Manager unterscheidet vom gewöhnlichen (internen) Manager, dass er als Externer das Projekt aus einer gewissen Distanz betrachtet und gleichzeitig Expertenwissen und Erfahrungen einbringt, die interne Manager vielleicht nicht haben.

Der Interim-Manager

• wird direkt in Unternehmensprozesse eingebunden,
• ist ohne eine Einarbeitungsphase einsetzbar und
• ermöglicht Flexibilität, da es sich nicht um ein festes Arbeitsverhältnis handelt.

Unternehmen greifen auf einen Interim Manager zurück, wenn die entsprechende Stelle spontan nicht besetzt werden kann oder nicht dauerhaft besetzt werden soll. Manchmal ist das Interim Management der Einstieg für eine Festanstellung im Unternehmen. Manchmal ist aber genau das nicht erwünscht: Das Unternehmen sucht nur für eine bestimmte Zeit nach Management-Leistungen; der Interim Manager will nach Abschluss seines Auftrags wieder neue Projekte angehen.

Gibt es keine geeignete Person im Unternehmen oder fällt ein Manager etwa krankheitsbedingt langfristig aus, setzen viele Unternehmen auf einen Interim Manager. Verfügen die angestellten Manager schlicht nicht über ausreichend Zeit für weitere Aufgaben, werden sie vom Interim Manager entlastet.

Ein weiterer möglicher Grund, warum Unternehmen den Manager auf Zeit einsetzen: Es ist absehbar, dass im Unternehmen personelle und strukturelle Veränderungen anstehen – etwa wegen eines Verkaufs oder einer Umstrukturierung. Das heißt, es stehen besondere Aufgaben an, die später aber wieder wegfallen.

Kommt ein Unternehmen in eine Situation, in der es an personellen Kapazitäten auf der Managementebene mangelt, muss eine schnelle Lösung her. Die Zusammenarbeit mit einem Interim Manager ist dann häufig die flexibelste, einfachste, günstigste und schnellste Alternative zur Neueinstellung. Das kann zwei Lücken schließen:

• eine quantitative Lücke, indem mehr Management-Zeit zur Verfügung steht;
• eine qualitative Lücke, indem spezielles Management- und Fachwissen mit dem Interim Manager ins Unternehmen kommt, das genau für die anstehende Aufgabe gebraucht wird.

Dank der Unterstützung durch den Interim Manager werden wichtige oder dringende Aufgaben und Projekte angegangen und bearbeitet. Die Mitarbeitenden müssen nicht ohne Leitung und nur auf sich gestellt, ein Projekt bearbeiten. Die Handlungsfähigkeit des Unternehmens bleibt gewahrt.

Die Aufgaben des Interim Managers variieren von Fall zu Fall. Unter anderem die folgenden Tätigkeiten kann ein Manager auf Zeit ausführen:

• Konzeption und Implementierung von Maßnahmen zur Restrukturierung sowie Rationalisierung
• Abwicklung der Betriebsübernahme
• Projektleitung strategisch wichtiger Projekte
• Einführung einer komplexen, neuen Technologie
• Beratung von Kunden
• Aufbau einer Niederlassung im Ausland
• Mitarbeiterführung in Krisenzeiten
• Aufbau einer neuen Abteilung oder Geschäftseinheit

Nein. Interim Manager greifen direkt in operative Prozesse ein und führen Mitarbeitende. Sie treffen eigene Entscheidungen oder wirken zumindest aktiv am Entscheidungsprozesse mit. Unternehmensberater entscheiden nicht selbst, sondern beraten die Entscheider im Unternehmen oder bereiten Entscheidungen vor.

Ein weiteres wichtiges Unterscheidungsmerkmal: Der Interim Manager sucht nach pragmatischen Lösungen, um verschiedenen Stakeholdern gerecht zu werden. Der Unternehmensberater hingegen hält sich strikt an seinen Auftrag. Er steht weniger im Dialog, da er ein vorab festgelegtes Ziel anstrebt.

Der Unternehmensberater arbeitet meist im Rahmen eines Werkvertrags. Er bekommt einen Auftrag und muss nach gegebener Zeit sein Beratungswerk abliefern. Der Interim Manager arbeitet dagegen meist im Rahmen eines Dienstvertrags. Er kann dazu auch – zeitlich befristet – angestellt sein.

Der Interim Manager sollte mindestens die folgenden Fähigkeiten, Stärken und Qualifikationen mitbringen:

• langjährige Berufserfahrung im Bereich Beratung oder Management
• strategische Kompetenz
• Vita passend zu Aufgabenfeld, Branche und Unternehmen
• fachliche und methodische Kompetenz
• persönliche Eignung als Führungskraft
• Kommunikations- und Moderationsfähigkeit
• Branchenkompetenz

Der letzte Punkt – Branchenkompetenz – ist nicht das entscheidende Kriterium. Es handelt sich eher um ein Bonus-Merkmal, auf welches im Einzelfall verzichtet werden kann; etwa wenn der Interim Manager eine Aufgabe bewältigen soll, die sich für einzelne Branchen kaum unterscheidet.

Die meisten Unternehmen arbeiten nur für einen begrenzten Zeitraum von unter einem Jahr mit dem Manager auf Zeit zusammen. In Ausnahmefällen bleibt der Interim Manager länger im Unternehmen.

Je nach Situation sind mehrere Manager auf Zeit für ein Unternehmen tätig – mit unterschiedlich langen Einsatzzeiten.

Moderator und Vermittler

Interim Manager vermitteln zwischen verschiedenen Geschäftsbereichen, Hierarchieebenen und Stakeholdern. Eine neutrale Moderation ist wichtig, um sachlich sowie fachlich fundiert auf unerwünschte oder fehlerhafte Prozesse, Verhaltensweisen und Vorgehensweisen aufmerksam zu machen. Manager auf Zeit fördern „den Blick für das Wesentliche“.

In der Rolle des Vermittlers und Moderators sorgt der Manager auf Zeit dafür, dass ein Austausch zwischen allen relevanten Parteien stattfindet. Das Ziel: Der Arbeitsablauf soll nicht durch Missverständnisse oder Silo-Denken gestört werden.

Insbesondere interveniert der Interim Manager in den folgenden Situationen:

• unterschiedliche Auffassungen der Gesellschafter
• Konflikte in Familienunternehmen
• unerwünschten oder unklaren Absprachen zwischen Geldgebern und Vorständen
• verdeckte Agenda bei Change-Management-Projekten

Motivator

Große Veränderungen im Unternehmen können nur erfolgreich umgesetzt werden, wenn die Mitarbeitenden Änderungen sowie Neuerungen akzeptieren und umsetzen.

Kurz nach Mandatsantritt führt der Interim Manager viele direkte Gespräche mit den Teams. So ergründet er die Ursachen für akute Probleme. Auf etwaige Komfortzonen nimmt der Manager auf Zeit bedingt Rücksicht, unangenehme Wahrheiten werden ausgesprochen und „Bremser“ identifiziert. Negative Einflüsse werden erkannt und eliminiert.

Neu definierte Motivationsfaktoren führen dazu, dass auch Zweifler, Unsichere und Bequeme auf ein neues gemeinsames Ziel hinarbeiten.

Talent-Scout

Sowohl auf der Managerebene als auch auf darunterliegenden Ebenen gibt es Personen, die besonders motiviert, leistungsstark, erfahren oder qualifiziert sind. Der Interim Manager identifiziert diese Personen und fördert sie aktiv.

Im Idealfall werden nicht nur besondere Talente und Top-Kräfte gefördert, sondern auch jene, die etwas weniger erfolgshungrig sind. Der Interim Manager sorgt dafür, dass Stärken ausgebaut und Schwächen, fachliche Defizite sowie Hemmungen abgebaut werden.

In diesem Kontext greift er direkt in das Talentmanagement und Coaching ein. Der Interim Manager schafft ein neues Bewusstsein für die Personalentwicklung auf der Führungsebene, wenn nötig.

Stehen größere interne Veränderungen an, wirken sich diese meistens auf das ganze Unternehmen oder zumindest auf größere Bereiche aus. Dann benötigen Unternehmen einen Manager mit Expertise sowie Erfahrung in einem Bereich, der für interne Manager noch Neuland ist. Den prüfenden, neutralen „Blick von außen“ schätzen Unternehmen außerdem im Rahmen des Change-Managements.

Die strategischen und konzeptionellen Fähigkeiten des Interim Managers sind während Change-Prozessen besonders wichtig. Der Interim Manager schätzt die Interessen verschiedener Stakeholder ein und stimmt Neuerungen auf sie ab.

Um den passenden Manager auf Zeit zu finden, sind drei Schritte erforderlich:

1. Mandat definieren

Die Aufgaben und Ziele Ihres zukünftigen Interim Managers werden exakt definiert. Nur so lässt sich später prüfen, ob der Manager auf Zeit Ihre Vorgaben erfüllt hat.

Legen Sie folgende Punkte fest:

• Welche Aufgaben wird der Interim Manager übernehmen?
• Für welche Bereiche übernimmt er die volle oder teilweise Verantwortung?
• Welche qualitativen und quantitativen Ziele müssen bis wann erreicht werden?
• Welche Qualifikationen und Erfahrungswerte muss der geeignete Kandidat oder die Kandidatin mitbringen?
• Welche Persönlichkeit passt am besten zum Unternehmen und seiner (angestrebten) Corporate Culture?
• Wo, wann und wie lange soll der Manager auf Zeit eingesetzt werden?
• Wie hoch ist das Gehalt oder Honorar?
• Gibt es bei Erfolg eine Prämie?
• Woran macht sich dann die Prämie fest?
• Soll ein Dienstvertrag oder Arbeitnehmerüberlassungsvertrag abgeschlossen werden?

2. Kandidatin oder Kandidat auswählen

Der sogenannte Interim Manager Provider ist das Bindeglied zwischen Interim Manager und Unternehmen. Der Provider verfügt über einen Pool aus qualifizierten Managern auf Zeit. Er versorgt Ihr Unternehmen mit Profilen infrage kommender Kandidaten.

Alternativ suchen Sie bei entsprechenden Portalen nach Kandidatinnen und Kandidaten, die selbstständig und ohne die Vermittlung über eine Interim-Manager-Provider tätig werden. Sie kontaktieren die Interim Manager in diesem Fall direkt.

Sie sichten die Profile der Kandidaten und vereinbaren anschließend mit den zwei bis drei vielversprechendsten Personen einen Kennenlerntermin.

Bei diesem Termin handelt es sich nicht um ein Bewerbungsgespräch, denn die Qualifikationen des Kandidaten wurden bereits vorab geprüft. Vielmehr geht es nur noch darum, ob die Person Sie auch persönlich überzeugt.

Das Kennenlerngespräch dient außerdem dazu, dass der Interim Manager Ihr Unternehmen und das Projekt oder Vorhaben kennenlernt. Der Kandidat muss einschätzen, ob er die Aufgaben übernehmen, die Vorgaben erreichen und Ihren Ansprüchen gerecht werden kann.

Wenn beide Parteien zusagen, gehen Sie den dritten Schritt.

3. Vertrag abschließen

Sie schließen den Vertrag mit dem Provider oder direkt mit dem Interim Manager ab. Wird ein Dienstvertrag geschlossen, beachten Sie die Aspekte der Scheinselbstständigkeit.

Verträge mit Providern oder Interim Managern werden immer befristet geschlossen. Meistens beträgt die Kündigungsfrist 14 Tage, damit Unternehmen flexibel bleiben.

Sichern Sie sich vertraglich die Option zur Übernahme des Interim Managers. Das ist möglich, wenn sowohl das Unternehmen als auch der Manager auf Zeit potenziell ein festes Arbeitsverhältnis wünschen.