Vertriebsplanung mit ExcelOperative Vertriebsplanung

Verkaufsgespräche mit Kunden führen ist zwar eine wichtige, aber nicht die einzige Aufgabe im Vertrieb. Die Vorbereitung, Nachbereitung und Erfolgskontrolle sind genauso notwendig, wenn es um Verkaufserfolge geht. Lesen Sie, welche Aufgaben im Vertriebsalltag anfallen und wie Sie diese planen.

Aufgaben der operativen Vertriebsplanung

Die operative Vertriebsplanung bezieht sich auf die täglichen Aufgaben im Außendienst und Innendienst des Vertriebs. Zu diesen Aufgaben zählen:

  • kurzfristige Verkaufsquoten und Verkaufsziele planen
  • Verkaufsrouten planen
  • Besuchshäufigkeiten planen
  • vertriebsrelevante Informationen für Handelspartner und Kunden zusammenstellen
  • Verkaufsfördermaßnahmen planen und durchführen
  • Angebote für Kunden erstellen, übergeben und nachverfolgen
  • Verkaufsmitarbeiter führen (Personalgespräche, Konflikte lösen etc.)
  • wichtige Akquisitionen im Team besprechen und planen
  • operative Überwachung der Vertriebsaktivitäten und Vertriebserfolge

Verkaufsziele vorgeben

Verkaufsziele können in Geldwerten wie Umsatz oder Deckungsbeitrag formuliert werden; sie können sich aber auch auf Leistungsindikatoren des Vertriebs wie Anzahl Kundenbesuche oder Anzahl Neukundenkontakte beziehen.

Verkaufsrouten planen

Die Planung der Verkaufsrouten erfolgt in Abhängigkeit von Kundenentfernung sowie von Arbeits- und Reisezeiten. Außerdem sind optimale Kontaktrhythmen zu ermitteln auf Basis des Verhältnisses von Besuchshäufigkeit und Auftragsvolumen.

Verkaufsinformationen zusammenstellen

Im Verkaufsprozess spielen Informationen für Handelspartner und Kunden eine wichtige Rolle. Diese sollten passgenau uns speziell auf die Kundenwünsche, Erwartungen und Anforderungen ausgerichtet sein. Dementsprechend stellt der Verkäufer Informationen zusammen, die ihm zur Vorbereitung des Kundenbesuchs und insbesondere für das Verkaufsgespräch helfen; zum Beispiel Kundeninformationen, Nutzenargumente, Produktinformationen, Wettbewerbs- oder Marktinformationen, Umsatzstatistiken, Beschwerden, Lagerbestände etc.

Angebote erstellen, abgeben und nachverfolgen

Hat ein Kunde Interesse an den Leistungen eines Anbieters, wird er im Verkaufsprozess um ein Angebot bitten. Dort sind die Leistungen des Anbieters und die dafür kalkulierten Preise schriftlich aufgeführt. So kann der Kunde sich ein Bild machen vom Preis-Leistungsverhältnis, und er kann das Angebot mit den Angeboten der Mitbewerber vergleichen. Das Angebot ist dann meistens Grundlage für Verhandlungen oder für den Kaufvertrag.

Verkaufserfolge dokumentieren

Auf Basis der Verkaufsberichte und der Verkaufsergebnisse werden Indikatoren für erbrachte Leistungen abgeleitet. Dazu gehören quantitative Indikatoren wie Umsatz, aber auch qualitative Indikatoren wie Know-how über Produkte und Märkte, Umgangsformen, Kommunikationskompetenzen etc.

Preisnachlässe und Straßenpreise ermitteln

Im Verkaufsprozess spielen die Preise in vielen Branchen eine herausragende Rolle. Der Verkäufer und der Einkäufer des Kunden müssen in einem Verhandlungsprozess ermitteln, zu welchem Preis sie zusammenfinden. Dabei hat der Verkäufer – ausgehend von den Listenpreisen und dem Angebotspreis – meistens einen definierten Spielraum, den er geschickt nutzen muss. So viel wie nötig und so wenig wie möglich, kann als grobe Regel beim Preisnachlass gelten. Ziel des Verkäufers ist, den Straßenpreis als tatsächlich erzielten Preis, möglichst hoch zu halten – und trotzdem Aufträge zu gewinnen.

Der Straßenpreis und der wirtschaftliche Erfolg aus einem Kundenauftrag ergeben sich aus:

  • Erlösschmälerungen durch Rabatte, Boni oder Skonto
  • Finanzierungsangebote durch Zahlungsweisen und Zahlungsfristen sowie durch Leasing oder Mietkauf
  • Verkaufskampagnen oder Promotionsaktionen mit Sonderangeboten und Preisnachlässen
  • Preiszuschläge für besondere Leistungen
  • Sachzuwendungen, kostenlose Dienstleistungen
  • Übernahme von Fracht- und Versicherungskosten
  • Retouren und Gutschriften
  • Inzahlungnahme von gebrauchten Produkten
  • Forderungsausfälle
Praxis

Lassen Sie sich im Vertrieb nicht auf Rabattschlachten und beliebige Preisnachlässe ein. Kalkulieren Sie genau, welche Effekte ein spezielles Preisangebot für den Kunden und für Ihr Unternehmen hat. Nutzen Sie dafür die folgenden Excel-Vorlagen. Schaffen Sie zunächst die Grundlage für Preisverhandlungen durch eine seriöse Vorkalkulation.

Ermitteln Sie dann den Spielraum für unterschiedliche Varianten zum Preisnachlass und erkennen Sie die Folgen für Ihr Unternehmen mit den folgenden Vorlagen.

Erstellen Sie das Angebot für Ihre Kunden. Wie Sie dabei im Einzelnen vorgehen, ist im Handbuch-Kapitel zur Erstellung von Angeboten ausführlich erläutert. Nutzen Sie für Ihre Angebote insbesondere die folgenden Vorlagen.

Wenn der Kunde von Ihrer Leistung und Ihrem Preis überzeugt ist und Ihr Produkt kaufen will, dann muss es meistens schnell gehen. Mit den folgenden Excel-Vorlagen haben Sie die Informationen parat, die der Kunde dann braucht:

Damit Sie am Ende auch Ihr Geld für die gelieferten Leistungen erhalten, sollten Sie die Zahlungsfähigkeit der Kunden im Blick behalten. Nutzen Sie die folgenden Vorlagen, um die offenen Forderungen zu überwachen.

Um den Erfolg der strategischen und operativen Vertriebsaktivitäten zu ermitteln und bei Bedarf die Planung und Steuerung anzupassen, braucht es geeignete Kennzahlen. Mit dem Vertriebscontrolling stellen Sie diese Kennzahlen zusammen und analysieren die Ergebnisse. Im folgenden Abschnitt des Handbuch-Kapitels finden Sie zahlreiche Beispiele für Kennzahlen im Vertriebscontrolling.