Controlling mit ExcelKosten analysieren, Kostentreiber erkennen und einzelne Kostenfaktoren bestimmen
Kosten aus unterschiedlichen Perspektiven betrachten
Manager müssen die Kosten ihres Verantwortungsbereichs im Griff haben. Sie müssen erkennen, welche Faktoren für ihre Kosten eine Rolle spielen und wo sie ansetzen können, wenn sie die Kosten senken wollen. Denn Kosten sparen und verfügbare Ressourcen zielgerichtet einsetzen ist eine Daueraufgabe für jede Führungskraft.
Die klassische Kostenrechnung will bei der Kostenanalyse helfen, indem Sie aufzeigt, welche Kosten angefallen sind (Kostenarten), wo diese Kosten angefallen sind (Kostenstellen) und wofür die Kosten angefallen sind (Kostenträger). Die Modelle, Werkzeuge und Methoden der Kostenrechnung können deshalb auch für die Kostenanalyse eingesetzt werden.
Relevante Kostenbegriffe
- Einzelkosten: Kosten, die direkt einem Kostenträger (Produkt) zugerechnet werden können; zum Beispiel: Material, das für ein Produkt verwendet wird
- Gemeinkosten: Kosten, die nicht direkt einem Kostenträger zugerechnet werden können; zum Beispiel: Kosten für einen Pförtner
- Variable Kosten: Kosten, die sich in Abhängigkeit von der Ausbringungsmenge ändern; zum Beispiel: Materialkosten, Stromkosten
- Fixe Kosten: Kosten, die unabhängig von der Veränderung der Leistung konstant bleiben; zum Beispiel: Miete für Büroräume, Kfz-Versicherung
- Kalkulatorische Kosten: Kosten, die zunächst nicht wirklich anfallen und denen kein bewerteter Güterverzehr gegenübersteht; zum Beispiel: kalkulatorische Zinsen, kalkulatorische Miete, kalkulatorischer Unternehmerlohn
- Primäre Kosten: Kosten der Leistungen, die extern beschafft werden
- Sekundäre Kosten: Kosten der Leistungen, die innerbetrieblich hergestellt werden
- Istkosten: Tatsächlich angefallene Kosten; werden durch Nachkalkulation und nach Abrechnung der Kosten ermittelt
- Plankosten: Voraussichtlich anfallende Kosten; werden durch Vorkalkulation geschätzt oder im Rahmen der Preisfindung festgelegt
- Vollkosten: Sämtliche Kosten einer Zeitperiode oder eines Bereichs werden bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt (langfristige Rentabilität)
- Teilkosten: Nur ausgewählte Kosten (zum Beispiel variable Kosten) einer Zeitperiode oder eines Bereichs werden bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt (kurzfristige Entscheidungen); Teilkosten gehen in die Deckungsbeitragsrechnung ein
Kostenarten ermitteln
Im ersten Schritt stellen Sie zusammen, welche Kostenarten in Ihrem Verantwortungsbereich anfallen. Hilfreich für die Kostenanalyse ist eine Unterscheidung nach:
- Art der eingesetzten Produktionsfaktoren: Material, Personal, Maschine, Kapital, Dienstleistungen, Steuern
- Einzelkosten oder Gemeinkosten: Möglichkeit der direkten oder indirekten Zurechnung auf erzeugte Produkte
- Abhängigkeit von der Auslastung oder Beschäftigungsgrad: Kosten, die nur anfallen, wenn etwas produziert wird (variable Kosten); und Kosten, die unabhängig von der Auslastung anfallen und die sich nicht oder nur langfristig ändern lassen (fixe Kosten)
Beispiele für Kostenarten sind:
- Materialkosten: für Rohstoffe, Teile, Baugruppen, Handelsware, Betriebsstoffe, Hilfsstoffe, …
- Personalkosten: für die Mitarbeiter: Gehälter, Beiträge Sozialversicherung, Teilnahme Qualifizierungsmaßnahmen, Abfindungen, …
- Betriebsmittelkosten: für den „Verzehr“ von Betriebsmitteln wie Gebäude, Maschinen, Patente, Lizenzen, Fahrzeuge, … in Form von Abschreibungen (AfA), Miete oder Leasing
- Dienstleistungen oder Fremdleistungen: Kosten für Beratung, Versicherung, Porto, Telefon, Schaltung einer Werbeanzeige, … oder in Form von Verwaltungskosten, Vertriebskosten
- Zinsen: für Fremdkapital (ggf. kalkulatorische Zinsen für Eigenkapital)
- Abgaben: Steuern, Gebühren
Herstellkosten, Maschinenstundensatz und Personalstundensatz ermitteln
Wenn Sie die Kostenarten kennen und alle Kosten richtig auf Kostenstellen oder Kostenträger verrechnen, erkennen Sie weitere Möglichkeiten der Kosteneinsparung. Dazu brauchen Sie Referenzwerte, die anzeigen, welche Kosten im akzeptablen Bereich liegen und wo die Kosten zu hoch ausfallen.
Wenn Sie die Kosten auf ein Produkt oder eine Leistung verrechnen, ermitteln Sie die Herstellkosten. Dafür gibt es unterschiedliche Verfahren, die jeweils andere Kostenarten berücksichtigen. Welche Kostenarten in die Berechnung der Herstellkosten einfließen dürfen, ist in den Vorschriften zur Bilanzierung geregelt (HGB, Steuerrecht, IFRS).
Wenn Sie die Kosten auf eine Kostenstelle verrechnen, ermitteln Sie den Maschinenstundensatz oder den Personalstundensatz. Auch hier können Sie die Höhe dieser Kostensätze mit einem Referenzwert vergleichen und mithilfe des Berechnungsverfahrens erkennen, wodurch die Höhe Ihres Stundensatzes beeinflusst wird.
Kapitalkosten und Abschreibungen ermitteln
Der Einsatz von Maschinen oder Anlagen ist oft sehr teuer. Sie erfordern Investitionen und binden Kapital. Sie müssen erkennen, welche Maschinen und Anlagen wie viel Kapital binden und wie dies verrechnet wird. Das erfolgt über die Abschreibungen.
Ob Sie die Maschinen, Anlagen und damit das Kapital richtig einsetzen, hängt von ihrer Auslastung ab. Maschinen, die stillstehen, verdienen kein Geld. Deshalb müssen Sie für die Kostenanalyse immer genau erkennen, wie hoch die jeweilige Auslastung Ihrer teuren Maschinen und Anlagen ist.
Weitere Methoden zur Kostenanalyse
Oft ist es schwierig, die Kosten zu identifizieren, die unnötig sind. Das sind solche Kosten, die sich sparen lassen, ohne dass die Leistung schlechter wird. Sie entstehen dadurch, dass Prozesse nicht richtig ablaufen, dass falsche Materialien oder Herstellverfahren eingesetzt werden, dass Mitarbeiter unnötige Tätigkeiten durchführen oder Produkte hergestellt werden, die sich nicht verkaufen lassen. Um solchen Kosten auf die Spur zu kommen, wurden folgende Methoden der Kostenanalyse entwickelt und eingesetzt:
- Total Cost of Ownership
- Target Costing (Zielkostenrechnung)
- Prozesskostenrechnung
- Zero-Base-Budgeting
- Gemeinkostenwertanalyse
Weitere Informationen zur Kostenrechnung und zum Kostenmanagement finden Sie in den Handbuch-Kapiteln Kosten- und Leistungsrechnung sowie Kostenmanagement. Im folgenden Praxisteil finden Sie für spezielle Aspekte der Kostenanalyse zahlreiche Excel-Tools.
Nutzen Sie die folgenden Excel-Vorlagen für die Kostenanalyse.
Höhe und Anteile der Kostenarten bestimmen
Für unterschiedliche Geschäftsfelder ermitteln Sie mit der folgenden Vorlage die jeweiligen Kostenarten und berechnen deren prozentualen Anteil. Die Ergebnisse sind in übersichtlichen Diagrammen dargestellt. Sie erkennen die Kostenstruktur, die großen Kostenblöcke und mögliche Handlungsfelder.
Mit der folgenden Excel-Vorlage können Sie die Kosten für weitere Geschäftsfelder (bis zu 15) und weitere Kostenarten (bis zu 10) vergleichen und in zwei Diagrammen darstellen.
Herstellkosten ermitteln in Abhängigkeit von Bilanzierungsvorschriften
Die folgende Vorlage hilft Ihnen, die Herstellungskosten zu berechnen, wobei unterschiedliche Ansätze zur Berechnung einstellbar sind: nach HGB, Steuerrecht und IFRS/IAS.
Maschinenstundensatz und Personalstundensatz berechnen
Mit den folgenden beiden Excel-Vorlagen berechnen Sie Ihren Maschinenstundensatz beziehungsweise den Personalstundensatz. Sie sind Grundlage für zahlreiche Kostenanalysen und für die Prozesskostenrechnung. In einem Diagramm gewinnen Sie eine schnelle Übersicht über den Anteil der einzelnen Kostenarten.
Arbeitssystemkosten ermitteln
Mit der folgenden Excel-Vorlage ermitteln Sie den Stundensatz für ein Arbeitssystem bestehend aus Maschinen und Bedienpersonal. Dabei berücksichtigen Sie unterschiedliche Kostenarten wie Raumkosten, Energiekosten, Investitionskosten, Wartungskosten, Personalkosten und verfügbare Arbeitsstunden (pro Jahr). Sie berechnen die variablen und fixen Kosten pro Leistungsstunde. Das ist der Stundensatz des Arbeitssystems. Außerdem können Sie diesen an den tatsächlichen Beschäftigungsgrad (in Prozent), die Auslastung des Arbeitssystems anpassen.
Stückkosten vergleichen
Mit einem Kostenvergleich können Sie mehrere Lösungen, Methoden, Alternativen, Verfahren oder Vorgehensweisen auf ihre Wirtschaftlichkeit hin überprüfen. So können Sie zum Beispiel Angebote von Lieferanten miteinander vergleichen, Maschinen oder Anlagen daraufhin überprüfen, mit welchen Sie die geringsten Stückkosten haben, oder Prozesse in indirekten Bereichen oder Shared Service Centern bewerten. In der folgenden Excel-Vorlage erfassen Sie dazu die einzelnen Kostenarten sowie Nutzungsdauer, Bearbeitungsmengen und Zinssatz und vergleichen die Lösungen in Bezug auf Gesamtkosten, Herstellkosten und Stückkosten.
Auslastungsgrad und Leerkosten ermitteln
Die genauen Kosten hängen auch vom Auslastungsgrad ihrer Kapazitäten (Maschinen, Arbeitsplätze) ab. Mit der folgenden Vorlage erkennen Sie, welche Leerkosten entstehen, wenn eine Maschine oder Anlage stillsteht.
Ökonomische Abschreibungen berechnen
Mit dieser Vorlage berechnen Sie die ökonomischen Abschreibungen einer Investition. Diese zeigen auf, welcher Betrag später für eine Ersatzinvestition benötigt wird. Dabei werden die Abschreibungen mit verzinst auf der Basis der Weighted Average Cost of Capital.
Die Abschreibungen einer Investition gehen in die Kosten ein. In welchem Umfang – das hängt unter anderem von der gewählten Abschreibungsmethode ab: linear, degressiv, progressiv oder eine Mischform. Hinweis: Für das Finanzamt sind nur die lineare und die degressive Abschreibung sowie in Einzelfällen Sonderabschreibungen zulässig. In der folgenden Vorlage können Sie die Folgen der jeweils gewählten Abschreibungsmethode erkennen.
