Kapitel 088: Projektkommunikation planenWie Sie ein Kick-off-Meeting planen und vorbereiten

Das Kick-off-Meeting findet üblicherweise vor dem Start eines neuen Projekts statt. Zu diesem Meeting werden alle Projektbeteiligten eingeladen, um sich kennenzulernen, sich miteinander abzustimmen und gemeinsame Projektziele sowie Meilensteine zu besprechen.

Das Kick-off-Meeting findet nach der Erteilung des Projektauftrags oder der Genehmigung der Projekt-Charta statt, aber vor dem Projektstart.

Die Mitglieder eines Projektteams verfügen über unterschiedliche Kenntnisse und Erfahrungen. Ihre Prioritäten und die Erwartungen an das Projekt überschneiden sich zwar, sind jedoch nicht per se identisch. Deshalb ist es wichtig, dass Sie den Projektbeteiligten im Rahmen eines Kick-off-Meetings ermöglichen, eine gemeinsame Linie zu finden und sich kennenzulernen.

Wird auf das Kick-off-Meeting verzichtet, verläuft die Zusammenarbeit innerhalb eines Projekts tendenziell ungeordneter oder sogar unharmonisch, weil die gemeinsame Basis fehlt.

Zweck und Ziele des Kick-off-Meetings:

• Projektziele deutlich machen
• Schritte besprechen und planen, die zum erfolgreichen Projektabschluss führen
• gemeinsame Zwischenetappen und Meilensteine definieren
• einander besser einschätzen und verstehen lernen
• Zuständigkeiten eindeutig klären
• Aufbruchstimmung erzeugen

Projektbeteiligte können sich gerade bei kleineren Projekten unkompliziert und zeitsparend per E-Mail oder telefonisch austauschen. Die gemeinsame Vorstellung davon, wie ein Projekt gestartet, fortgeführt und erfolgreich zu Ende gebracht wird, entsteht allerdings nur durch ein gut geplantes und professionell durchgeführtes Kick-off-Meeting.

Arbeiten mehrere Teams an einem großen Projekt zusammen, ist die gemeinsame Projekteröffnungsbesprechung obligatorisch. Durch die richtige Vorbereitung, Planung und Durchführung eines Kick-off-Meetings erreichen Sie Folgendes:

• Missverständnisse werden vermieden.
• Fehlannahmen werden frühzeitig ausgeräumt.
• Alle Beteiligten werden auf den gleichen Informationsstand gebracht.
• Falsche Erwartungen entstehen nicht oder werden revidiert.

Generell sollte jedes Kick-off-Meeting präzise geplant und ausführlich vorbereitet werden. Wie viel Zeit Sie in die Vorbereitung des Meetings zum Projektstart investieren sollten, hängt jedoch vom Umfang des Projekts ab. Außerdem spielt es eine Rolle, wie gut sich die Projektbeteiligten und die Teilnehmenden am Kick-off-Meeting bereits kennen.

Handelt es sich um ein komplexes, großes Projekt mit vielen Beteiligten, mehreren Teilprojekten und zahlreichen Zwischenetappen, erstellen Sie eine ausführliche Präsentation und bringen notwendiges Informationsmaterial oder Modelle und Demos mit. Außerdem klären Sie vorab mögliche Fragen der Teilnehmenden. Sie können auch andere Personen als Akteure ins Kick-off-Meeting einbinden – zum Beispiel die Teilprojektleiter, Kunden oder Auftraggeber.

Für Kick-off-Meetings im kleinen Rahmen verzichten Sie auf ausführlichen Präsentationen; meist genügt eine Projektübersicht oder ein Projektplan. Sie legen mehr Wert auf den direkten Austausch und die Klärung einzelner Fragen.

Manche Projektverantwortliche schließen unmittelbar an das Kick-off-Meeting eine soziale Veranstaltung an; zum Beispiel ein gemeinsames Abendessen, bei dem sich alle besser kennenlernen, Ideen austauschen und Kontakte knüpfen können.

Damit beim Meeting zu Projektbeginn alle erforderlichen Informationen sofort zur Verfügung stehen, halten Sie folgende Unterlagen bereit:

• Projektplan mit Erfolgskennzahlen, Zeitrahmen, Beteiligten, Ressourcen …
• SMARTE Projektziele
• Projektzeitleiste mit Projektmeilensteinen; visuell auf dem Flipchart oder als Präsentationsfolie
• Business-Case (sofern vorhanden)
• Projektstrategieplan als projektübergreifender Zeitplan für die verschiedenen Projektblöcke oder Teilprojekte
• Kreativ-Briefing bei kreativen Projekten in den Bereichen Design, Marketing, Content-Erstellung …
• Liste wichtiger Projektbeteiligter und Ihrer Rollen
• Kommunikationsplan mit Antworten auf die Fragen: Wie häufig findet ein Austausch statt? Wer kommuniziert mit wem? Auf welche Weise wird kommuniziert?

Bereiten Sie sich schrittweise auf die Projekteröffnungsbesprechung vor:

1. Erstellen Sie eine Teilnehmerliste.
   Alle Projektbeteiligten erhalten rechtzeitig eine Einladung für das Kick-off-Meeting.
2. Legen Sie einen Zeitplan fest.
   Wann findet die Projekteröffnungsbesprechung statt? Wann beginnt und endet das Kick-off-Meeting? Wie lange wird es mindestens dauern? Wie viel Zeit wird jeweils für die Präsentation, das Beantworten von Fragen und den Austausch im Team benötigt?
3. Benennen Sie eine Protokollantin oder einen Protokollanten.
   Die Person macht Notizen, damit die Ergebnisse nachvollziehbar bleiben. Nehmen einzelne Projektbeteiligte nicht am Kick-off-Meeting teil, können sie das Besprochene trotzdem nachvollziehen.
   
   Findet das Kick-off-Meeting virtuell statt, zeichnen Sie die Besprechung auf – vorausgesetzt, alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer sind damit einverstanden.
4. Erstellen Sie eine Agenda für das Kick-off-Meeting.
   Senden Sie den Ablaufplan an alle Teilnehmenden, damit sich diese vorbereiten können.

Die Agenda für das Kick-off-Meeting dient als Ablaufplan. Sie erfassen:

• Was ist das Ziel des Kick-off-Meetings?
• Wann startet und endet das Meeting?
• Was wird besprochen?
• In welcher Reihenfolge werden die Themen besprochen?
• Wie viel Zeit nehmen die einzelnen Punkte in Anspruch?
• Wer ist aktiv beteiligt?

Wichtig: Planen Sie Puffer ein, falls ein Themenblock mehr Zeit in Anspruch nimmt als erwartet oder zusätzliche Pausen benötigt werden.

Eine Agenda für Ihr Meeting zum Projektstart könnte folgendermaßen aussehen:

Verantwortlicher:
Jan Müller

Datum:
20.01.2023

Ort:
Hauptgebäude, zweiter Stock, Meetingraum Nr. 2

Projekt:
Markenkampagne

Ziel des Meetings:
Gemeinsames Verständnis zu den Projektzielen; Aufgaben- und Zeitplan sowie Kommunikation festlegen

Ablauf:
10:00 Uhr – Einführung (Jan Müller)

10:05 Uhr – Vorstellung und Kennenlernen (alle; Moderation: Anna Mai)

10:20 Uhr – Besprechung der Projektziele (Jan Müller, Anna Mai)

10:45 Uhr – Besprechung des zeitlichen Ablaufs und der Zwischenziele (Jan Müller)

11:00 Uhr – Pause

11:15 Uhr – Kreativ-Briefing (Anna Mai)

11:20 Uhr – Besprechung der Projektrollen, Verantwortlichkeiten und Projektkommunikation (Jan Müller)

11:30 Uhr – Besprechung der ersten Schritte (Jan Müller)

11:45 Uhr – Offene Frage klären und Austausch (alle; Moderation: Anna Mai)

12:30 Uhr – Ende

Wie genau ein Kick-off-Meeting abläuft, hängt vom Projekt, der Teamgröße und weiteren Faktoren ab. Nachfolgend haben wir exemplarisch einen Ablauf für Sie erstellt. Wenn Sie Ihre Agenda für das Kick-off-Meeting und Unterlagen für eine Präsentation erstellen, orientieren Sie sich an den folgenden Schritten:

1. Vorstellung

Stellen Sie die Teilnehmenden kurz einander vor oder bitten Sie diese darum, sich selbst vorzustellen. Planen Sie nicht mehr als ein bis zwei Minuten pro Person ein. Eisbrecherfragen bieten sich an, um die Stimmung aufzulockern.

2. Projektziel erläutern

Erläutern Sie den Projektzweck und das Projektziel. Beantworten Sie Fragen wie:

• Worauf arbeiten wir hin?
• Warum arbeiten wir an diesem Projekt?
• Wie definieren wir den projektspezifischen Erfolg?
• Wie wird der Erfolg oder das Erreichen von Zwischenzielen gemessen?
• Was ist insgesamt bei diesem Projekt sehr wichtig?

3. Projektplan erörtern

Geben Sie eine Übersicht über den Projektplan, indem Sie die wichtigsten Aufgaben, Meilensteine sowie den zeitlichen Ablauf präsentieren. Benennen Sie auch den Umfang des Projekts im Hinblick auf zeitliche und personelle Ressourcen.

4. Rollen festlegen

Legen Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Projekts fest. Die Verteilung und das Vorhandensein von Rollen können sich je nach Projektphase ändern.

Stellen Sie dar, wer an welcher Stelle für welche Bereiche (haupt-)verantwortlich ist. Unterteilen Sie zum Beispiel in die Status „informiert“, „rechenschaftspflichtig“ und „verantwortlich“. Erstellen Sie dazu eine sogenannte RACI-Matrix mithilfe der Vorlage aus dem Praxisteil (unten).

5. Digitale Dokumentenablage besprechen

Informieren Sie die Beteiligten über die Struktur zur Dokumentenablage und die Ablageorte. Wie heißen die Verzeichnisse? Wer hat Zugriff? Nach welcher Systematik werden Dateien benannt? …

Können Dokumente schnell, einfach und übersichtlich bereitgestellt werden, spart Ihr Team Zeit und die Kommunikation verläuft reibungsloser.

6. Fragerunde ermöglichen

Eröffnen Sie eine Fragerunde. Die Teilnehmenden dürfen Fragen zu den Verantwortlichkeiten, dem Zeitplan und vielen anderen projektrelevanten Themen stellen – einander und den Hauptverantwortlichen.

Eine Moderatorin oder ein Moderator achtet darauf, dass der Zeitplan eingehalten wird, alle beim Thema bleiben und einzelne Fragen später im Detail beantwortet werden.

7. Nächste Schritte besprechen

Informieren Sie über die nächsten Schritte. Erläutern Sie, was als Erstes zu tun ist und wie die Phase bis zum ersten Meilenstein ablaufen soll. Klären Sie auch, wann und wie häufig zukünftig Projekt-Updates sowie Besprechungen mit dem Projektteam zu erwarten sind.

8. Nachbereitung

Bereiten Sie das Kick-off-Meeting nach. Stellen Sie das Protokoll dem ganzen Projektteam zur Verfügung und sorgen Sie für die Umsetzung der Aktionspunkte – sofern während des Kick-off-Meetings Punkte benannt wurden.

Bewerten Sie auch Ihre eigene Rolle im Rahmen des Kick-off-Meetings:

• Haben Sie Ihre Meeting-Ziele erreicht?
• Haben Sie den Eindruck, dass alle Projektbeteiligten an einem Strang ziehen werden?
• Wo sehen Sie Risiken oder offene Fragen?
• Haben Sie ein positives Gefühl, was den weiteren Projektverlauf abgeht?