Kapitel 209: MitarbeiterbefragungMitarbeiterbefragung planen und durchführen

Mithilfe einer Mitarbeiterbefragung erhalten Sie Informationen über Stimmung, Zufriedenheit und andere wichtige Sachverhalte in der Belegschaft. Allerdings sind die Befragungen aufwendig und sie bergen einige Risiken.

Ziel, Zweck und Anlässe von Mitarbeiterbefragungen

Mitarbeiterbefragungen sind ein Feedbackinstrument. Wer eine Mitarbeiterbefragung durchführt, möchte mehr über Merkmale, Befindlichkeiten, Meinungen, Einstellungen oder Stimmungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen erfahren. Er will Informationen sammeln, sich orientieren und einen Sachverhalt (besser) verstehen. Dazu muss man Fragen stellen.

Mitarbeiterbefragung (MAB)

Die Mitarbeiterbefragung ist ein Instrument der Personalpolitik oder des Personalmanagements, mit dessen Hilfe das Unternehmen und seine Führungskräfte Informationen von und zur Belegschaft erhalten. Damit sollen (bessere) Maßnahmen umgesetzt werden zur Mitarbeiterführung, Organisation, Motivation von Mitarbeitern und für strategische Entscheidungen im Unternehmen.

Eine Mitarbeiterbefragung ist für viele Ziele und Einsatzzwecke geeignet. Beispiele sind:

  • Bestandsaufnahme zur Kompetenz, Qualifikation, demografische Merkmale der Belegschaft (soweit sie nicht bereits in den Personaldaten dokumentiert sind)
  • Beschwerden, Probleme, Konflikte im Team
  • Meinungen, Interessen, Erwartungen, Ziele von den Beschäftigten erfahren, wenn es um Veränderungsprojekte (Change-Management) geht
  • Zufriedenheit oder Unzufriedenheit von Mitarbeitern mit bestimmten Situationen
  • Mitarbeiter scheidet aus dem Unternehmen aus
  • Baustein oder Voraussetzung für einige Managementsysteme und Zertifizierungen (zum Beispiel für das EFQM-Modell)
  • Unternehmensvisionen, Corporate Identity oder Purpose (Sinn und Zweck eines Unternehmens) kooperativ mit den Mitarbeitern entwickeln

Entsprechend können Mitarbeiterbefragungen umfassend sein und sich an alle Beschäftigten eines Unternehmens richten. Sie können aber auch für spezielle Ziele, Themen und Fragestellungen durchgeführt werden und sich dann nur an eine ausgewählte Teilgruppe der Beschäftigten richten; zum Beispiel an die Mitarbeiter, die kündigen, um Gründe für das Verlassen des Unternehmens zu erfahren.

Voraussetzungen und Rahmenbedingungen für Mitarbeiterbefragungen

Eine Mitarbeiterbefragung hat nur wenige Voraussetzungen. Entscheidend ist vor allem die Bereitschaft zur Teilnahme der Personen, über die man etwas erfahren will. Damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereit sind, Fragen zu beantworten, kommt es unter anderem darauf an, die richtige Form und den passenden Zeitpunkt einer Mitarbeiterbefragung zu finden.

Wenn Sie eine Mitarbeiterbefragung durchführen wollen, müssen Sie außerdem auf folgende Aspekte achten:

  • Es ist klar, warum die Befragung durchgeführt wird; die Fragenden kennen die Ziele der Befragung, die Befragten wissen um die Bedeutung und die Hintergründe.
  • Es werden alle oder eine zufällig ausgewählte Stichprobe von Mitarbeitern befragt; die Zahl der befragten und der antwortenden Personen sollte ausreichend groß sein, um den Sachverhalt in der Zielgruppe angemessen abzubilden (Repräsentativität).
  • Die Befragung ist freiwillig.
  • Die Auswertung erfolgt anonym.
  • Die Betroffenen erfahren die Ergebnisse.
  • Aus den Ergebnissen lassen sich Handlungsmöglichkeiten und Maßnahmen ableiten.
  • Die Maßnahmen dienen der Verbesserung eines Zustands im Unternehmen – im Sinne der zu Beginn festgelegten Zielsetzung der Mitarbeiterbefragung.

Meist müssen Sie für die Teilnahme an der Befragung werben. Sie müssen den betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern transparent erläutern, warum es wichtig ist, dass alle mitmachen und was sie selbst davon haben.

Risiken bei einer Mitarbeiterbefragung

Eine Mitarbeiterbefragung ist nur dann sinnvoll, wenn die Ergebnisse möglichst gut das abbilden, was in der Realität der Fall ist. Das ist bei einer Mitarbeiterbefragung aber keinesfalls gewährleistet. Vielmehr gibt es eine Reihe von Risiken, die dazu führen können, dass die Ergebnisse unbrauchbar sind.

Zum Beispiel erkennen die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht den Sinn und Zweck der Befragung. Oder sie sind von früheren Befragungen frustriert. Das resultiert oft daraus, dass nach einer Befragung keine Maßnahmen abgeleitet wurden und sich letztlich nichts geändert hat. Die Folge kann sein, dass die Befragten strategisch antworten; also nicht sagen, was sie wirklich meinen, sondern was ihren Zielen und Interessen dient oder was sozial erwünscht ist. Oder die Befragten nutzen die Befragung, um den Führungskräften „mal die Meinung zu sagen“ und den Frust abzulassen.

Weitere Risiken können sein: Die Mitarbeiter verstehen die Analyseergebnisse nicht; diese sind zu abstrakt oder zu allgemein. Sie erkennen daraus keine Probleme oder Ursachen für Probleme. Möglich ist auch, dass der Zeitpunkt für die Befragung falsch gewählt ist, so dass alle gerade sehr viel zu tun haben. Oder das Unternehmen steckt in einer wirtschaftlich schwierigen Situation, so dass die Befragten wenig Zeit und Verständnis für eine Befragung haben.

Zudem gibt es methodische Probleme bei der Durchführung von Befragungen:

  • Stichprobe ist nicht zufällig
  • hohe Ausfallrate, geringer Rücklauf
  • Fragen sind unverständlich oder falsch formuliert
  • die Antwortskalen passen nicht zur Frage
  • Fragebogen ist zu umfangreich, zu viele Fragen führen zur Überlastung der Befragten
  • Fragesteller sind nicht objektiv, sondern beeinflussen die befragte Person bewusst oder unbewusst
Praxis

Prüfen und klären Sie, ob eine Mitarbeiterbefragung in Ihrem Unternehmen notwendig ist. Beachten Sie den Aufwand für die Planung und Durchführung der Befragung und wägen Sie demgegenüber den Nutzen ab, den Sie aus den möglichen Ergebnissen ziehen können. Klären Sie dabei außerdem:

  • Welche Befragungen wurden bislang durchgeführt?
  • Welche Erfahrungen haben Sie damit gemacht?
  • Wie ist die Stimmung der Belegschaft im Hinblick auf Mitarbeiterbefragungen?

Halten Sie fest, welche Ziele und Zwecke Sie mit einer Mitarbeiterbefragung verfolgen.

  • Was genau wollen Sie wissen?
  • Warum wollen Sie dies wissen?
  • Führen die Ergebnisse, wie immer sie ausfallen, zu konkreten Maßnahmen im Unternehmen?

Prüfen Sie, ob die Informationen und Daten, die Sie erheben wollen, nicht schon an anderer Stelle vorliegen und genutzt werden können.

Wenn Sie eine Mitarbeiterbefragung durchführen wollen, helfen Ihnen die Checklisten und Hilfen zur Planung, Vorbereitung und Durchführung, die in folgender Vorlage zusammengestellt sind.

Wenn Sie zu dem Schluss kommen, dass eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt werden kann und soll, dann erfahren Sie im nächsten Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels, wie Sie dafür vorgehen. Sie finden darin eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Mitarbeiterbefragungen.

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