Kapitel 210: Führungsmethode für Komplexität, Agilität und VeränderungKonzept für die Planung und Vorbereitung von Zielklausuren

Um Zielklausuren im Unternehmen einzuführen, müssen einige Vorbereitungen getroffen und Rahmenbedingungen beachtet werden. Folgende Aspekte sind wichtig und Teil des Gesamtkonzepts:

• Organisatorischer Rahmen
• Geschäftsplan
• Verantwortlichkeiten
• Zielklausur: Schlüsselelement des Zielmanagementsystems
• Zielverantwortung
• Big Points
• SMART-Zielformulierung
• Anbindung von variablen Gehaltsbestandteilen
• Zielmanagement braucht Projektmanagement
• Regeln: Grundlage für Offenheit und Vertrauen

Wenn Sie Zielklausuren in Ihrem Unternehmen oder Verantwortungsbereich einführen wollen, müssen Sie für diese Aspekte entsprechende Vorbereitungen treffen und die (erstmalige) Durchführung planen. Worauf Sie dabei achten sollten und welche Aufgaben dabei im Einzelnen anfallen, wird im Folgenden erläutert.

Beachten Sie: Dieses Konzept zur Zielvereinbarung ist ein wachsendes Konzept. Sie sollten einfach beginnen und es aufgrund von Erfahrungen aller Beteiligten weiter optimieren.

Führung in einer turbulenten, komplexen Umwelt muss stabile Grundlagen für Arbeit und Zusammenarbeit schaffen und gleichzeitig Veränderungsprozesse erfolgreich gestalten. Zielsysteme können eine solche stabile Grundlage sein. Wenn Vorgesetzte mithilfe von Zielen führen, brauchen Sie immer folgende Elemente als Grundlage. Sie schaffen damit die organisatorischen Rahmenbedingungen:

• Gesamtkonzept und Regeln, die für die Zielfindung und Zielvereinbarung gelten
• Maßnahmen und Prozesse, mit deren Hilfe Ziele ermittelt, vereinbart und überprüft werden
• Instrumente und Methoden, die dabei eingesetzt werden

Ausgangspunkt ist die operative und strategische Planung der Unternehmensleitung. Daraus entsteht der Geschäftsplan für das Folgejahr. Oft wird dieser in einem „Bottom-up-Prozess“ entwickelt: Die operativen Ebenen liefern alle wichtigen Grundlagen und Informationen dafür (zum Beispiel Sales Forecast), die Geschäftsleitung macht daraus einen Plan. Der verabschiedete Geschäftsplan wird dann über einen „Top-down-Prozess“ heruntergebrochen, bis in die Bereiche und bis auf die operative Ebene.

Das Schlüsselelement für diesen Top-down-Prozess der zielorientierten Führung ist die Zielklausur, in der es um die Big Points, die wesentlichen Zielfelder oder Ziele geht, mit denen die Unternehmensziele im Geschäftsplan erreicht werden sollen.

Zielorientierte Führung funktioniert nur dann, wenn Verantwortlichkeiten eingehalten werden. Die Geschäftsleitung ist der Auftraggeber für das Zielmanagement. Sie ist dafür verantwortlich, dass die vereinbarten Regeln eingehalten werden. Sie prüft zudem die Funktionalität und die Ergebnisse des Zielmanagements.

Alle Führungskräfte sind verantwortlich für die

• Auswahl, Definition und Vereinbarung von Zielen in ihrem Verantwortungsbereich
• Einhaltung der Regeln
• Planung und Controlling der Umsetzungsmaßnahmen
• Unterstützung der Mitarbeiter bei der Zielerreichung

Das Personalwesen oder eine vergleichbare Funktion im Unternehmen steuert den Gesamtprozess und ist verantwortlich für die Prozess- und Maßnahmenqualität. Dazu gehören auch die Qualität und Anwendung der Instrumente und Methoden für das Zielmanagement. Mitarbeiter aus dem Personalwesen unterstützen die Beteiligten bei der Durchführung der Zielklausur(en). Sie sollten deshalb Workshops moderieren können.

Als Moderator steuern Sie auch den Prozess nach der Zielklausur. Sie senden die Klausurergebnisse an die Teilnehmer, sie bekommen die von den Führungskräften überarbeiteten SMART-Ziele und Projektpläne und füllen damit das Ziele-Pläne-Tool. Dabei beurteilen sie insbesondere die Ergebnisqualität der Zielerarbeitung unter dem Aspekt der SMART-Formulierung der Ziele und der Qualität der Projektblätter zur Zielplanung. Und sie unterstützen Führungskräfte und Mitarbeiter.

Die Zielklausur ist das Schlüsselelement des Zielmanagements. Sie läuft in neun Schritten ab:

1. Einleitung und kurze Darstellung des Konzepts zur zielorientierten Führung
2. Rückschau auf das vergangene Jahr: Ziele und Zielerreichung
3. Ziele aus dem Geschäftsplan der Unternehmensleitung sowie der Führungskräfte und der Mitarbeiter erfassen
4. Identifikation der Big Points
5. Zuordnung der Ziele zu Bereichen und Personen (Zielverantwortliche)
6. SMART-Formulierung der Ziele
7. Präsentation, Diskussion der Ziele
8. Projektplanung
9. Vereinbarung nächster Schritte

Eine Zielklausur dauert 1 bis 1,5 Tage und wird von einer qualifizierten Person, zum Beispiel aus dem Personalwesen moderiert. Jede Zielklausur ist gleichzeitig ein Workshop zur Teamentwicklung. Zielverantwortung, die Konzentration auf Big Points und die SMART-Formulierung von Zielen sind wesentliche Erfolgsfaktoren für Zielklausuren. Sie werden deshalb in den folgenden Punkten gesondert erläutert.

Für jedes Ziel gibt es immer nur einen Zielverantwortlichen. Personen, die einbezogen werden müssen oder sollen, um das Ziel zu erreichen, ergeben sich aus dem Projektplan zur Zielerreichung. Der Zielverantwortliche ist dafür verantwortlich, diese Personen frühzeitig in den Zielerreichungsprozess einzubeziehen. Der Zielverantwortliche kann also durch ein Team unterstützt werden und braucht auch nicht alle Maßnahmen zur Zielerreichung selbst durchführen.

In der Zielklausur sollen Ziele erarbeitet oder konkretisiert werden, um die im Geschäftsplan oder in der strategischen Planung enthaltenen Zielfelder oder Ziele zu erreichen. Hierbei sollen Big Points, nicht Peanuts im Mittelpunkt stehen. Big Points sind je nach Unternehmen und Branche höchst unterschiedlich. Sie können sich aus folgenden Überlegungen ergeben:

• In der Geschäftsplanung und Strategieplanung sind Ziele enthalten, deren Zielerreichung, aus welchen Gründen auch immer, schwierig oder kritisch ist. Je wichtiger diese Ziele sind, desto eher handelt es sich um Big Points.
• Grundlegende Veränderungen im Unternehmen, zum Beispiel durch Digitalisierung von Aufgaben oder Prozessen, beschränken sich niemals auf Veränderungen in einem Unternehmensbereich. Je mehr Bereiche oder Personen betroffen sind, desto eher handelt es sich um Big Points.
• Um die funktionalen Ziele eines Bereichs (Vertriebsziele, Produktionsziele, ...) zu erreichen, müssen oft erst Entwicklungsziele für den Bereich realisiert werden. Das sind beispielsweise Ziele zu: neue Aufgabenverteilung, Qualifizierung von Mitarbeitern, Einführung neuer IT-Konzepte oder die Realisierung von Projekten. Je stärker die funktionale Zielerreichung eines Bereichs von der vorhergehenden Entwicklung des Bereichs abhängt, desto eher handelt es sich um Big Points.

Die SMART-Formulierung von Zielen ist die entscheidende methodische Hilfe, um die richtigen Ziele zu finden und zu erreichen. Ziele, die nicht SMART formuliert sind, heißen Zielfelder. Ziele sollen SMART formuliert sein, also:

• Specific (genau beschrieben)
• Measurable (messbar)
• Attainable (anspruchsvoll, erreichbar)
• Relevant (wichtig)
• Timed (zeitlich bestimmt)

In klassischen Management by Objectives-Konzepten werden Ziele hauptsächlich zur Kontrolle der Zielerreichung benutzt, oft, um variable Gehaltsbestandteile zu begründen. Der wesentliche Nutzen SMART formulierter Ziele entsteht aber am Anfang des Zielfindungsprozesses, nicht bei der Kontrolle!

Nur wer seine Ziele messbar formulieren kann, hat klare Vorstellungen von dem, was erreicht werden soll, kann den Weg zur Zielerreichung besser planen, wird effektiv (das Richtige tun und nicht nur etwas richtig tun) und kann die Erfolgschancen zur Erreichung von Oberzielen beurteilen. Ob der Erfolg gemessen wird, hängt auch davon ab, ob der Messaufwand nicht höher ist als der Ergebnisbeitrag des Ziels.

Von der Anbindung variabler Gehaltsbestandteil an Ziele wird abgeraten. Erfahrungen zeigen, dass dann unproduktive Verhandlungsprozesse entstehen: Der Mitarbeiter will bei der messbaren Formulierung der Ziele möglichst einen Sicherheitspuffer einbauen, während die Führungskraft dann erhöhte Anforderungen stellt, damit man sich auf das von der Führungskraft gewünscht Maß, in der Mitte treffen kann.

Der wesentliche Zweck von Zielmanagement besteht darin, die richtigen Ziele zu finden und die dafür notwendigen Aktionen und Veränderungen zu planen und zu realisieren. Warum dies so wichtig ist, wird in der Vorlage im Praxisteil zu den Grundlagen, Hintergründen und Merkmalen von SMARTen Zielen ausführlich erläutert.

Ohne Projektmanagement können die Big Points nicht erreicht werden. Ziele erfordern immer einen Projektplan, wenn

• ein Prozess mit mehreren Schritten notwendig ist,
• mehrere Personen oder Verantwortungsbereiche betroffen sind,
• die Zielerreichung große Bedeutung hat,
• die Zielerreichung erhebliche Veränderungen voraussetzt und
• der Weg zur Zielerreichung mit hohen Kosten verbunden ist.

Das sind die Merkmale der Big Points, die in der Zielklausur identifiziert werden.

Im Mittelpunkt der zielorientierten Führung steht die Führungsfunktion: „Ziele zusammen mit Mitarbeitern oder mit dem Team über die besten Wege, Aufgaben und Prozesse, erreichen“. Gerade die messbare Formulierung von Zielen schafft bei vielen Führungskräften und Mitarbeitern Widerstände, denn der individuelle Arbeitserfolg kann nun auf der Basis einer messbaren Vereinbarung beurteilt werden.

Damit zielorientierte Führung funktioniert und nicht zu Widerständen und unproduktiven Verhandlungsprozessen führt, gilt es Regeln einzuhalten, in denen die Philosophie des Konzepts und der Zweck zum Ausdruck kommen. Diese Regeln sind wesentlicher Bestandteil des Gesamtkonzeptes. Sie sollten in Führungsgrundsätzen enthalten sein. Ihre Einhaltung kann nur von der Unternehmensleitung sichergestellt werden. Die wichtigen Regeln sind:

• Wir setzen uns herausfordernde, aber erreichbare Ziele.
• Wir dürfen aus Fehlern lernen.
• Die Zielerreichung des Vorjahres ist nicht automatisch die Grundlage für die Ziele des Folgejahres.
• Der Zielverantwortliche besitzt die komplette Ergebnisverantwortung.
• Es gibt auch Ziele und Aufgaben neben den Big Points.
• Die SMART-Formulierung von Zielen ist die Grundlage.
• Die zielorientierte Führung kann ständig verbessert werden.

Diese Regeln sind in der Vorlage im Praxisteil ausführlich erläutert.