SAP-Projekte erfolgreich durchführenMerkmale von SAP-Projekten

SAP-Projekte werden nach den Regeln des Projektmanagements durchgeführt. Sie haben aber auch einige Besonderheiten, die zu beachten sind. SAP-Projekte zeichnen sich vor allem durch ihre Komplexität und ein hohes Maß an Kompetenz mit Prozessen und SAP-Software aus. Erfolgskritisch ist der Umgang mit den vielen Stakeholdern.

Unternehmen, die eine Software für die betriebswirtschaftliche Planung und Abwicklung ihrer Prozesse und Aufgaben einsetzen, gleichen einer Dauerbaustelle. Insbesondere umfassende und komplexe Systeme wie Softwareprodukte der Firma SAP müssen regelmäßig gewartet, überarbeitet, ergänzt, aktualisiert oder verbessert werden. Dazu werden in den Unternehmen SAP-Projekte initiiert und durchgeführt.

SAP-Projekt

Bei einem SAP-Projekt wird ein Softwareprodukt der Firma SAP SE (Sitz Walldorf, Deutschland) eingeführt, angepasst oder erweitert. Dabei gelten die allgemeinen Methoden, Werkzeuge und Regeln zum Projektmanagement. Zusätzlich braucht es oft sehr spezielles Know-how zu den Softwareprodukten von SAP und zur Modellierung von Prozessen und zur Anpassung von Systemen.

Das Kernprodukt von SAP

Es existieren zahlreiche SAP-Produkte um die unterschiedlichsten Geschäftsprozesse eines Unternehmens abzudecken. Ein Hauptbestandteil des SAP-Produktportfolios stellt das Enterprise-Ressource-Planing-System von SAP dar. Über die Produkte ERP (ECC 6.0) und S/4 HANA aus dem Portfolio der ERP-Systeme von SAP werden Geschäftsprozesse in folgenden Bereichen abgewickelt:

  • Finanzwesen
  • Rechnungswesen
  • Beschaffung
  • Logistik
  • Produktion
  • Forschung & Entwicklung
  • Vertrieb

Bei der folgenden Beschreibung eines Projektablaufs wird kein Bezug auf ein spezielles Produkt von SAP genommen, sondern es werden die allgemeinen Aktivitäten und Inhalte eines SAP-Projekts zu beschreiben und erläutert.

Besonderheiten von SAP-Projekten

Ein SAP-Projekt lässt sich zu anderen IT-Projekten anhand des eingesetzten Softwareproduktes abgrenzen. Unterschiede zu sonstigen IT-Projekten sind vor allem:

  • hohe Integrationsmöglichkeit vieler Geschäftsprozesse im SAP
  • Verwendung von standardisierten Prozessen und Objekten im SAP
  • gleiche Ansprechpartner und Dienstleister für verschiedene Themen im SAP
  • Infrastruktur ist gegebenenfalls im SAP schon vorhanden

Grundlegend lässt sich ein SAP-Projekt anhand des Umfangs und der Integrationstiefe nach den folgenden Arten unterscheiden:

  • Einführung von SAP
  • Aktivierung einzelner Module oder Funktionalitäten im SAP
  • Konsolidierung und Migration von Daten ins SAP
  • Upgrade einer SAP-Version

Brown-Field- oder Green-Field-Ansatz

Im Rahmen solcher Projekte muss oft die Entscheidung getroffen werden, ob die Historie (Bewegungsdaten) aus anderen Systemen übernommen werden soll (Brown-Field-Ansatz) oder ob zu einem Stichtag eine neue Datenerfassung gestartet wird (Green-Field-Ansatz).  Aus der Praxis ist der Green-Field-Ansatz mit einem geringeren Aufwand zu bewerten. Jedoch ist es oft erforderlich, bestehende Daten mit zu überführen, um gegebenenfalls andere Systeme abschaffen zu können.

Entwicklungsumgebung von SAP

Die klassische Entwicklungsumgebung einer SAP-Systemlandschaft hat in der Regel drei Ebenen:

  • Entwicklungssystem: Auf der ersten Ebene gibt es ein Entwicklungssystem zur Konfiguration und Programmierung der SAP-Komponenten.
  • Testsystem: Im Anschluss einer erfolgreichen Entwicklung werden diese Entwicklungsstände in einem Testsystem für Anwender zum Testen bereitgestellt.
  • Produktivsystem: Nach erfolgreichem Test werden die Entwicklungen anschließend für die produktiven Nutzer (User) im Produktivsystem zur Verfügung gestellt.

Durch diese Trennung können im laufenden Betrieb weitere Entwicklungen vorgenommen und getestet werden.

SAP-Standard

Werden in einem SAP-Projekt die von SAP zur Verfügung gestellten Geschäftsprozesse und Objekte verwendet, spricht man vom SAP-Standard. Im SAP-Standard können die unternehmensspezifischen Daten über vordefinierte Customizing-Einstellungen hinterlegt werden.

Alternativ kann in einem SAP-Projekt auch eine eigene Logik im SAP-System programmiert werden. Für diese Art der Umsetzung hat sich der Begriff der Eigenentwicklung etabliert.

Stakeholder im SAP-Projekt

Um ein SAP-Projekt erfolgreich durchführen zu können, ist es wichtig, alle Stakeholder zu kennen und ihre Interessen zu identifizieren. Anhand einer Stakeholder-Analyse erhalten Sie einen Überblick, welche Stakeholder ihr Projekt fördern und welche Stakeholder ihr SAP-Projekt vermutlich blockieren. Aus diesen Ergebnissen lassen sich Maßnahmen ableiten, um die Einstellung einzelner Stakeholder positiv zu beeinflussen.

Relevante Stakeholder eines SAP-Projekts sind:

  • Projektleiter
  • CEO
  • CIO
  • Fachbereichsleitung
  • SAP-Entwickler (inhouse)
  • IT-Betreuer komplementärer Systeme
  • Datenschutzbeauftragter
  • Betriebsrat
  • SAP-Berater (extern)
  • Key-User
  • User
Praxis

Sie erreichen Ihre Ziele und Ergebnisse in einem SAP-Projekt nur dann, wenn Sie Ihre Stakeholder genau kennen und angemessen in das SAP-Projekt einbinden. Das ist ein wesentlicher und kritischer Erfolgsfaktor. Gerade die Vielzahl der Stakeholder und der Personen, die dahinter stehen, zeigt, wie komplex die Aufgabe ist, hier alle wichtigen Interessen und Bedürfnisse – soweit es geht – abzudecken.

Angebot: SAP-Hotline

Fragen Sie unseren SAP-Experten. Zum Beispiel:

  • „Gibt es für unseren Geschäftsprozess ein SAP-Standard-Produkt?“
  • „Wie lässt sich der Prozess mit SAP realisieren?“
  • „Wie würden Sie in folgendem Fall vorgehen?“

Schreiben Sie uns Ihre Frage – unser SAP-Experte Daniel Hofmann antwortet: Schnell. einfach. unkompliziert.

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In der folgenden Vorlage zur Stakeholder-Analyse für SAP-Projekte finden Sie die Personen und Personengruppen, die an einem SAP-Projekt typischerweise beteiligt sind. Diesen Stakeholdern sind spezifische Interessen zugeordnet, die Sie wiederum mit möglichen Maßnahmen zur Pflege und Bearbeitung der Stakeholder verknüpfen können. Das ist mit Beispielen illustriert. Sie können als Projektleiter in dieser Vorlage ihre Ergebnisse aus der Analyse hinterlegen und im Laufe eines Projekts regelmäßig reflektieren.

Weiterführende Erläuterungen zur Analyse und zum Umgang mit Stakeholdern finden Sie im Handbuch-Kapitel Stakeholder erkennen und analysieren.

Im folgenden Abschnitt sind die einzelnen Schritte und Aufgaben in einem SAP-Projekt erläutert.