Kapitel 020: Meetings moderierenMeeting leiten und durchführen: Regeln und Tipps für die Moderation

Wer rechtzeitig da ist, will, dass das Meeting pünktlich startet. Pünktlich heißt: Sie beginnen mit der Begrüßung und dem Tagesordnungspunkt (TOP) 1 zu der Uhrzeit, die Sie in der Einladung als Beginn angegeben haben.

Alle, die später kommen, sind selbst schuld, wenn sie Inhalte verpassen. Wenn Sie immer pünktlich mit Ihrem Meeting beginnen, erkennen die „Zuspätkommenden” und alle Anwesenden, dass Pünktlichkeit ein hoher Wert ist. Aber: Sie sagen nichts, wenn einzelne Personen später eintreffen. Nicken Sie ihnen kurz zu und fahren Sie mit Ihrem Programm fort.

Das setzt zwingend voraus, dass Sie als Gesprächsleiter oder Moderatorin selbst pünktlich sind. Am besten, Sie sind 10 bis 30 Minuten vor Beginn da, um zu klären, ob alles so vorbereitet ist, wie Sie es geplant haben. Und Sie können sich auf den Raum und die Besprechung einstimmen.

Wenn eine Person zu Beginn nicht da ist, die aber für das Thema und den ersten Tagesordnungspunkt wichtig ist, stimmen Sie sich mit den Anwesenden ab oder erklären Sie die Situation. Sprechen Sie – wenn möglich – die zu spät kommende Person später an und bitten Sie diese, zukünftig pünktlich zu sein.

Begrüßen Sie alle Teilnehmenden herzlich, allen zugewandt und mit einem Lächeln. Nehmen Sie mit allen Blickkontakt auf. Bedanken Sie sich für die Teilnahme. Drücken Sie Ihre Freude aus auf die Ergebnisse, die gemeinsam erarbeitet werden.

Zeigen Sie jedem Teilnehmer auch während der Besprechung, dass er Ihnen wichtig ist. Nehmen Sie dazu immer wieder Blickkontakt mit allen Teilnehmenden auf. Sprechen Sie diese mit ihren Namen an. Stellen Sie Verständnisfragen. Hören Sie aktiv zu, indem Sie nicken, nachfragen und zusammenfassen. Lassen Sie die Teilnehmerinnen und Teilnehmer aussprechen – und achten Sie darauf, dass alle anderen dies auch tun.

Stellen Sie das Thema, die Ziele und die Tagesordnung vor. Erklären und erläutern Sie die wichtigen Punkte kurz, sodass alle sich auf das Besprechungsthema einstellen. Halten Sie aber kein Einführungsreferat, wenn das nicht in der Tagesordnung so vorgesehen ist.

Legen Sie fest, in welcher Form die Beiträge visualisiert werden (Flipchart), wie das Protokoll entsteht, welche Form es haben wird (Ergebnisse, Maßnahmenplan) und wer es erstellt. Nennen Sie die wichtigen Regeln wie:

• Telefone ausschalten!
• Nur eine Person redet, nicht mehrere gleichzeitig!
• Keine langen Monologe!
• Pausenregelungen und Dauer sind verbindlich!
• Es gilt ein fairer Ton und Umgang miteinander!

Stimmen Sie mit den Teilnehmenden ab, was aus deren Sicht außerdem vorab geklärt werden soll. Fragen Sie nach Bedürfnissen und Befindlichkeiten.

Nehmen Sie keine Stellung zu den inhaltlichen Beiträgen. Wenn Sie einen inhaltlichen Beitrag liefern wollen oder müssen, sollten Sie deutlich sagen, dass Sie jetzt aus Ihrer Moderatorenrolle herausschlüpfen. Tun Sie dies nur, wenn es notwendig ist.

Wenn ein Vortrag gehalten wird, wenn einzelne Teilnehmerinnen oder Teilnehmer einen Redebeitrag leisten und wenn Gespräche und Diskussionen geführt werden, dann sind Ihre Aufgaben als Gesprächsleiterin oder Moderator:

• Sie erteilen das Wort den Teilnehmern, die sich melden (im Allgemeinen in der Reihenfolge der Wortmeldungen).
• Sie stellen den Vortragenden einer Präsentation und sein Thema kurz vor und erteilen ihm das Wort.
• Sie achten darauf, dass niemand dazwischen spricht, außer es gehört unmittelbar zur Sache (die Abwägung, was zur Sache gehört und was nicht, ist oft schwierig; hier brauchen Sie Erfahrung und Fingerspitzengefühl).
• Sie achten darauf, dass jede und jeder zu Wort kommt.
• Sie bremsen Viel- und Langredner (keine langen Monologe); gegebenenfalls sprechen Sie die betreffenden Personen in der Pause an oder bitten zwischendurch um kurze Beiträge (auch hier brauchen Sie Fingerspitzengefühl).
• Sie schreiben wichtige Inhalte am Flipchart mit.
• Sie fassen Gesagtes bei Bedarf noch einmal so zusammen, dass alle wieder wissen, inwiefern dies zum aktuellen Tagesordnungspunkt gehört. Das hilft, wenn Sie vom Thema abgekommen sind.
• Sie bitten die Teilnehmenden um Sachlichkeit und um Einhaltung der Gesprächsregeln und des gegenseitigen Respekts, wenn es persönliche Angriffe gibt.
• Eskaliert die Gesprächssituation, dann machen Sie eine Pause oder brechen die Besprechung ab. Oft beruhigt sich die Situation durch diese Ankündigung von allein; sie sollte aber ernst gemeint sein und nur im wirklichen Notfall ausgesprochen werden.

Steuern Sie als Moderatorin oder Moderator die Diskussion durch Fragen und Nachfragen. Wer fragt, der führt! Fragen Sie dabei möglichst einfach, zielgerichtet und konstruktiv.

• Fragen Sie nicht nach Schuldigen, sondern nach Ursachen und Lösungsmöglichkeiten. Nicht: Wer? Sondern: Wodurch? Wie?
• Implizite und vielleicht unzutreffende Annahmen der Teilnehmenden behandeln Sie durch Fragen wie: „Wie kommen Sie darauf, dass ...?“
• Fragen Sie bei unkonkreten Begriffen nach: „Was meinen Sie mit ... genau? Wie ist das gemeint? Wie soll ich das aufschreiben?“
• Hinterfragen Sie Verallgemeinerungen, wenn es notwendig erscheint: „Wie könnte man es sonst noch sehen? Immer? Überall?“

Mit Fragen aktivieren Sie die Teilnehmerinnen und Teilnehmer!

Wenn während der Diskussion wichtige Themen und Aspekte angesprochen werden, die nicht zum Tagesordnungspunkt gehören und die sich nicht schnell behandeln lassen, dann halten Sie diese Punkte im Themenspeicher auf einem Flipchart fest.

Behandeln Sie diese später oder bei einer anderen Besprechung. Sie werden dazu in den Maßnahmenplan oder ins Protokoll übernommen. Aber nur, wenn das Thema wirklich wichtig ist!

Führen Sie die Teilnehmenden bei Bedarf wieder auf das Thema zurück:

„Kommen wir zurück zu …“.

Fragen Sie sich bei Angriffen immer, ob es wirklich ein persönlicher Angriff oder nur eine ungeschickt formulierte Bitte war. Eine Aussage wie:

„So wie Sie das meinen, geht das nicht!“

Lässt sich beantworten mit:

„Gut, dann lassen Sie uns einen Moment darüber sprechen, wie es gehen könnte.“

Leiten Sie persönliche Angriffe zunächst an den Angreifer zurück:

„Wie meinen Sie das konkret? Wo sehen Sie den Zusammenhang mit unserem Thema?“

Oder an die Gruppe:

„Sind Sie alle der Meinung, dass …?“

Ziehen Sie dann die entsprechenden Schlüsse und passen Sie Ihr Vorgehen an, wenn es notwendig ist.

Sprechen Sie bei Bedarf in der Pause mit dem Angreifer oder mit den „Streithähnen“ über ihre Motive. Bei schwerwiegenden Problemen sollten Sie die Arbeit unterbrechen und mit der Gruppe das Problem offen ansprechen, um eine Lösung zu finden. Vielleicht müssen Sie die Besprechung abbrechen, wenn klar wird, dass die Ziele nicht mehr erreicht werden.

Betrachten Sie aber nicht jede Meinungsverschiedenheit als Konflikt. Lassen Sie unterschiedliche Meinungen als solche gelten. Nehmen Sie diese ins Protokoll auf und vereinbaren Sie: Dieser Punkt muss gesondert behandelt werden (neuer Tagesordnungspunkt oder gesonderte Besprechung).

Manchmal können unterschiedliche Meinungen nicht zusammengeführt werden. Für jede Meinung gibt es gute Argumente und Gründe, und im Meeting finden Sie mit Ihren Teilnehmern keinen Kompromiss. Trotzdem müssen Sie sich entscheiden.

Dann brauchen Sie eine Regelung, welche Meinung nun gelten oder weiter verfolgt werden soll. Eine Regel kann lauten: Die Führungskraft entscheidet. Eine andere kann sein: Wir stimmen ab.

Der Umgang mit Vielrednern ist sehr schwierig, und dafür gibt es keine Patentrezepte. Beobachten Sie alle anderen Teilnehmenden, wie sie auf den Vielredner reagieren. Sind sie genervt? Oder schätzen sie seine konstruktiven Beiträge? Folgende Möglichkeiten haben Sie:

• Hilfreich ist, wenn Sie mit Blickkontakten geizen und den Vielredner selten oder gar nicht mehr anschauen.
• Fragen Sie direkt stillere Teilnehmer nach ihrer Meinung: „Herr Müller, wie sehen Sie diesen Punkt?“
• Setzen Sie visuelle Rhetorik ein, indem Sie direkt fragen: „Wie soll ich das jetzt aufschreiben?“
• Lassen Sie die Fragestellungen schriftlich oder in Kleingruppen bearbeiten.
• Bitten Sie freundlich die Personen, die sehr viel reden, sich etwas zurückzuhalten, damit alle zu Wort kommen.

Störungen wie Vorbehalte, Ärger, Uneinigkeit, Müdigkeit, Lustlosigkeit sollten direkt angesprochen werden. Fragen Sie nach den Ursachen. Versuchen Sie gemeinsam mit den Teilnehmenden eine Lösung zu finden. Legen Sie bei Bedarf Ihre Spielregeln mit der Gruppe fest. Zum Beispiel: „Wann wollen wir Pause machen?“

Wenn die Gruppe die Methodik nicht akzeptiert, sollte dies angesprochen werden. Fragen Sie nach, warum es Vorbehalte gibt. Vielleicht kennt die Gruppe die Methodik nicht; dann sollten Sie diese kurz erläutern. Klären Sie mit der Gruppe Alternativen. Aber: Nicht ohne Not die eigene Methodik infrage stellen!

Achten Sie auch darauf, dass die Teilnehmenden im Meeting aktiv sind, alle zuhören und mitmachen. Wenn jemand nebenbei andere Aufgaben erledigt, E-Mails bearbeitet oder chattet, dann sprechen Sie dies an. Fragen Sie die Gruppe, wie alle damit umgehen wollen. Möglicherweise ist das gerade besprochene Thema für viele nicht interessant und kann deshalb gestrichen oder gekürzt werden.

Wenn jemand dringend etwas Anderes tun muss, dann bieten Sie an, dass er den Raum verlässt. Wenn jemand durch „Nebentätigkeiten“ die anderen Teilnehmenden stört, bitten Sie darum, dass er damit aufhört oder den Raum verlässt.

Wenn Sie als Moderator erkennen, dass nicht alle Punkte der Tagesordnung behandelt werden können, sprechen Sie in der Gruppe rechtzeitig an, wie sie damit umgehen. Machen Sie gemeinsam einen Plan, wie Sie die nicht behandelten Punkte noch besprechen. Keinesfalls dürfen offene Enden entstehen! Legen Sie immer im Maßnahmenplan fest, wie es weitergehen soll.

Achten Sie darauf, dass Sie das Meeting auch pünktlich beenden – so wie es in der Tagesordnung und der Einladung geplant war. Vielleicht haben Anwesende gleich im Anschluss den nächsten Termin.

Entwickeln Sie, wenn immer möglich, einen Maßnahmenplan. Planen Sie ausreichend Zeit ein, um am Ende noch Vereinbarungen zu treffen:

• Wie werden die Ergebnisse aufbereitet (Protokoll)?
• Wann werden die Teilnehmenden informiert?
• Was sind die nächsten Schritte (Informationen zur Abstimmung oder zur Kenntnis)?
• Welche Aufgaben wurden vereinbart?
• Was sind die nächsten Termine?
• Welche Punkte sind noch offen (und werden wann geklärt)?