Kapitel 020: Meetings moderierenMeeting planen – Ziele, Inhalte, Teilnehmende und Ablauf

Nicht immer sind die Ziele einer Besprechung klar. Meistens weiß der Initiator einer Besprechung, worum es gehen und was am Ende erreicht sein soll. Oft muss er sich dafür aber mit anderen Personen abstimmen. Denn diese haben eigene Ziele und Vorstellungen, die sie mit dem Thema oder Anlass des Meetings verbinden. Deshalb ist dieser erste Schritt wichtig: die Ziele des Meetings klären und aufschreiben.

Wenn Sie für das geplante Thema nicht ausreichend Informationen haben, um die Ziele zu formulieren, beschaffen Sie sich diese Informationen. Sprechen Sie mit Ihren Kolleginnen und Kollegen oder mit Experten und mit den möglichen Teilnehmenden: Welche Erwartungen und Ziele verfolgen sie mit der Besprechung?

Bedenken Sie dabei, welche Ergebnisse und Erkenntnisse die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Besprechung, aber möglicherweise auch andere interessierte Personen erwarten, die nicht dabei sind.

Wenn Sie das Ziel genau genug formuliert haben, können Sie den Titel der Besprechung festlegen. Hier sollten Sie das Ziel, den Grund des Treffens, den Anlass oder das Thema möglichst klar und verständlich zum Ausdruck bringen.

Beispiele für Meeting-Namen

Formulieren Sie den Titel gleichzeitig kurz und prägnant. Hier einige Beispiele für einen Meeting-Titel:

• Ideensammlung für die neue Marketing-Broschüre
• EU-Rechtsverordnung zur Kennzeichnungspflicht umsetzen
• Projekt „IT-Einführung“: nächste Arbeitsschritte planen
• Jour fixe: Aufgabenverteilung in der Urlaubszeit abstimmen
• Strategieplanung: Maßnahmen, um Zielvorgaben der Geschäftsleitung zu erreichen

Um das Ziel der Besprechung zu erreichen, braucht es meistens mehrere Zwischenschritte. Das sind die Tagesordnungspunkte oder TOPs der Agenda für Ihr Meeting. Wenn Sie mehrere Ziele unabhängig voneinander erreichen wollen, dann geht es mit jedem Tagesordnungspunkt um eines der Ziele. Mit den Tagesordnungspunkten und den TOPs auf der Agenda, laden Sie zum Meeting ein und informieren damit alle Teilnehmenden vorab.

Für die inhaltliche Planung untergliedern Sie die einzelnen Tagesordnungspunkte in weitere Unterpunkte. Welche dabei relevant sind, hängt vom Thema ab.

Beispiele für die Meeting-Agenda

Ideensammlung für die neue Marketing-Broschüre

1. Vorstellung der Aufgabe
2. Kreative Ideensammlung
3. Bewertung der Ideen
4. Auswahl von drei möglichen Lösungen für die detaillierte Ausarbeitung

EU-Rechtsverordnung zur Kennzeichnungspflicht umsetzen

1. Vortrag: Was sagt die EU-Rechtsverordnung
2. Maßnahmen zur Umsetzung klären
3. Aufgabenplan und Aufgabenverteilung

Projekt „IT-Einführung“: nächste Arbeitsschritte planen

1. Stand der bisherigen Arbeiten und Ergebnisse
2. Offene Punkte und Schnittstellen besprechen
3. Aufgabenplan festlegen

Jour fixe: Aufgabenverteilung in der Urlaubszeit abstimmen

1. Urlaubswünsche einbringen
2. Projekte und Aufgaben in der Urlaubszeit zusammenstellen
3. Aufgabenverteilung und Zeitplanung gemeinsam abstimmen

Strategieplanung: Maßnahmen, um Zielvorgaben der Geschäftsleitung zu erreichen

1. Vortrag: Strategie der Geschäftsleitung (von Frau Müller, Bereichsleitung)
2. Vorstellung: Ziele und Kennzahlen für das Team
3. Diskussion: Sollvorgaben und Messung des Erreichten
4. Diskussion: Schwerpunkte der Aktionen und Maßnahmen zur Zielerreichung
5. Planung: Projekte und Aufgaben
6. Beschluss: Rückmeldung an die Geschäftsleitung

Für einen Tagesordnungspunkt können Sie ein Teilziel formulieren. So erarbeiten Sie, wie Sie Schritt für Schritt zum Ziel der Besprechung kommen. Wenn es um neue Lösungen geht, könnte das Teilziel für einen Tagesordnungspunkt lauten: Möglichst viele neue Ideen sammeln.

Doch Vorsicht: Überfrachten Sie eine Besprechung nicht mit zu vielen Tagesordnungspunkten oder Themen. Planen Sie für die einzelnen Punkte ausreichend Zeit ein. Meistens benötigt man mehr Zeit als geplant. Prüfen Sie also immer selbstkritisch: Was ist in der vorgegebenen Zeit leistbar?

Mit dem Thema legen Sie fest, welche Personen bei der Besprechung teilnehmen müssen, sollten oder können. Grundsätzlich gilt: Halten Sie die Teilnehmerzahl so gering wie möglich! Ausnahme: Sie wollen mit der Besprechung möglichst direkt eine große Zahl an Mitarbeitenden informieren.

Was kann ein Teilnehmer in das Meeting einbringen? Wer sollte dabei sein?

Eine Person ist als Teilnehmerin oder Teilnehmer wichtig, wenn sie:

• über das benötigte Fachwissen verfügt,
• ein erfahrener Problemlöser ist,
• Erfahrungen mit ähnlichen Problemstellungen hat,
• (mit) entscheidet und dazu befugt ist,
• von der Entscheidung direkt betroffen ist, weil sie diese umsetzen soll,
• aus formalen Gründen dabei sein muss,
• zum Gelingen der Besprechung beiträgt, weil sie für eine angenehme Stimmung sorgt und hilft, Konflikte aufzulösen.

Klären Sie also: Wer muss wirklich dabei sein? Allen anderen stehlen Sie möglicherweise die Zeit. Problematisch ist, wenn Teilnehmende fehlen, deren Wissen und Informationen für die Zielerreichung wichtig sind. Wenn es beispielsweise darum geht, eine neue EU-Rechtsverordnung richtig im Unternehmen umzusetzen, braucht es einen Juristen mit dem notwendigen Sachverstand.

Wie viele Teilnehmende sollten es sein?

Durch die Anzahl der Teilnehmenden beeinflussen Sie, ob alle ausreichend zu Wort kommen. Entscheidend ist: Lässt sich die Gruppe zu dem erwarteten Ergebnis führen? Oder wird die Vielzahl und die Heterogenität der Teilnehmenden eine zielführende Diskussion unmöglich machen?

Ein Meeting mit drei bis zehn Personen lässt sich meistens gut moderieren. Wenn die Zeit nicht zu knapp ist, kommen alle zu Wort und alle können sich austauschen. Wenn es mehr als zehn Teilnehmende oder große Gruppen (20, 50, 100 oder noch mehr Personen) sind, müssen Sie mit angemessenen Moderationstechniken arbeiten. Dazu zählen zum Beispiel Großgruppen-Moderation oder Open-Space-Konferenzen.

Welche Konfliktpotenziale müssen beachtet werden?

In Besprechungen kann es zwischen den Teilnehmenden manchmal zu Konflikten kommen. Sie sollten als Moderator im Vorfeld mögliche Konflikte bedenken, diese gedanklich vorwegnehmen und mögliche Lösungsstrategien parat haben. Je konfliktreicher eine Besprechung aufgrund des Themas oder der Zusammensetzung der Gruppe sein kann, desto mehr sollten Sie sich darauf vorbereiten.

Überlegen Sie vor dem Hintergrund der Teilnehmenden und des Themas:

• Welches Interesse hat der Einzelne, teilzunehmen?
• Was wird er wahrscheinlich sagen oder einbringen?
• Welche Einstellung hat er zum Thema?
• Was liegt ihm besonders am Herzen?
• Wie emotional betroffen ist er?
• Welche Einstellung hat er zum Moderator oder Initiator der Besprechung?
• Was weiß der Einzelne bereits über das Thema?
• Welche Einstellung hat er zum Thema?
• Welche Erfahrungen hat er mit der Methode, die eingesetzt werden soll?
• Welche Schwierigkeiten und Konflikte können auftreten?
• Welche Vorabinformationen haben die Teilnehmenden?
• Welche Vorabinformationen brauchen die Teilnehmenden?

So können Sie letztlich bestimmen, wen genau Sie für die Besprechung einladen und wen Sie über die Besprechung informieren müssen oder wollen. Legen Sie dies genau fest und schreiben Sie die Personen namentlich auf.

Mit den Zielen der Besprechung, dem Titel, den Tagesordnungspunkten und der Liste der möglichen Teilnehmerinnen und Teilnehmer haben Sie alle Informationen beisammen, die Sie brauchen, um die Einladung zu formulieren.

Eine schriftliche Einladung ist immer notwendig und sollte schriftlich an alle Personen, die dabei sein sollten, und bei Bedarf an weitere Personen zur Kenntnis gehen.

Diese Informationen sollte jede Einladung zu einer Besprechung liefern:

• Thema
• Einladender
• Datum und Uhrzeit für Beginn und Ende
• Ort und Raum
• Ziele der Besprechung oder Ergebnisse, die erreicht werden sollen
• Tagesordnungspunkte (TOPs)
• Vorträge, Vorlagen, Berichte, die bei der Besprechung verteilt oder vorab gelesen werden sollen
• Teilnehmende und Funktion sowie gegebenenfalls Aufgabe oder Rolle bei der Besprechung
• Bei Bedarf: Wer außerdem von der Besprechung informiert wird
• Wer Besprechungsleitung, Moderation und Protokoll übernimmt
• Kontaktdaten für die Anmeldung oder Absage

Formulieren Sie die Einladung so, dass Sie davon ausgehen: Wer nicht absagt, ist dabei. Oder bitten Sie explizit um Zusage der Teilnahme bis zum Datum und Uhrzeit.

Für regelmäßige Besprechungen (Jour fixe) braucht es nicht immer eine gesonderte Einladung. Aber auch hier sollten die wichtigen Punkte, die zu einem bestimmten Termin besprochen werden sollen, genannt und allen Teilnehmenden vorab bekannt sein.

Im nächsten Schritt folgt die Planung des eigentlichen Ablaufs des Meetings. Er lässt sich nur in Grenzen planen, denn Sie wissen nicht, was Ihre Teilnehmerinnen und Teilnehmer einbringen und im Detail sagen oder entscheiden werden. Dennoch ist es sehr hilfreich, wenn Sie vorab mögliche Ablaufszenarien gedanklich durchspielen – sich also einen Regieplan oder ein Drehbuch ausdenken.

Sie sollten in jedem Fall planen und aufschreiben, welche Methoden und Techniken Sie bei der Besprechung einsetzen wollen. Wenn es einen PowerPoint-Vortrag geben soll, brauchen Sie Beamer und Leinwand. Wenn Sie ein Brainstorming durchführen wollen, brauchen Sie Karten, Stifte und Pinnwand.

Raster für die Besprechung eines Tagesordnungspunkts

Der genaue Ablauf eines Tagesordnungspunkts (TOP) hängt von den jeweiligen Fragestellungen, Zielsetzungen und Methoden ab. Ein Raster kann helfen, den Ablauf grob zu planen. Zur Strukturierung eines Tagesordnungspunkts, bei dem es vor allem um das Sammeln von Ideen, das Bewerten von Lösungen oder die Diskussion von Meinungen geht, bieten sich folgende Arbeitsschritte für einen Tagesordnungspunkt an:

1. Einstieg: Thema des TOPs und Teilziele benennen
2. Sammeln: Sachstand vorstellen, Informationen vermitteln, Ideen finden
3. Auswählen: Relevanz feststellen, Ideen bewerten, Teile auswählen
4. Bearbeiten: Details klären, einzelne Schritte ermitteln, Zusammenhänge aufzeigen, Meinungen diskutieren, Chancen und Gefahren erkennen
5. Planen: Maßnahmen (To-dos) festlegen
6. Abschluss: Ergebnis würdigen und sichern

Zeitdiebe im Blick behalten

Achten Sie besonders darauf, dass Sie die Zeitdiebe in den Griff bekommen. Wenn der Raum falsch bestuhlt ist, die Technik nicht funktioniert, die Teilnehmenden nicht wissen, worum es geht, zu weitschweifend reden oder andere stören – dann geht das von der wertvollen Besprechungszeit ab. Die Ziele können nicht mehr erreicht werden. Bereiten Sie sich auf solche Zeitdiebe vor.

Darüber hinaus gelten ein paar allgemeine Regeln für den Ablauf, die helfen, eine Besprechung zum Ziel zu führen, ein Ergebnis zu entwickeln und die Teilnehmenden zufriedenzustellen:

• Beginnen Sie positiv. Wählen Sie einen Einstieg für die Emotionen, und schaffen Sie ein positives Klima. Zum Beispiel: „Schön, dass Sie kommen konnten. Vielen Dank. Es geht heute um ...“
• Nennen Sie als Einstieg: Ziele, Zeitplan, Methodik.
• Klären Sie, ob es ein Protokoll braucht und wer es schreibt. Oft reicht es aus, wenn Sie am Ende der Besprechung die Ergebnisse festhalten oder einen Maßnahmenplan erstellen.
• Erläutern Sie, wie Sie vorgehen wollen: Stellen Sie die Tagesordnungspunkte und die Methoden vor. Alle sollten die Agenda vor Augen haben; zum Beispiel auf einem Flipchart.
• Sagen Sie auch, wann es Pausen geben wird, falls das Meeting länger dauert.
• Weisen Sie auf das pünktliche Ende hin und sagen Sie, wie Sie am Ende noch offene Punkte behandeln wollen.
• Prüfen Sie, ob sich die Teilnehmenden zunächst gegenseitig kennenlernen und vorstellen müssen. Planen Sie dafür ausreichend Zeit ein.
• Klären Sie bei Bedarf die Erwartungen der Teilnehmenden (gegebenenfalls in der Vorstellungsrunde). Halten Sie die Erwartungen auf einem Flipchart schriftlich fest; kleben Sie dieses an die Wand; am Ende der Besprechung muss geprüft werden, ob die Erwartungen der Teilnehmenden erfüllt sind.
• Schreiben Sie alles, was gesagt wird, für alle sichtbar mit; am Flipchart, an der Tafel oder am Whiteboard.
• Bringen Sie komplexe Sachverhalte in eine anschauliche Grafik und nutzen Sie dazu die Möglichkeiten der Visualisierung.
• Wenn Ideen gesammelt werden, müssen diese für alle sichtbar sein. Am besten eignen sich dazu Karten auf der Pinnwand.
• Bewertungen und Entscheidungen können mit einer Punktabfrage erfolgen und ebenfalls auf dem Flipchart sichtbar gemacht werden.
• Abstimmungen oder Wahlen müssen gegebenenfalls geheim stattfinden. Dann sollten Sie Wahlzettel mitbringen und diese einsammeln und auszählen.
• Achten Sie auf konkrete Vereinbarungen. Halten Sie diese im Maßnahmenplan oder im Ergebnis-Protokoll schriftlich fest.
• Fragen Sie die Teilnehmenden nach deren Zufriedenheit.
• Schließen Sie positiv ab. Zum Beispiel: „Ich denke, mit diesem Maßnahmenplan haben wir ein sehr gutes Ergebnis erzielt. Herzlichen Dank für Ihre konstruktive Mitarbeit.“

Besprechungen können dann ein Konfliktpotenzial bergen, wenn mit ihnen Entscheidungen und Beschlüsse herbeigeführt werden sollen. Deshalb ist eine gute Vorbereitung gerade dann wichtig, wenn am Ende eine Entscheidung oder ein Beschluss stehen soll, der für die Teilnehmenden akzeptabel und verbindlich ist. In der Besprechung müssen Sie besonders darauf achten:

1. Arbeiten Sie die Entscheidungssituation heraus. Was soll entschieden werden?
2. Arbeiten Sie die Kriterien heraus, nach denen bewertet und entschieden wird.
3. Entwickeln Sie Alternativen und unterschiedliche Lösungsmöglichkeiten; hier können sich die Teilnehmenden aktiv einbringen. Oder die Lösungen wurden im Vorfeld bereits erarbeitet und in der Besprechung vorgestellt.
4. Nutzen Sie eine Entscheidungsmethode, um Transparenz für alle Teilnehmende zu schaffen; das sind Daten, Fakten und Beispiele, die alle nachvollziehen können. Legen Sie mit den Teilnehmenden Regeln fest, nach denen die Entscheidung herbeigeführt werden soll.
5. Halten Sie die Entscheidung fest (wenn sie in der Besprechung getroffen wird) und verpflichten Sie die Teilnehmende darauf, diese zu akzeptieren.
6. Halten Sie abweichende Meinungen ebenfalls fest.

Gerade bei Entscheidungen und Beschlüssen geht es um Interessen, Meinungen und Einstellungen gegenüber anderen Personen. Wer bei einer Entscheidung nicht zum Zuge kommt, kann sein Gesicht verlieren. Als Moderator müssen Sie hier vorsichtig, aber dennoch zielgerichtet vorgehen.