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Strategisches Controlling mit ExcelMit Strategiecontrolling strategische Optionen entwickeln

Aus den Erkenntnissen der Umfeldanalyse und den Ergebnissen des Plan-Ist-Vergleichs ergeben sich strategische Optionen für das Unternehmen. Diese werden herausgearbeitet und in strategische Programme und Projekte überführt. Damit diese umgesetzt werden, braucht es Ressourcen und Budgets. Die Excel-Vorlagen in diesem Kapitelabschnitt helfen Ihnen bei der Strategieplanung und bei der Zuweisung von Ressourcen.

Verfügbare Ressourcen und Kompetenzen aufzeigen mit dem 7-S-Modell

Der Erfolg eines Unternehmens basiert immer auf den Ressourcen, die zur Verfügung stehen. Dazu gehören zum einen die finanziellen Mittel, zum anderen die Kompetenzen und Fähigkeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, das Engagement der Führung, Werte, Normen und Kultur sowie die Systeme und Organisationsstrukturen. Alle diese Faktoren stehen in einer engen Beziehung zueinander. Ihre Ausprägung und ihr Zusammenspiel beeinflussen maßgeblich, was ein Unternehmen leisten kann und wie erfolgreich es im Wettbewerb ist.

In ihrem sogenannten 7-S-Modell haben die (ehemaligen) McKinsey-Berater Thomas J. Peters und Robert H. Waterman diese Zusammenhänge dargestellt und beschrieben. Wenn es darum geht, ein Unternehmen erfolgreich zu machen, sind folgende sieben Faktoren maßgeblich:

  • Strategie (strategy): sie muss einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil gewährleisten
  • Struktur (structure): die Aufbauorganisation ist das hierarchische Gerüst einer Organisation und definiert grundlegende Rahmenbedingungen
  • Systeme (systems): bilden den Rahmen für wichtige Kernprozesse und tägliche Routinen
  • Spezialfertigkeiten (skills): meint charakteristische Fähigkeiten, die das Unternehmen als Ganzes am besten beherrscht (Corporate Skills)
  • Stammpersonal (staff): Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als Träger der Kompetenzen und als engagierte und loyale Personen, die die tägliche Arbeit verrichten
  • Stil (style/culture): die Unternehmenskultur sollte sowohl vom Management definierte als auch historisch entwickelte Elemente berücksichtigen
  • Selbstverständnis (shared values/superordinate goals): das Unternehmensleitbild vermittelt Werte und Normen und muss von möglichst vielen Beschäftigten vertreten werden

Mit der 7-S-Analyse wird ermittelt, welche Abhängigkeiten zwischen diesen sieben Erfolgsfaktoren für erfolgreiche strategische Optionen und die Strategieplanung bestehen und wie diese zu bewerten sind. Jedes Unternehmen muss wissen, welche strategischen Erfolgspotenziale es hat. Nach dem 7-S-Modell können diese in unterschiedlichen Bereichen (Kernkompetenzen oder Kernvariablen) verortet werden. Manche der Erfolgspotenziale sind stärker, andere weniger stark ausgeprägt.

Technologische Kompetenzen im Technologieportfolio darstellen

Technologische Kompetenzen ergeben sich aus den Technologien für Produkte oder Prozesse im Unternehmen, die im Einsatz sind und besonders gut beherrscht werden. Manche dieser technologischen Kompetenzen drücken sich in Patenten aus. Diese haben allerdings im Hinblick auf den Markt und Wettbewerb eine unterschiedliche Bedeutung. Es lassen sich unterscheiden

  • Patentstärke
  • Patentattraktivität

Das strategische Controlling ermittelt für wichtige Technologien, in welchem Maße sie für den Erfolg im Markt, für Kunden und gegenüber Wettbewerbern relevant sind (Technologieattraktivität) und welche Kompetenzen das Unternehmen mitbringt, um diese Technologien zu beherrschen. Das wird in einem Portfolio-Diagramm, dem Technologieportfolio, abgebildet.

Erfahrungskurve und Lernkurve pflegen und Prozesse optimieren

Damit das Unternehmen von den Kernkompetenzen, den verfügbaren Ressourcen und den technologischen Kompetenzen profitieren kann, muss es diese nutzen. Der Erfolg mit Strategien stellt sich dann ein, wenn das Unternehmen Erfahrungen und Wissen in seinen Prozessen und täglichen Abläufen nutzt. Denn damit werden Probleme gelöst und Verbesserungen erreicht. Wie gut das gelingt, zeigt die sogenannte Erfahrungskurve oder Lernkurve.

Erfahrungskurve oder Lernkurve

Das Konzept der Erfahrungskurve oder Lernkurve drückt aus, dass sich der Aufwand für die Durchführung einer Aufgabe verringert, je häufiger man diese Aufgabe erfüllt. Für Unternehmen bedeutet dies: Mit der Menge der produzierten Stück oder Leistungseinheiten reduzieren sich die Stückkosten um einen Prozentwert.

Die Erfahrungskurve oder Lernkurve macht sichtbar, in welchen Bereichen sich ein Unternehmen strategische Vorteile verschaffen kann, wenn es seine Prozesse beherrscht, zum Beispiel durch Mengeneffekte (Economies of Scale), aber auch durch Standardisierung und bessere Aufgabenverteilung. Das strategische Controlling muss die Erfolge auf der Erfahrungskurve sichtbar machen oder signalisieren, wenn sich diese nicht einstellen.

Komplexität und Varianten beherrschen und Standards nutzen

Dem gegenüber kann es zu negativen Effekten und höheren Kosten kommen, wenn beispielsweise die Variantenvielfalt im Unternehmen oder die Komplexität der Organisation und der Prozesse steigt. Hier wird von der „umgekehrten Erfahrungskurve“ gesprochen. Das bedeutet, dass der Aufwand in Kosten oder Zeit steigt – etwa durch die kumulierte Variantenzahl. Deshalb muss ein Gleichgewicht gefunden werden:

  • Varianten sind notwendig, um die unterschiedlichen Anforderungen der Kunden zu erfüllen.
  • Standards helfen, Prozesse zu beschleunigen, Fehler zu vermeiden und Kosten zu sparen.

Wo das Gleichgewicht liegt, kann das strategische Controlling mit dem Konzept der Erfahrungskurve und Lernkurve sichtbar machen. Die Analyse der Erfahrungskurve zeigt, wo knappe Ressourcen eingesetzt werden sollten. Je weiter ein Bereich auf der Erfahrungskurve vorangekommen ist, desto besser beherrscht er die Komplexität und Varianten sowie den Prozess der Standardisierung; desto weniger Ressourcen sind notwendig.

Umgekehrt: Je weniger die Prozesse und die Komplexität beherrscht werden, desto mehr Ressourcen nutzen oder verschwenden die entsprechenden Bereiche. Hier gibt es Möglichkeiten, Produkte, Prozesse und Methoden zu verbessern und den Ressourcenverbrauch zu senken. Das strategische Controlling muss die Schwächen aufzeigen sowie die Möglichkeiten und Notwendigkeiten, wo sich das Unternehmen gezielt verbessern kann.

Planung Produktangebot und Marktbearbeitung

Eine wichtige strategische Entscheidung ist, welche Produkte auf welchen Märkten angeboten werden sollen. Es werden dabei unterschieden:

  • bereits angebotene oder neue Produkte
  • bereits bediente oder neue Märkte

Durch die Kombination dieser Möglichkeiten entsteht eine Matrix mit vier Feldern, die Produkt-Markt-Matrix. Durch Marktbeobachtung, Trendanalyse und Umfeldanalyse muss das strategische Controlling die Potenziale aufzeigen, die sich in diesen vier Feldern ergeben.

Tipp: Potenziale zur Produktplanung erkennen

Wie Sie diese Potenziale für Innovationen, neue Geschäftsmodelle sowie zur Produktplanung, Produktverbesserung und Markterschließung nutzen, ist ausführlich in den folgenden Handbuch-Kapiteln erläutert:

Dort erfahren Sie, wie Sie dabei vorgehen, und Sie finden viele Vorlagen, die Sie nutzen können.

Strategische Optionen, Programme und Ziele erkennen und verfolgen

Das strategische Controlling zeigt die besonderen Kompetenzen des Unternehmens auf. Es macht Strukturen und Ressourcen, besondere technologische Kompetenzen, Stärken und Schwächen bei Prozessen sowie Marktpotenziale und Möglichkeiten zur Leistungsverbesserung oder Leistungserweiterung sichtbar. Daraus lassen sich dann strategische Optionen und Strategieprogramme ableiten. Diese drücken sich in strategischen Zielen aus.

Im Rahmen der Strategieplanung und auf der Grundlage des strategischen Controllings legen Sie Ihre strategischen Ziele fest und bestimmen die Kennzahlen, die aufzeigen, in welchem Maße die Ziele erreicht werden. Sie planen die Soll-Werte für diese Ziele und Kennzahlen.

Dann beschreiben Sie mögliche strategische Programme und Projekte, die Sie mit Ihrem Unternehmen ergreifen und bewerten, inwiefern diese zur Zielerreichung beitragen. Die Planungsperspektive dafür sind meistens drei bis fünf Jahre.

Strategien planen und Umsetzungserfolg mit Kennzahlen messen

Ein zentrales strategisches Ziel für jedes Unternehmen ist es, Wert zu generieren. Dieser drückt sich insbesondere im Cashflow aus, der sich aus diesen Wertgeneratoren ergibt:

  • Umsatzwachstum
  • Gewinnmarge
  • Investitionen
  • Kapitalkosten
  • Steuerrate

Sie können zudem mögliche strategische Optionen und Nutzenpotenziale nach Handlungsfeldern wie Markt, Beschaffung, Menschen, Logistik, Informationstechnik oder Organisation strukturieren und sichtbar machen, zu welchen dieser Wertgeneratoren sie jeweils beitragen können. Die damit erzeugte Zusammenhangsmatrix wird als Valcor-Matrix bezeichnet.

Tipp: Strategien mit der Strategy Map planen und umsetzen

Mit der Strategy Map können Sie die Strategie Ihres Unternehmens sowie daraus abgeleitete Teilstrategien und strategische Bausteine sichtbar machen und im Blick behalten. Die Strategien werden mit Zielen verknüpft und mit Kennzahlen gemessen. Wie Sie dabei vorgehen, erfahren Sie im Handbuch-Kapitel Strategy Maps.

Ressourcen und Budgets zur Verfügung stellen

Für die Umsetzung der Strategien und der strategischen Programme und Projekte, wie sie beispielsweise in der Valcor-Matrix zusammengestellt sind, müssen Sie Ressourcen zur Verfügung stellen. Das sind zum einen Finanzmittel, aber auch Sachmittel, Personalkapazität, Managementkapazität und Technologie. Die Umsetzung der Strategien betrifft meist mehrere Funktionsbereiche im Unternehmen.

Die Zuweisung von Budget ist ein wichtiges Steuerungsinstrument im Rahmen der strategischen Planung. Dies kann nach der Bedeutung der einzelnen Unternehmensfunktionen erfolgen. Ein Modell, das dabei einen Überblick verschafft, ist die Wertkette nach Michael E. Porter.

Demnach verteilen Sie Ihr Budget anteilig (in Prozent) auf die zentralen Unternehmensfunktionen, auf primäre und auf unterstützende Aktivitäten. Die Differenz ergibt die Gewinnspanne. Die folgende Abbildung 5 zeigt, wie eine solche Aufteilung nach dem Wertkettenmodell aussehen kann.

Abbildung 5: Anteilige Zuweisung des Budgets in der Wertkette (Beispiel)
Praxis

Kompetenzen und Ressourcen im Unternehmen mit der 7-S-Analyse ermitteln und bewerten

Mit der 7-S-Analyse wird ermittelt, welche Abhängigkeiten zwischen den sieben Erfolgsfaktoren der Strategieplanung bestehen und wie diese zu bewerten sind. In der folgenden Excel-Tabelle können Sie dies für Ihr Unternehmen analysieren, dokumentieren und bewerten.

Mit der folgenden Excel-Vorlage können Sie weitere Erfolgspotenziale oder Kernkompetenzen Ihres Unternehmens beschreiben und für die Strategieformulierung und Maßnahmenplanung nutzen. Es werden im Hinblick auf die Marktanforderungen unterschieden:

  • Fähigkeiten oder Kompetenzen des Unternehmens
  • Relevanz für den Markt, die Kunden und damit den Erfolg des Unternehmens

Technologiekompetenzen aufzeigen

In der folgenden Excel-Vorlage wird allgemein für wichtige Technologien ermittelt, in welchem Maße sie für den Erfolg im Markt relevant sind (Technologieattraktivität) und welche Kompetenzen das Unternehmen mitbringt, um diese Technologien zu beherrschen. Das wird in einem Portfolio-Diagramm, dem Technologieportfolio, abgebildet.

Bedeutung der Patente aufzeigen

Mit der folgenden Excel-Vorlage lassen sich die Patente Ihres Unternehmens einordnen und in einem Portfolio-Diagramm abbilden nach der

  • Patentstärke
  • Patentattraktivität

Prozessbeherrschung mit Erfahrungskurven aufzeigen

Mit der folgenden Excel-Vorlage können Sie Erfahrungskurven darstellen. Sie basieren auf den „kumulierten Erfahrungen“ (Output) und der Lernrate. Die Erfahrungskurve drückt aus, wie schnell Sie einzelne Prozesse in Ihrem Unternehmen beherrschen.

Dem gegenüber kann es zu negativen Effekten kommen, wenn die Variantenvielfalt im Unternehmen oder die Komplexität der Organisation und der Prozesse steigt. Das machen Sie in der „umgekehrten Erfahrungskurve“ sichtbar, die Sie mit der folgenden Excel-Vorlage in einem Diagramm abbilden.

Marktpotenziale mit der Produkt-Markt-Matrix sichtbar machen

In der folgenden Excel-Vorlage stellen Sie zusammen, welche Produkte (bereits angeboten oder neu) auf welchen Märkten (bereits bedient oder neu) angeboten werden und wie sich der Umsatz in den nächsten Jahren jeweils entwickeln sollte. Damit machen Sie Marktpotenziale sichtbar und erkennen Lücken im Leistungsangebot.

Strategische Optionen aufzeigen und Strategieplanung unterstützen

Planen Sie die Strategie Ihres Unternehmens auf der Grundlage der Erkenntnisse aus dem strategischen Controlling.

  • Was sind die wesentlichen Merkmale und Stoßrichtungen?
  • Auf welche Kompetenzen und Ressourcen Ihres Unternehmens gründen Sie die Strategien?

Mit der folgenden Excel-Vorlage können Sie mögliche strategische Optionen und Nutzenpotenziale nach Handlungsfeldern wie Markt, Beschaffung, Menschen, Logistik, Informationstechnik oder Organisation strukturieren und sichtbar machen, zu welchen dieser Wertgeneratoren sie jeweils beitragen können. Erstellen Sie so eine Valcor-Matrix.

Strategische Ziele und Kennzahlen festlegen

In der folgenden Excel-Vorlage legen Sie Ihre strategischen Ziele fest und bestimmen die Kennzahlen, die aufzeigen, in welchem Maße die Ziele erreicht werden. Sie planen die Soll-Werte für diese Ziele beziehungsweise Kennzahlen.

Dann beschreiben Sie mögliche strategische Programme, Projekte oder Maßnahmen, die Sie mit Ihrem Unternehmen ergreifen und bewerten, inwiefern diese zur Zielerreichung beitragen. Die Planungsperspektive sind fünf Jahre.

Auch die folgenden Excel-Tabellen helfen, den Strategiebeitrag der Projekte zu bewerten und darzustellen.

Ressourcen und Budgets zuweisen

Welche Ressourcen, Finanzen, Sachmittel, Managementkompetenz, Technologien oder Know-how wollen Sie welchen Bereichen Ihres Unternehmens zuweisen? Wodurch ist dies begründet?

Mit der folgenden Excel-Vorlage nehmen Sie eine Verteilung der unterschiedlichen Ressourcenarten auf die Funktionsbereiche in Ihrem Unternehmen vor.

Mit der folgenden Excel-Vorlage können Sie aufzeigen, wie Sie Ihr Budget anteilig (Prozent) auf die zentralen Unternehmensfunktionen, primäre und unterstützende Aktivitäten, verteilen (Modell der Wertkette). Die Differenz ergibt die Gewinnspanne. Mit dieser Vorlage können Sie diese Zuweisung von Budget darstellen und dokumentieren.

Wie Sie bei der Budgetplanung vorgehen, erfahren Sie im Handbuch-Kapitel Budgetplanung. Dort finden Sie auch weitere Excel-Vorlagen.