ZeitmanagementIst-Zustand für den Umgang mit der Zeit erfassen

Die Analyse des Ist-Zustands ist Voraussetzung für erfolgreiches Zeitmanagement: Wie ist der eigene Arbeitsstil? Gibt es Gewohnheiten, die in Wirklichkeit Zeitdiebe sind? Welche Ursachen sind für den Zeitmangel verantwortlich? Ein Selbsttest und eine Checkliste für mögliche Defizite beim Zeitmanagement helfen weiter.

Ist-Zustand beim Zeitmanagement

Die Analyse des Ist-Zustands ist eine entscheidende Voraussetzung für erfolgreiches Zeitmanagement. Denn nur wenn man das persönliche Verhalten kennt, lassen sich die Stellhebel zur Verbesserung desselben erkennen und nutzen. Die eigenen Gewohnheiten sollten kritisch hinterfragt und verschiedene Betrachtungsebenen berücksichtigt werden.

Einflussfaktoren für das Zeitmanagement

Der Ist-Zustand kann anhand folgender Einflussfaktoren und Merkmale geprüft werden:

  • Persönlicher Arbeitsstil: Ablagesysteme, Arbeitsvorbereitung, Umgang mit Aktennotizen, Organisation am Schreibtisch
  • Persönliche Schwächen: Hast, Ungeduld, Opportunismus, mangelnde Selbstdisziplin, Aktionismus, Perfektionismus, Nicht-Nein-Sagen-Können
  • Innerbetriebliche Zusammenarbeit: Verantwortlichkeiten, Koordination der Arbeiten, Entscheidungswege
  • Zeitplanung: persönliche Zeiteinteilung, Terminkalender, Aufgabenplanung
  • Arbeitsmethodik: Arbeitsziel, Überblick über die notwendige Arbeit, Prioritäten
  • Störungen durch andere: technische und persönliche Störfaktoren
  • Umfeld: Raumgestaltung, Raumausstattung, eingesetzte Technik
  • Wartezeiten: Zugang zu benötigten Geräten, PC-Ausstattung

Wichtige Erkenntnisse aus der Ist-Analyse zum Zeitmanagement

Wenn Sie Ihren Tages- und Wochenablauf genau anschauen und nach Defiziten und Problemen für das Zeitmanagement suchen, dann stellen Sie fest, dass einige Faktoren nicht in Ihrem Einflussbereich liegen. Deshalb beachten Sie:

  • Nicht gegen unabänderliche Rahmenbedingungen planen.
  • Nicht gegen die eigene Persönlichkeit planen.
Praxis

Den eigenen Arbeitsstil analysieren

Wie schätzen Sie Ihren eigenen Arbeitsstil ein? Bearbeiten Sie dazu folgende Fragen:

  • Welche drei Adjektive beschreiben Ihren Arbeitsstil am besten?
  • Wie beschreiben Sie Ihre Arbeitsleistung?
  • Wie gehen Sie eine neue Aufgabe an?

Der folgende Selbsttest soll Ihnen helfen, Ihren eigenen Arbeitsstil deutlich zu machen und Denkanstöße zu geben. Lesen Sie die je fünf Aussagen zu jedem Kriterium durch und bewerten Sie sie spontan auf einer Skala von 1 bis 5 (1 = nicht zutreffend; 5 = völlig zutreffend).

Gewohnheiten kritisch hinterfragen

Erfassen Sie schriftlich für einige Tage oder eine typische Arbeitswoche alle Tätigkeiten des Tages mit dem jeweiligen Zeitanteil. Nutzen Sie dafür eine der beiden folgenden Vorlagen.

  • Welche Zeitdiebe oder Störfaktoren rauben Ihnen die Zeit?
  • Für welche Dinge wollen Sie mehr Zeit haben?

Ursachen des Zeitmangels entlarven

Wo sehen Sie Verbesserungspotenzial hinsichtlich Ihres Zeitmanagements?

  • Gehen Sie die Fragen im folgenden Selbsttest durch und kreuzen Sie an, was für Sie zutrifft: Ja immer; Ja meistens; Manchmal; Nein.
  • Gehen Sie die Fragen nochmals mit einem Textmarker durch und streichen diejenigen an, mit deren Antwort Sie unzufrieden sind.
  • Wählen Sie die für Sie wichtigsten 10 Prozent der markierten Fragen und markieren Sie sie mit einer anderen Farbe.
  • Formulieren Sie für diese Fragen jeweils ein Ziel. Aus der Frage: „Weiß ich genau, welche meine Aufgaben sind und was von mir verlangt wird?“, wird demnach: „Ich weiß bei allen Aufgaben genau, was von mir verlangt wird.“
  • Legen Sie die Liste mit diesen Zielen an einen Platz, an dem Sie die Ziele regelmäßig sehen. Sie können diese zum Beispiel in Ihren Terminkalender legen.

Wichtige Aufgaben einplanen und Zeitkonflikte erkennen

Legen Sie zuerst die wirklich wichtigen Dinge, die „großen Steine“, in Ihrer Zeitplanung fest. Danach schauen Sie auf die verbleibenden Freiräume, die Sie als Nächstes mit weniger wichtigen Dingen füllen!

  • Wählen Sie maximal sechs große Aufgaben, die Sie in den nächsten sechs Wochen oder sechs Monaten zu erledigen haben. (Welches Zeitraster Sie wählen, hängt von der Art, der Menge, der Vielfalt und der Planbarkeit Ihrer Aufgaben ab.)
  • Schätzen Sie, wie lange es dauern wird, diese Aufgaben zu bewältigen.
  • Prüfen Sie dann, wann es zeitlich zu einer Überschneidung oder zu Konflikten kommen kann.

Erstellen Sie einen einfachen Balken- oder Zeitplan (Gantt-Diagramm) mit der folgenden Vorlage. Ihr Gantt-Diagramm gibt Ihnen einen Überblick über die Zeitanteile Ihrer wichtigsten Aufgaben und zeigt, wann sich welche Aufgaben überschneiden und ob die Verteilung so funktionieren kann.

Tools für die Aufgabenplanung und Zeitplanung

Weitere Tools für die Aufgabenplanung mithilfe eines Zeitplans in Form eines Gantt-Diagramms oder eines Balkenplans sind die folgenden zwei Excel-Vorlagen:

Solche Tools für das Zeitmanagement sind nur dann hilfreich, wenn vorher die persönlichen und beruflichen Ziele klar sind und wenn dazu die passenden Aufgaben geklärt werden. Wie Sie dabei vorgehen und worauf Sie achten sollten, lesen Sie im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels.

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