MesseplanungMesseauftritt planen und vorbereiten

Die Messeteilnahmen ist für Ihr Unternehmen ein Projekt, das sorgfältig geplant werden muss. Entsprechend gelten die Regeln des Projektmanagements. Hier sind die wichtigsten Aufgaben dargestellt, die im Rahmen der Messevorbereitung anfallen und die Sie im Projekt und mit Ihren Projektmitarbeitern durchführen und erledigen sollten.

Anmeldung zur Messe

Ihre Überlegungen zur Messe haben zum Beschluss der Teilnahme geführt. Jetzt gilt es, die Vorbereitungen zu treffen und mit der Messeplanung zu starten. An erster Stelle steht die Anmeldung.

Die Anmeldung als Einzelaussteller

Wenden Sie sich an die veranstaltende Messegesellschaft. Sie erhalten Ihr Anmeldeformular dann direkt von dort oder können es gleich im Internet benutzen. Nach der Anmeldung erhalten Einzelaussteller den sogenannten „Serviceordner“. Er stellt sehr übersichtlich die – nicht kostenlosen, aber teilweise durchaus nützlichen und preiswürdigen – Werbeinstrumente vor, die von der veranstaltenden Messegesellschaft angeboten werden. Darüber hinaus gibt er unverzichtbare Informationen zum Verfahren der Vorbereitung, Durchführung und zum Messeabschluss.

Die Anmeldung als Gemeinschaftsaussteller

Für junge Unternehmen, für Unternehmensnetzwerke oder für Ihren Messetest sind Gemeinschaftsstände lukrativ. Wenden Sie sich an Ihr Wirtschaftsministerium oder die zuständige Landesagentur oder die IHK. Von dort erhalten Sie Informationen und gegebenenfalls das Formular, mit dem Sie sich als Aussteller auf einem Gemeinschaftsstand des Landes anmelden können. Die zuständige Einrichtung koordiniert für die Aussteller des Gemeinschaftsstandes sämtliche Formalitäten mit der jeweils veranstaltenden Messegesellschaft. Dies vereinfacht die Organisation und senkt die Kosten.

Fördermöglichkeiten für eine Messeteilnahme

An zweiter Stelle steht die Prüfung der Fördermöglichkeit. Dies muss schnell geschehen, da vom Förderantrag bis zur Bewilligung von Geldmitteln und Unterstützung einige Zeit vergehen kann. Viele Bundesländer bieten für ihre Unternehmen Fördermöglichkeiten an. Der Bund bietet gleichfalls Förderungen an. Die Messen, für die es durch die Bundesministerien für Wirtschaft und Energie (BMWi) und für Ernährung und Landwirtschaft (BMEL) gibt, sind im Auslandsmesseprogramm der AUMA zusammengefasst und im Internet veröffentlicht.

Das BMWi unterstützt auch Start-ups bei ihrer Messebeteiligung. Die geförderten Firmen können sich auf internationalen Messen in Deutschland an Gemeinschaftsständen beteiligen. Es ist also geldwert, sich im Internet zu informieren und mit seinem Wirtschaftsverband oder seiner Kammer über Fördermöglichkeiten zu sprechen.

Messe planen und organisieren und alle Informationen beschaffen

Nach der Klärung der Hauptfragen können Sie Ihre Messeteilnahme im Detail planen. Im Folgenden wird erläutert, wie sich die erforderlichen Planungsdaten beschaffen lassen.

Besucherprospekt

Erste und grundlegende Informationen finden sie zunächst im Besucherprospekt. Dieser ist von der veranstaltenden Messegesellschaft zu beziehen. Der Besucherprospekt enthält zunächst alle wissenswerten Details bezüglich

  • Anreisemöglichkeiten
  • Verkehrsverbindungen am Messeort
  • Rahmenprogramme
  • Prospekte für spezielle Branchen oder Anwendergruppen
  • Buchung einer geeigneten Unterkunft

Unterkunft

Um ein Zimmer in einer gewünschten Kategorie zu bekommen, ist die rechtzeitige schriftliche Reservierung der Unterkunft ratsam. Einzelaussteller erhalten mit den Teilnahmeunterlagen einen Bestellschein zur Zimmerreservierung. Alle Messestädte haben Vermittlungsstellen, die vor der Veranstaltung Zimmerbuchungen vornehmen. Von Ausstellern und Besuchern wird das Angebot von Privatunterkünften (mit Frühstück) stark genutzt. Privatunterkünfte sind preisgünstig und liegen häufig in Nähe des Veranstaltungsortes.

Ausstellerausweise

Weiterhin benötigt das Standpersonal Ausstellerausweise. Diese werden dem Aussteller zusammen mit einer größeren Zahl von Messeplänen kostenlos zugesandt. Parkplatzausweise für Aussteller sind kostenpflichtig und müssen beim Veranstalter angefordert werden.

Exponatbeschreibung

Eine technische Exponatbeschreibung (auf einem Formular der Messegesellschaft) ist von Ihnen zu erstellen und enthält Angaben über Abmessungen, Gewicht, Emissionen und die erforderliche Versorgung Ihres Exponats mit Energie und anderen Medien.

Für den Transport der Exponate zum Messeort vermitteln die Messegesellschaften spezialisierte Speditionen. Da die Messegesellschaften nur den von ihnen zugelassenen Speditionen die Zufahrt auf das Messegelände gestatten, sollten Sie sich in jedem Falle vor Beauftragung einer Spedition informieren.

Service für den Messestand

Messestände können durch den Messeveranstalter gegen Gebühr mit Telekommunikationseinrichtungen ausgerüstet werden.

Eine Standbewachung für die Nachtzeit sowie eine Standreinigung kann ebenfalls bei den Messegesellschaften geordert werden.

Versicherung

Der Aussteller ist grundsätzlich verpflichtet, selbst für ausreichenden Versicherungsschutz aller möglicherweise durch seine Messebeteiligung entstehenden Risiken zu sorgen. Der Messeveranstalter trägt lediglich das allgemeine Haftpflichtrisiko für Personen- und Sachschäden. Jedoch bietet der Messeveranstalter den Ausstellern über einen Rahmenvertrag eine „Ausstellungsversicherung“ an. Diese deckt alle Gefahren, denen die Ausstellungsgüter, der Stand und die Standausrüstung vom Abtransport bei der Ausstellerfirma an über den Aufbau, die Ausstellungszeit, den Abbau bis zur Rückkehr der Güter zum Lagerort des Ausstellers ausgesetzt sind. Die Versicherung tritt für Schäden ein, die beim Be- und Entladen, während des Transports oder beim Aufenthalt, beim Aufbau oder während der eigentlichen Ausstellung entstehen. Auch Schäden durch Messepublikum werden ersetzt. Zusätzlich kann eine Aussteller-Haftpflichtversicherung abgeschlossen werden.

Service der Messegesellschaft

Bitte überlegen Sie auch, ob aus den Angeboten des Messeveranstalters etwas aufzugreifen ist und dementsprechend organisatorisch vorbereitet werden muss. Der Service, der von Messegesellschaften während der Messe vor Ort angeboten wird, ist recht umfassend. Da sind:

  • Die Handelsvertreterbörse vermittelt Kontakte zwischen Handelsvertretern oder Vertriebsagenturen zu interessierten Unternehmen und auch umgekehrt. In das Verzeichnis der Vertreterbörse können sich die Handelsvertreter selbst sowie auch die nach Vertriebskräften suchenden Unternehmen aufnehmen lassen. Es ist dann noch während der Messe möglich, sich zu einem ersten Gespräch zu verabreden.
  • Die Nachwuchsbörse für qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter steht Ihnen als Aussteller ebenfalls zur Verfügung. Wie bei der Handelsvertreterbörse gibt es auch hier den Vorteil, noch während der Messe ein erstes persönliches Gespräch mit dem interessierten Nachwuchs zu führen.
  • Wenn Sie Besuch ausländischer Gesprächspartner auf ihrem Messestand erwarten, können Sie auf eine Dolmetschervermittlung zugreifen.
  • Der Hostessen-Service stellt Ihnen Personal (häufig Studenten oder Studentinnen aus fremdsprachlichen Studiengängen) zur Verfügung, die Ihre Standbesucher qualifiziert betreuen.
  • Arbeits- und Hilfskräfte der verschiedensten Art, die Sie während der Messe benötigen, können vor Ort von den Messegesellschaften vermittelt werden.

Messestand planen

Der Messestand ist das Herzstück Ihres Messeauftritts. Dafür brauchen Sie spezialisierte Agenturen, Messedesigner und Messebauer. Diese kümmern sich um die Standgestaltung, die zu Ihren Messezielen passt. Sie können einen Messestand mieten; die Preise für einen einfachen Basis-Messestand beginnen bei rund 2.000 Euro. Wenn der Messestand individuell ausfallen soll, muss er spezielle für Ihre Ziele konzipiert und gestaltet werden. Die Kosten dafür beginnen bei rund 200 Euro pro Quadratmeter und sind nach oben offen.

Beachten Sie: Wenn Sie mit Ihrem Messeauftritt auffallen und auch Laufpublikum anziehen wollen, müssen Sie mit Ihrem Messestand einiges bieten. Hier ist Erfahrung und Kreativität gefragt – und gleichzeitig müssen die Rahmenbedingungen des Messeveranstalters und Ihre Budgetgrenzen beachtet werden. Ein paar Tipps für die „besondere Messegestaltung“ sind:

  • Arbeiten Sie mit Lichteffekten.
  • Verwenden Sie unterschiedliche, auch natürliche Materialien.
  • Nutzen Sie Social Media, wie zum Beispiel ein Live-Stream aus Ihrer Produktion oder Fotos mit Ihren Messebesuchern.
  • Bieten Sie Spiele, Spaß und Unterhaltungselemente an; nutzen Sie den Spiel- und Ausprobiertrieb Ihres Publikums.
  • Richten Sie eine VIP-Lounge und einen Ruhebereich ein, in den Sie sich mit wichtigen Fachbesuchern für Detailgespräche zurückziehen können.
  • Sprechen Sie alle Sinne der Besucher an.
  • Nutzen Sie Möglichkeiten der Augmented Reality.
  • Führen Sie Interviews mit bestehenden Kunden durch, die von der Anwendung Ihrer Produkte erzählen.

Für solche Aktionen muss der Messestand geeignet und Ihr Standpersonal vorbereitet sein.

Messeteilnahme als Projekt planen

Sie sehen, dass es eine Menge vorbereitender Aufgaben gibt. Ist es da sinnvoll, dass alle Arbeit in Ihrer Hand bleibt? Sie sollten also einen internen Plan zur Arbeitsverteilung haben. Dieser Aktions- und Zeitplan soll alle Fragen der Messevorbereitung enthalten. Besonders wichtig sind:

  • Wer ist verantwortlich für Ihre Messeteilnahme, wer ist der Projektleiter?
  • Wer soll an der Messearbeit – in der Vorbereitung, in der Durchführung – teilnehmen?
  • Wer meldet an, bestellt Katalog und Tagungsprogramm?
  • Wer kümmert sich intern um die Auswahl und Vorbereitung der Exponate?
  • Welche Dienstleister – der Messeveranstalter ausgenommen – sind noch zu anzusprechen?
  • Wer kümmert sich um Anfahrt und Unterbringung?
  • Was muss für die Messeteilnehmer vorbereitet werden? Eine Einweisung wird es auf jeden Fall geben, aber vielleicht ist eine interne oder externe Schulung nötig?
  • Wird das Werbekonzept im Unternehmen erarbeitet oder durch einen Dritten? Was soll es alles beinhalten?
Praxis

Messeplanung und Messeauftritt vorbereiten

Wenn Sie verhindern wollen, dass Sie Kosten haben, viele Gespräche führen, aber doch nicht den rechten Erfolg erzielen, müssen Sie Ihre Messebeteiligung als ein separates Projekt deklarieren und bearbeiten. Sonst denken Ihre Mitarbeiter: Macht doch der Chef. Starten Sie deshalb das „Projekt Messe” in Ihrem Unternehmen und arbeiten Sie nach den Regeln des Projektmanagements.

Zur Unterstützung Ihres Projektmanagements für die Messeplanung dient die folgende Vorlage Aktions- und Zeitplan.

Messeauftritt und Messestand planen

Mit jeder Messe ist eine Fülle von planerischen, gestalterischen und organisatorischen Aufgaben verbunden. Entwickeln Sie eine Checkliste für Ihre Messeplanung, die alle Aufgaben im Detail umfasst und die auf Ihre Zwecke ausgerichtet ist. Diese Checkliste werden Sie regelmäßig – mit jeder Messeplanung und Messeteilnahme – überarbeiten und erweitern müssen.

Die folgenden beiden Beispiele für Messeplanung und Messestandgestaltung können Sie als Grundlage für Ihren Messeplan nutzen. Leiten Sie daraus die für Ihren Messeauftritt notwendigen Aufgaben ab und machen Sie daraus ein Projekt.

Aufgaben der Messeplanung im Gantt-Diagramm und Jahreskalender planen

Im folgenden Jahreskalender können Sie alle Aktivitäten zur Messevorbereitung, Messedurchführung und Messenachbereitung als Aufgabenplan und Balkenplan in einem Kalender oder Gantt-Diagramm übersichtlich darstellen. Benennen Sie dazu die Messen, an denen Sie als Aussteller teilnehmen wollen und die Aufgaben, die dafür jeweils anfallen. Die Messen und Aufgaben werden mit einem Farbcode hinterlegt und dann im Jahreskalender dargestellt. Sie erkennen so sehr schnell, welche Aufgaben wann anfallen und welcher Zeitaufwand damit verbunden ist.

Die beste Messeplanung ist nutzlos, wenn sich dann während der Messe niemand auf Ihrem Stand blicken lässt oder wenn Sie Ihre Zielgruppen und Kunden dort nicht treffen. Deshalb ist die Marketing- und Werbeplanung für die Messe im Vorfeld von entscheidender Bedeutung für den Messeerfolg. Welche Aufgaben damit verbunden sind, lesen Sie im folgenden Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels.

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