Kapitel 093: LeistungsbeurteilungLeistungsbeurteilung bei Mitarbeitern im Homeoffice

Wie beurteilt man Beschäftigte im Homeoffice oder im Rahmen von mobilem Arbeiten? Konkrete Bewertungsmerkmale dienen der Transparenz und Fairness. Aber was wird beim mobilen Arbeiten bewertet? Und welche Besonderheiten gelten beim Arbeiten von zu Hause? Mit Beispielen für gute und schlechte Leistungen im Homeoffice.

Wie wirkt sich mobile Arbeit auf die Zusammenarbeit aus?

Mobiles Arbeiten gehört in vielen Unternehmen bereits zum Alltag. Doch Homeoffice bringt nicht nur Flexibilität mit sich, sondern birgt auch besondere Herausforderungen für Arbeitgeber und Vorgesetzte. Die Personalführung muss umdenken, um das Verhalten und die Leistung von Beschäftigten fair beurteilen zu können.

Wie gelingt die Leistungsbeurteilung im Homeoffice?

Die Ausrede zählt nicht, man sehe Beschäftigte niemals vor Ort und könne sie daher nicht beurteilen. Eine Leistungsbeurteilung muss auch dann möglich sein, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausschließlich im Homeoffice arbeiten.

Wenn feste Regeln für die Kommunikation und das Zusammenarbeiten gelten, lässt sich die Leistung später besser beurteilen. Folgende Fragen müssen im Unternehmen vorab geklärt werden, damit später eine Leistungsbeurteilung möglich ist:

Wann und wie ist welcher Beschäftigte erreichbar?

Jeder Beschäftigte sollte genau wissen, wann Kolleginnen und Kollegen und Vorgesetzte erreichbar sind. Deshalb legen Unternehmen fest:

  • Gibt es eine Kern- und Gleitzeit oder gibt es feste Arbeitszeiten, die im Homeoffice gelten?
  • Werden für Meetings fixe Termine im Kalender eingeplant, die Kolleginnen und Kollegen sehen?
  • Kommuniziert man im Team-Chat den eigenen Arbeitsbeginn und das individuelle Arbeitsende?
  • Welche Regeln gelten für die Pausenzeiten?
  • Reicht die Statusangabe im Messenger aus, um andere über die An- oder Abwesenheit zu informieren?

Unternehmen oder einzelne Abteilungen klären diese Fragen individuell. Anschließend werden klare Regeln schriftlich festgehalten und jedem Beschäftigten zugänglich gemacht. Die Führungskraft achtet auf die Einhaltung.

Welche Antwortzeiten werden angestrebt?

Im Homeoffice kann die Führungskraft nicht spontan ins Nebenzimmer gehen, um Beschäftigte etwas zu fragen oder etwas zu besprechen. Aber wie lange müssen Führungskräfte und Mitarbeitende auf eine Reaktion warten?

Unternehmen legen fest:

  • Wie oft sollen Beschäftigte das E-Mail-Postfach prüfen und auf interne E-Mails antworten?
  • Wann sind die Beschäftigten auch telefonisch erreichbar?
  • Wie lange müssen Kolleginnen und Kollegen auf eine Antwort im Chat oder im Messenger warten?

Ergebnisse und Zielerreichung als Grundlage der Leistungsbewertung

Monitoring spielt bei der Leistungsbeurteilung beim mobilen Arbeiten eine große Rolle. Generell müssen sich Führungskräfte und Mitarbeitende vertrauen, denn eine vollständige Kontrolle ist nicht möglich. Man sieht nicht, wann jemand ins Büro kommt, wann er Pause macht oder wann derjenige Feierabend macht. Im Homeoffice gibt es keine „soziale Kontrolle“.

Wer physisch anwesend ist, muss nicht zwingend auch geistig „bei der Sache“ sein. Das bedeutet, dass lange Arbeitszeit und Überstunden weder beim mobilen Arbeiten noch beim Arbeiten im Büro per se zu einer besseren Leistung führen. Umso wichtiger ist die Ergebnisorientierung beim Leistungsmanagement im Homeoffice. Der Fokus liegt darauf, Ziele zu erreichen und Ergebnisse zu liefern – und nicht auf bloßer Anwesenheit.

Arbeitsfortschritt dokumentieren im Homeoffice

Für die Leistungsbeurteilung sollte zudem der Arbeitsfortschritt im Homeoffice dokumentiert werden. Diese Dokumentation basiert auf drei Schritten:

  1. Ziele festlegen: Wann liefert welcher Mitarbeiter was?
  2. Arbeitspensum definieren: Arbeitspakete planen, bearbeiten, abschließen und schriftlich dokumentieren
  3. Zielerreichung messen: Arbeitsergebnisse, Meilensteine, Kennzahlen

Im Vordergrund steht die Selbstorganisation. Führungskräfte helfen Beschäftigten, sich zu organisieren; sie geben keinen festen Weg vor. Gerade in größeren Teams werden dennoch einheitliche Regeln gefunden, damit alle gemeinsam den Überblick über Ziele, Projektabschnitte und Arbeitspakete behalten.

Ein Personal-Kanban ist nur eine Möglichkeit. Hier werden offene Aufgaben eingetragen. Sie erhalten den Status „In Arbeit“, sobald ein Teammitglied die Aufgabe bearbeitet. Der Status „Erledigt“ sagt, dass die Aufgabe abgeschlossen ist. Es wird automatisch vermerkt, von wem und wann die Aufgaben bearbeitet wurden.

Die erfassten Daten dienen später der Leistungsbeurteilung. Führungskräfte und Mitarbeitende nutzen die Daten im Fall von Unstimmigkeiten oder als Argumentationsbasis.

Was wird bei der Leistungsbeurteilung im Homeoffice bewertet?

Insbesondere für Gehaltsmodelle, die aus einem Grundentgelt und einem variablen Entgeltbestandteil bestehen, werden tarifliche Beurteilungsmerkmale für die Leistungsbeurteilung herangezogen.

Dazu gehören:

  • Anwendung der Kenntnisse und Fertigkeiten: Sorgfalt, Genauigkeit, Zuverlässigkeit, …
  • Arbeitseinsatz: Intensität, Wirksamkeit, Kostenbewusstsein, …
  • Beweglichkeit: Priorisieren, Verhalten in verschiedenen Arbeitssituationen, …
  • Teamarbeit oder Führungsverhalten: Kommunikation, Überzeugungsfähigkeit, Zusammenarbeit mit anderen, …

Diese vier Themenfelder lassen sich auch für Beschäftigte anwenden, deren Gehalt nicht tariflich gebunden ist.

Die Beurteilungsmerkmale werden innerhalb eines festen Zeitraums – meistens beträgt dieser ein Jahr – von der Führungskraft bewertet. Daraus ergibt sich das Ergebnis für die Leistungsbeurteilung im Homeoffice.

Die Vergabe von Noten oder Punkten reicht von „Genügt den Erwartungen nicht immer.“ bis zu „Übertrifft die Erwartungen in besonderem Umfang.“

Tipp

Mögliches Bewertungssystem für Mitarbeiterleistung

Diese fünf Abstufungen bieten sich an:

0 Punkte oder Note 6: „Genügt den Erwartungen in keiner Weise.“

2 Punkte oder Note 5: „Genügt den Erwartungen oft nicht.“

4 Punkt oder Note 4: „Genügt den Erwartungen gerade noch.“

6 Punkte oder Note 3: „Genügt den Erwartungen immer.“

8 Punkte oder Note 2: „Übertrifft die Erwartungen.“

10 Punkte oder Note 1: „Übertrifft die Erwartungen in besonderem Maße.“

Je nach Bedarf entfällt eine Stufe oder es wird eine Stufe ergänzt. Sind Unternehmen nicht tariflich gebunden, kann hier variiert werden. Das Ergebnis der Leistungsbeurteilung ergibt sich durch die Summe der Punkte oder durch die Note.

Beispiele für die Leistungsbewertung im Homeoffice

Es wird jeweils ein Beispiel für die beste Bewertung und ein Beispiel für die schlechteste Bewertung genannt. In der Praxis gibt es Zwischenstufen, wie oben beschrieben.

Beispiel: Merkmal „Zuverlässigkeit“

  • Erwartungen oft nicht erfüllt: Zu Online-Meetings kommt die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter regelmäßig zu spät.
  • Erwartungen in besonderem Maße erfüllt: Auch in Stresssituationen werden alle Termine für Online-Meetings nicht nur eingehalten, sondern sogar initiiert oder moderiert.

Beispiel: Merkmal „Kostenbewusstsein“

  • Erwartungen oft nicht erfüllt: Es werden Online-Meetings anberaumt, obwohl eine kurze E-Mail zur Klärung genügt hätte; der Beschäftigte verschwendete zeitliche und personelle Ressourcen.
  • Erwartungen in besonderem Maße erfüllt: Der Beschäftigte wägt die Eignung der Kommunikationsplattform oder des Kommunikationsmittels je nach Fall ab; die Arbeitsergebnisse sind gleichzeitig sehr gut und die Effizienz hoch.

Beispiel: Merkmal „Priorisieren“

  • Erwartungen oft nicht erfüllt: Unwichtige Aufgaben werden vor dringenden Aufgaben erfüllt; Tools zur Priorisierung werden nicht genutzt.
  • Erwartungen in besonderem Maße erfüllt: Arbeitspakete werden selbstständig und sinnvoll priorisiert; angemessene Kommunikationskanäle und Tools werden eingesetzt. Die Priorisierung erfolgt transparent.
Praxis

Voraussetzungen und Istzustand klären in Bezug zu Homeoffice und Leistungsbewertung

Klären Sie, welche Formen der virtuellen Arbeit, mobiles Arbeiten, Telearbeit, Homeoffice, in Ihrem Unternehmen und in Ihrem Team praktiziert wird.

  • Welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten im Homeoffice – nicht am Arbeitsplatz im Büro?
  • In welchem Umfang arbeiten die Mitarbeitenden im Homeoffice? Gelegentlich, regelmäßig ein Tag pro Woche, mehrere Tage pro Woche, (fast) ausschließlich
  • Welche Folgen hat das für die Zusammenarbeit im Team?
  • Welche Folgen hat dies für die Leistungsbeurteilung durch Vorgesetzte?

Stellen Sie zusammen, welche rechtlich verbindlichen Regelungen es in Ihrem Unternehmen bereits gibt, in Bezug auf Homeoffice und Leistungsbewertung:

  • im Arbeitsvertrag
  • in Betriebsvereinbarungen

Prüfen Sie, ob die Regelungen zueinander passen – oder wo es Widersprüche gibt.

Rahmenbedingungen und Regeln für Leistungen im Homeoffice festlegen

Stellen Sie sicher, dass die Rahmenbedingungen geeignet sind, dass Arbeit im Homeoffice und Leistungsbewertung gleichermaßen möglich sind. Dazu sind entsprechende Rahmenbedingungen zu schaffen. Diese müssen mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und mit Betriebsrat oder Personalrat abgestimmt sein.

Halten Sie in der folgenden Vorlage fest, welche Rahmenbedingungen Sie vereinbart haben.

Leistungen im Homeoffice dokumentieren

Stellen Sie sicher, dass die Arbeitsleistung der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter während des Betrachtungs- und Bewertungszeitraums entsprechend dokumentiert werden. Das betrifft insbesondere:

  • Arbeitszeit
  • Erreichbarkeit
  • Arbeitsfortschritt
  • Arbeitsergebnisse

Halten Sie den Arbeitsfortschritt und die Arbeitsergebnisse in einer Form fest, die für die entsprechende Aufgabe geeignet ist. Zum Beispiel:

  • einfache To-do-Listen
  • Kanban-Board
  • Projekt-Statusberichte
  • Kennzahlen, die Leistungen messen

Achten Sie darauf, dass diese Nachweise vollständig sind. Dokumentieren Sie Besonderheiten, Auffälligkeiten, Störungen. Berücksichtigen Sie dabei Krankheit, Urlaub, Sonderaufgaben, Änderungen bei den Zielen, Vorgabe von Prioritäten.

Nutzen Sie dazu die Vorlagen und Formulare, die in den vorigen Abschnitten zu diesem Handbuch-Kapitel erläutert wurden. Sie eignen sich für die Leistungsbewertung am Betriebsarbeitsplatz und im Homeoffice. Um Leistungen zu bewerten, nutzen Sie beispielsweise diese Vorlage.

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