Kennzahlen-DashboardKennzahlen-Dashboard mit Excel erstellen

Ein Kennzahlen-Dashboard umfasst zwischen fünf und zehn Kennzahlen, deren Wert in einem Diagramm visualisiert wird. Das Diagramm soll so gestaltet sein, dass es die Art der Kennzahl vermittelt und „kritische Werte“ signalisiert. Erstellen Sie Schritt für Schritt Ihr Kennzahlen-Dashboard und nutzen Sie die Elemente aus den hier vorgestellten Excel-Vorlagen.

Aufbau der Kennzahlen-Dashboards

Ein Kennzahlen-Dashboard soll einfach und eindeutig eine Kennzahl so darstellen, dass der Betrachter sofort erkennen kann, ob eine Entscheidung oder Aktion notwendig ist. Wie ein Cockpit dient es zur Steuerung wichtiger Abläufe im Unternehmen. Dazu wird der Wert einer Kennzahl genannt und in einem Diagramm visualisiert.

Damit der Nutzer den Überblick behält, beinhaltet ein Kennzahlen-Dashboard im Allgemeinen drei bis sechs Kennzahlen auf einer Seite (Bildschirm oder Ausdruck). So viele Informationen lassen sich von den Betrachtern „auf einen Blick“ erfassen. Die Visualisierung sollte so gewählt werden, dass die relevante Information sofort sichtbar wird. Zum Beispiel: Um so viel Prozent hat sich der Umsatz zum Vormonat verändert.

Damit der Nutzer schnell erkennt, ob eine Entscheidung oder Aktion notwendig ist, können Kennzahlen-Werte dann besonders ausgezeichnet werden, wenn sie einen „kritischen Wert“ erreichen oder übersteigen. Meist erfolgt das durch eine farbliche Hervorhebung. Das setzt voraus, dass im Hintergrund eine Regel existiert, mit der festgelegt wird, wann der „kritische Wert“ erreicht ist. Abbildung 6 zeigt, wie ein Kennzahlen-Dashboard „auf einer Seite“ aufgebaut sein kann und wie eine Kennzahl darin visualisiert werden kann.

Abbildung 6: Aufbau eines Kennzahlen-Dashboards (Beispiele)

Abbildung 7 zeigt an einem Beispiel, welche Angaben dabei für eine einzelne Kennzahl gemacht werden können.

Abbildung 7: Bedeutung der Angaben zu einer Kennzahl im Kennzahlen-Dashboard (Beispiel)

In diesem Abschnitt des Handbuch-Kapitels erhalten Sie spezielle Excel-Vorlagen als „Bausteine“ für Ihr individuelles Kennzahlen-Dashboard. Sie können die Vorlagen nutzen und die Elemente in die Excel-Datei mit Ihren Daten kopieren, die aus Ihrer Sicht am besten geeignet sind, die Kennzahl zweckmäßig zu visualisieren. Im Folgenden ist erläutert, wie Sie dazu vorgehen und die Bausteine kopieren und bearbeiten.

Daten eingeben und Wert der Kennzahl berechnen

Grundlage für jede Kennzahl sind Daten, die Sie messen, erheben oder berechnen. Welche Daten Sie messen sollten, ergibt sich aus dem Sachverhalt, den die Kennzahl darstellen soll. Wenn Sie zum Beispiel die Durchlaufzeit als Kennzahl darstellen wollen, müssen Sie festlegen und messen:

  • Einheit, deren Durchlaufzeit Sie erheben (zum Beispiel ein Produkt)
  • Startzeitpunkt als das Ereignis, mit dessen Eintreten die Zeitmessung beginnt
  • Endzeitpunkt als das Ereignis, mit dessen Eintreten die Zeitmessung endet
  • Einheit, in der gemessen wird (zum Beispiel Minuten)

Oft ist es nicht aussagekräftig, wenn Sie einen einzelnen Messewert als Kennzahl darstellen; zum Beispiel die Durchlaufzeit für jedes einzelne Produkt. Für die Bewertung ist es hilfreicher, wenn die einzelnen Messewerte aggregiert werden; zum Beispiel: als Durchschnittswert (Mittelwert) der Durchlaufzeiten für alle Produkte, die an einem Tag oder in einer Woche hergestellt werden. Oder: Summe aller hergestellten Produkte in einer Woche.

Welche Daten Sie messen, erheben oder berechnen und welche Zeiträume Sie dabei betrachten, legen Sie für Ihre Kennzahlen jeweils individuell fest. Diese Werte können Sie zum Beispiel in einer Excel-Vorlage (Tabelle) zusammenstellen. Mit den folgenden Bausteinen in den Excel-Vorlagen ist vorausgesetzt, dass der Wert der Kennzahl, die abgebildet werden soll, bereits vorliegt. Diesen Wert tragen Sie an der dafür vorgesehenen Stelle ein oder hinterlegen einen entsprechenden Verweis (siehe Abbildung 8).

Abbildung 8: Feld für den jeweiligen Wert der Kennzahl

Diagramme erstellen – Beispiel Waffel-Diagramm

Das Diagramm für den Kennzahlen-Wert wird automatisch rechts daneben erstellt (siehe Abbildung 8). Die Art des Diagramms können Sie aus den Vorlagen selbst auswählen. Sie finden:

  • Waffel-Diagramm
  • Tacho-Diagramm
  • Batterie-Diagramm
  • Ampel-Diagramm
  • Ring-Diagramm
  • Thermometer-Diagramm

Wie der Wert der Kennzahl im jeweiligen Diagramm abgebildet wird, hängt insbesondere davon ab, welchen Wertebereich Sie zulassen oder wählen. Diesen Wertebereich definieren Sie, indem Sie den Höchstwert festhalten; der niedrigste Wert ist als „0“ angenommen. Abbildung 9 zeigt, wo Sie den Höchstwert definieren.

Abbildung 9: Wertebereich durch Höchstwert festlegen

Diagramme mit Schwellenwert erstellen

Einige der Diagramme sind so aufbereitet, dass Sie den Wert der Kennzahl mit einem Schwellenwert vergleichen und bei Überschreiten oder Unterschreiten dies farblich hervorheben können. Die eingestellten Farben sind: Rot, Gelb und Grün. Die Grenzen zwischen diesen Farbbereichen können Sie in der Vorlage beliebig definieren (siehe Abbildung 10).

Abbildung 10: Schwellenwerte für die Kennzahlen-Darstellung festlegen

Design anpassen

Je nachdem, welche Variante Sie wählen, können Sie die Größe und Farbe der Schrift auswählen, mit der der Wert der Kennzahl dargestellt wird, sowie die Farbe einzelner Diagramm-Elemente (zum Beispiel die Farbe der Waffeln; siehe Abbildung 11).

Abbildung 11: Farbe der Waffeln im Kennzahlen-Diagramm festlegen

Diagramme in andere Programme kopieren

Sie können das von Ihnen gewählte Kennzahlen-Diagramm mit „Copy & Paste“ (Kopieren und Einsetzen) in andere Anwendungsprogramme wie Excel, Powerpoint oder Word einfügen.

Wenn Sie das Diagramm nur als Grafik benötigen, markieren Sie dies mit der Maustaste innerhalb des Rahmens, in dem sich das Diagramm befindet. Kopieren Sie das Element und fügen Sie es in einem anderen Programm ein. Es wird das Abbild des Diagramms eingebunden, das Sie verändern, vergrößern oder verkleinern können – je nachdem, was Ihr Zielprogramm anbietet (siehe Beispiele in Abbildung 12).

Abbildung 12: Anpassung des Kennzahlen-Diagramms in der Zieldatei (hier Powerpoint)

Wenn Sie das Diagramm in eine andere Excel-Datei kopieren, bleibt eine Verknüpfung zur ursprünglichen Datei erhalten, sofern Sie das Diagramm nicht als Grafik einfügen. Wenn in der ursprünglichen Datei der Wert der Kennzahl geändert wird, ändert er sich auch im Diagramm der Excel-Datei, in die Sie das Diagramm eingebunden haben (siehe Abbildung 13).

Abbildung 13: Verknüpfung der Kennzahlen-Werte in zwei Excel-Dateien

Die Verknüpfung zur Ursprungsdatei ist nicht immer erwünscht. Sie kann verloren gehen, wenn die Datei verschoben oder umbenannt wird. Dann sollten Sie nicht nur das Diagramm in Ihre Zieldatei kopieren, sondern das gesamte Tabellenblatt. Das funktioniert so:

  1. Öffnen Sie die Excel-Datei, die Ihre Zieldatei ist, oder legen Sie eine neue Arbeitsmappe in Excel an.
  2. Öffnen Sie die Ursprungsdatei, also die Excel-Vorlage, die Sie hier aus diesem Handbuch-Kapitel nutzen wollen.
  3. Wählen Sie in der Ursprungsdatei (Excel-Vorlage) das Tabellenblatt mit dem Diagramm, das Sie verwenden wollen.
  4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Reiter des aktiven Tabellenblatts (unten) und wählen Sie: Verschieben oder kopieren …
  5. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Zieldatei auswählen, in die Sie das Tabellenblatt kopieren wollen; wählen Sie die Arbeitsmappe als Zieldatei aus, in die Sie das Diagramm für Ihre Kennzahl übertragen wollen.
  6. Falls die Zieldatei bereits mehrere Tabellenblätter hat, können Sie noch die Position bestimmen, an der das neue Arbeitsblatt aus der Ursprungsdatei eingefügt werden soll.
  7. Vergessen Sie nicht, das Häkchen zu setzten im Feld „Kopie erstellen“ am unteren Rand des Auswahlfensters.
  8. Bestätigen Sie Ihre Aktion mit OK.
  9. Excel wechselt zur Zieldatei und zeigt dort das kopierte Tabellenblatt mit dem Kennzahlen-Diagramm an. Hier können Sie es nun beliebig weiterbearbeiten; die Verknüpfungen bleiben innerhalb der Zieldatei, es besteht kein Bezug mehr zur Ursprungsdatei.

Kennzahlen und Diagramme drucken

Sie können die Tabellen und Diagramme über die Druckfunktion in Excel drucken. Die Einstellungen dafür sind so gewählt, dass der Bereich für die Werteingabe und das Diagramm auf einer Seite gedruckt werden; entsprechend ist ein Druckbereich definiert (über Seitenlayout – Druckbereich). Im Menü Datei – Drucken können Sie entsprechende Druckeinstellungen vornehmen. Zum Beispiel:

  • aktives Blatt oder gesamte Arbeitsmappe drucken
  • Papierformat
  • Seitenränder
  • Skalierung (eingestellt ist Blatt auf einer Seite drucken)

Mit der Funktion Datei – Exportieren können Sie die Tabelle und das Diagramm auch als PDF-Datei abspeichern.

Systemvoraussetzungen

Für die Nutzung und Bearbeitung der Excel-Vorlagen benötigen Sie nur das Anwendungsprogramm Excel, Version 2007 oder neuer auf einem Windows-PC.

Praxis

Mit den folgenden Excel-Vorlagen können Sie Ihr individuelles Kennzahlen-Dashboard zusammenstellen. Wählen Sie die von Ihnen gewünschte Darstellungsart und kopieren Sie die Elemente aus den Vorlagen, die Sie für Ihre Übersicht benötigen. Gehen Sie dazu vor, wie oben beschrieben. Klären Sie für jede Kennzahl, woher die Werte kommen und wie diese in Ihre Übersicht gelangen, die Sie entsprechend visualisieren wollen. Verknüpfen Sie dazu Ihr Kennzahlen-Dashboard mit der entsprechenden Daten-Quelle.

Ihr Kennzahlen-Dashboard kann zum Beispiel so aussehen, wie es in der folgenden Abbildung dargestellt ist.