Was ist eine Lieferantenselbstauskunft?

Die Lieferantenselbstauskunft ist ein mehrseitiger Fragebogen. Mit ihm sollen systematisch Informationen über und von Lieferanten gewonnen werden.

Das Dokument wird von Ihnen erstellt, den Lieferanten zur Verfügung gestellt und ausgewertet. Die Lieferanten beantworten Ihre Fragen schriftlich und reichen das Dokument zur Selbstauskunft mitsamt wichtiger Anlagen in Ihrem Unternehmen ein.

In der Lieferantenselbstauskunft werden mindestens Informationen zu den folgenden Bereichen erfasst:

  • Unternehmensdaten
  • Unternehmenskennzahlen
  • Produktpalette
  • Maschinenpark
  • Qualitätsmanagement
  • Fertigung und Logistik
  • Lieferkonditionen und Lieferfähigkeiten

Manche große Unternehmen stellen ein Online-Datenbanksystem zur Verfügung, in welchem sich potenzielle Lieferanten registrieren, um den Fragebogen auszufüllen. Kleine Unternehmen versenden die Selbstauskunft für Lieferanten per E-Mail oder stellen ein PDF als Download zur Verfügung.

Wozu nutzen Unternehmen die Lieferantenselbstauskunft?

Eine Lieferantenselbstauskunft dient der Vorauswahl neuer und der Bewertung vorhandener Lieferanten im Rahmen des Beschaffungswesens und des Einkaufs. Die Informationserfassung mittels Fragebogen ist Teil des Qualitätsmanagements. Sie ist Grundlage für die Bewertung der Eignung und Leistungen eines Lieferanten.

Mithilfe der Lieferantenselbstauskunft prüfen Sie:

  • Besteht ein Risiko durch Liquiditäts- oder Ertragsschwäche des Lieferanten?
  • Könnte es zu Versorgungsengpässen aufgrund zu geringer Kapazitäten beim Lieferanten kommen?
  • Bestehen (potenziell) Schwächen in der Qualitätssicherung?
  • Ist der Lieferant fähig, die erforderlichen Prozesse zur Qualitätssicherung einzuhalten?
  • Passt der Lieferant im Hinblick auf Art, Qualität und Umgang mit der Ware zu uns?

Verwendet wird die Lieferantenselbstauskunft außerdem, damit Lieferanten sich initiativ um eine Zusammenarbeit bemühen können. So vermeiden Unternehmen, dass sie Zeit mit der ausführlichen Prüfung von Lieferanten verschwenden, die von vornherein aufgrund von unpassenden Rahmenbedingungen oder fehlender Qualitätsstandards ohnehin nicht infrage kommen.

Ursprünglich war die Selbstauskunft für Lieferanten dazu gedacht, ein gewisses Mindestmaß an Qualität seitens potenzieller Lieferanten zu gewährleisten. Heute ist sie in vielen Unternehmen ein fester Bestandteil des Systems zur Lieferantenauswahl. Überzeugt der Lieferant durch seine Antworten in der Selbstauskunft nicht, kann zeitnah begründet abgesagt werden.

Inwiefern dient die Lieferantenselbstauskunft dem Qualitätsmanagement?

Manche Unternehmen sind verpflichtet, branchenspezifische Normen und Regelungen zu erfüllen. Dies betrifft auch die jeweilige Lieferkette des Unternehmens. Das bedeutet, das Unternehmen muss seine Lieferanten prüfen und dokumentieren, dass diese ihrerseits Normen und Regelungen einhalten. Deshalb ist der Aspekt „Qualitätsmanagement“ in der Selbstauskunft für Sie wichtig.

Liegt Ihr Schwerpunkt bei der Lieferantenauswahl auf der Qualitätssicherung, sind solche Fragen an den Lieferanten zu stellen:

  • Ist ein QM-System vorhanden?
  • Um welches System handelt es sich?
  • Welche Normen zum Qualitätsmanagement werden vom Lieferanten eingehalten?
  • Ist das QM-System des Lieferanten zertifiziert?

Sie erkennen anhand der Antworten auf diese Fragen sofort, ob das Qualitätsmanagement des Lieferanten Ihren Ansprüchen genügt und zeitgemäß ist.

Wie oft wird eine Lieferantenselbstauskunft durchgeführt?

Die ausgefüllte Lieferantenselbstauskunft wird vor der Auswahl neuer Lieferanten einmalig gesichtet und bewertet. Im Zuge des weiteren Lieferantenmanagements kann der Fragebogen für Lieferanten genutzt werden, um die Daten zu aktualisieren und die Aktualität der Angaben zu prüfen.

Etablieren Sie ein festes Intervall zur Aktualisierung der Daten. Einmal pro Jahr sollten alle Lieferanten aufgefordert werden, das Dokument auf Aktualität zu prüfen.

Ist eine Lieferantenselbstauskunft Pflicht?

Weder Unternehmen noch Lieferanten sind pauschal dazu verpflichtet, eine Lieferantenselbstauskunft zu nutzen. Trotzdem sollten Sie bei der Auswahl geeigneter Lieferanten darauf bestehen – so sparen Sie Zeit und sind rechtlich auf der sicheren Seite. Bitten Sie Lieferanten darum, mit ihrer Unterschrift zu bestätigen, dass alle Angaben korrekt, aktuell und wahr sind.

Haben Lieferanten nichts zu verbergen, füllen Sie die Lieferantenselbstauskunft zeitnah aus. Die meisten Lieferanten werden das Prozedere kennen, denn der Fragebogen wird von vielen Unternehmen zur Vorauswahl genutzt.

Tipp

Reagieren Sie professionell, wenn jemand eine Selbstauskunft fordert

Sofern Sie auch selbst als Lieferant von Waren oder als Dienstleister tätig sind, kann Ihr Kunde eine Selbstauskunft verlangen.

  • Bereiten Sie Ihre Mitarbeitenden im Vorfeld auf diese Art von Kundenanfrage vor.
  • Legen Sie fest, auf welche Weise und in welchem zeitlichen Rahmen Ihr Unternehmen auf eine solche Aufforderung reagiert.
  • Sorgen Sie auch dafür, dass alle erforderlichen Daten aktuell und übersichtlich bereitstehen.
  • Alle Mitarbeitenden wissen, wo sie Dokumente finden, die als Anlage zur Selbstauskunft dienen.

Möglicherweise sind Sie Ihren Mitbewerbern einen Schritt voraus, wenn Ihr Unternehmen die Selbstauskunft zeitnah, korrekt und vollständig ausfüllt sowie bereitstellt.

Was sollten Sie hinsichtlich der DSGVO bei der Lieferantenselbstauskunft beachten?

Mit der Lieferantenselbstauskunft fragen Sie Daten ab, die von Ihrem Unternehmen gespeichert und verwertet werden. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich an alle Regeln der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) halten. Informieren Sie sich regelmäßig über Aktualisierungen, um die Daten Ihrer Lieferanten zu schützen und sich gegen eventuelle Klagen abzusichern.

Ganz am Anfang der Datenverarbeitung steht die Informationspflicht des Verantwortlichen gegenüber dem Betroffenen. Informieren Sie Ihre Lieferanten entsprechend der DSGVO schriftlich darüber, dass deren Daten erhoben, gespeichert und zweckgebunden verarbeitet werden.

Informieren Sie sich speziell über den Art. 13 DSGVO. Im Artikel geht es um die Informationspflicht, wenn die personenbezogenen Daten durch die betroffene Person selbst erhoben werden. Dieser Fall liegt bei der Lieferantenselbstauskunft vor. Versichern Sie Ihren Lieferanten schriftlich, dass Ihr Unternehmen die Pflichten erfüllt, die sich aus Art. 13 DSGVO ergeben.

Aufbau und Inhalt einer Lieferantenselbstauskunft

Der Fragebogen für Lieferanten besteht meistens aus den folgenden Abschnitten:

  • Erklärung zur Einwilligung der Datenspeicherung und Datenverarbeitung
  • Erklärung über die Richtigkeit der Angaben
  • kurze Erläuterung zum Vorgehen
  • allgemeine Daten zum Unternehmen
  • Daten aus der Bilanz des Lieferanten
  • Informationen zu Produkten, Waren oder Dienstleistungen
  • Abfrage zum Qualitätsmanagement des Lieferanten und seinen Zertifikaten
  • Besonderheiten zum Bereich Fertigung und Logistik
  • Aktivitäten zum Risikomanagement
  • sonstige wichtige Aspekte wie Nachhaltigkeit, Arbeitsschutz, Umweltschutz etc.
  • abschließender Abschnitt mit Unterschrift, Kommentaren und Liste der Anlagen
  • Anlagen

Ob und welche zusätzlichen Informationen abgefragt werden, hängt von den Produkten oder Dienstleistungen (Warengruppen einer Branche) ab, die Ihr Unternehmen vom Lieferanten bezieht. In der Branche Maschinenbau werden etwa die verfügbaren Fertigungseinrichtungen abgefragt; bei Reinigungsleistungen sind die Maßnahmen zur Qualitätssicherung besonders wichtig.

Tipp

Unterteilen Sie in einen allgemeinen und einen spezifischen Bereich

Wenn sich für verschiedene Produkte und Dienstleistungen spezielle Anforderungen ergeben, sollten Sie den Fragebogen in einen allgemeinen und einen spezifischen Abschnitt unterteilen. Der allgemeine Teil wird immer ausgefüllt, im spezifischen Teil geht es um Fragen, die eine Gruppe von Produkten oder Dienstleistungen betreffen.

Lieferantenselbstauskunft individuell anpassen und richtig verwenden

Beachten Sie die folgenden Tipps, um die Selbstauskunft für Ihre Lieferanten optimal auf Ihre Bedürfnisse abzustimmen:

  • Passen Sie den Lieferantenfragebogen an Ihr Corporate Design an. Integrieren Sie zum Beispiel das Firmenlogo und verwenden Sie Ihre Unternehmensfarben.
  • Nennen Sie eine Abgabefrist. Vereinbaren Sie mit Ihren Lieferanten von vornherein: Der Fragebogen muss innerhalb von x Tagen ausgefüllt und eingereicht werden, um berücksichtigt zu werden. Hier zeigt sich auch, wie zuverlässig Ihr potenzieller Geschäftspartner ist.
  • Integrieren Sie dynamische Abfragen. Je nachdem, welche Antwortoption ausgewählt wurde, nimmt der weitere Fragebogen einen anderen Verlauf. Denn: Nicht alle Fragen treffen auf jeden Lieferanten gleichermaßen zu.
  • Begrenzen Sie den Zugriff auf das Dokument. Sie fördern das Vertrauen Ihrer Geschäftspartner, indem Sie für jede Lieferantenselbstauskunft ein automatisch generiertes Passwort vergeben. Durch diesen Schritt schützen Sie die Daten vor Fremdzugriffen.
Praxis

Lieferantenselbstauskunft anpassen und nutzen

Gehen Sie für das Erstellen einer Lieferantenselbstauskunft wie folgt vor:

  1. Überlegen Sie, welche Informationen Sie von Lieferanten benötigen, um deren grundsätzliche Eignung zu prüfen.
  2. Ergänzen Sie bei Bedarf Fragen in der folgenden Vorlage oder streichen Sie für Ihr Unternehmen unwichtige Fragen.
  3. Fügen Sie Informationen zur DSGVO sowie zu branchenrelevanten Gesetzen oder Erklärungen hinzu.
  4. Passen Sie den Lieferantenfragebogen an Ihr Corporate Design an.
  5. Hinterlegen Sie den Fragebogen online zum Download. Oder: Legen Sie die Datei an einem mit den zuständigen Mitarbeitenden vereinbarten Ort ab, sodass die Lieferantenselbstauskunft jederzeit auf Anfrage versendet werden kann.

Das ist außerdem zu erledigen

Entscheiden Sie:

  • Wie gehen Sie mit unvollständig ausgefüllten oder zu spät eingereichten Fragebogen um?
  • Werden die betreffenden Lieferanten per se abgelehnt? Oder setzen Sie eine neue Frist?

Entsprechen die Antworten in der ausgefüllten Lieferantenselbstauskunft Ihren Vorstellungen, treten Sie mit dem Lieferanten in Kontakt. Führen Sie ein Lieferantenaudit durch und schreiben Sie einen Lieferantenbericht, um detaillierte Informationen über den Lieferanten zu sammeln und ihn entsprechend zu bewerten.

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