Kapitel 011: Organigramm erstellenOrganigramm gemeinsam im Team entwickeln
Warum wird ein Organigramm entwickelt?
Insbesondere bei Umorganisationen, Reorganisation, Change-Management, neuen strategischen Initiativen oder bei Zusammenschlüssen von Unternehmen oder Abteilungen ist das Organigramm eine wichtige Grundlage, um gemeinsam neue Strukturen und Abläufe zu entwickeln.
Im Organigramm wird die bisherige Struktur des Unternehmens dargestellt und aufgezeigt, was sich warum und wofür ändern soll. Mit dem Organigramm schaffen Sie ein neues Verständnis von Aufgaben und Prozessen für Ihre Mitarbeiter und Kunden. Die Entwicklung eines Organigramms ist auch dann sinnvoll, wenn Sie bisher gar kein Organigramm hatten.
Wenn mehrere Mitarbeiter ein Organigramm gemeinsam entwickeln, ergeben sich wichtige Lerneffekte und das Verständnis für das Unternehmen wird gefördert. Es ist wie eine Entdeckungsreise durch das eigene Unternehmen.
Die Beteiligten werden erkennen, wie das Unternehmen funktioniert, wer welche Aufgaben ausführt, wie die Zusammenarbeit und Abstimmung erfolgen und wer wofür Entscheidungen trifft. Alle verstehen, warum Aufgaben, Befugnisse und Entscheidungsfunktionen so verteilt sind, wie sie sind – oder wo und warum es Ungereimtheiten, Probleme und Konflikte gibt. Dies setzt voraus, dass Sie ins Detail Ihrer Organisation und Ihres Organigramms gehen.
Organisation gestalten mit Change-Management
Wie ein Unternehmen funktioniert und wie es organisiert ist, zeigt sich vor allem dann, wenn etwas geändert werden soll. Dann sind Organigramme genauso wie Prozessdarstellungen notwendig, um allen betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu zeigen, was passiert und warum es passiert. Organigramme sind ein Kernelement des Change-Managements. Wie und wofür Sie dort eingesetzt werden, lesen Sie im Handbuch-Kapitel zum Change-Management.
Wie wird ein Organigramm entwickelt?
Die gemeinsame Entwicklung eines Organigramms erfolgt am besten im Rahmen eines Workshops oder einer Workshop-Reihe. Entwickeln Sie Ihr Organigramm vom Groben ins Feine.
Entwickeln Sie in einem ersten Treffen die grundlegende Struktur des ganzen Unternehmens oder Ihrer Abteilung. In weiteren Workshops können Sie dann schrittweise die Details ausarbeiten. Folgende Aspekte und Fragen sollten Sie bei der Entwicklung eines Organigramms immer besprechen und klären:
- Wer hat welche Aufgaben?
- Wer ist wofür verantwortlich?
- Haben die Mitarbeiter die Befugnisse, die Kompetenzen und Ressourcen, um diese Verantwortung zu übernehmen?
- Wer muss mit wem zusammenarbeiten?
- Wer muss an wen welche Informationen weitergeben oder abholen?
- Wer hat die Personalverantwortung, kann Anweisungen geben, führt Personalgespräche, vereinbart Ziele?
- Wer vertritt die Einheit nach außen?
- Wer muss bei Konflikten eingreifen?
- Wer übernimmt Vertretungen?
- Wie regelt die Organisationseinheit ihre interne Zusammenarbeit?
- Wer muss sich mit wem abstimmen?
- Mit welchen externen Organisationseinheiten muss sich eine Einheit abstimmen und austauschen?
- Wo kommen Kunden und andere Stakeholder ins Spiel?
- Welche Prozesse sind für den Erfolg des Unternehmens entscheidend und wie zeigen sie sich in Ihrem Organigramm?
Besprechen Sie alle Punkte, die Ihren Mitarbeitern wichtig erscheinen. Ergänzen Sie im Workshop die Liste dieser zu behandelnden Fragen. Am Ende sollten immer die Fragen stehen: Verstehen alle mithilfe des Organigramms, wie das Unternehmen funktionieren soll? Können alle mit dieser Form der Organisation leben?
Organigramm auf Prozesse und Abläufe abstimmen
Es ist hilfreich, wenn Sie Ihr Organigramm in Abstimmung mit Ihren Prozessen und Arbeitsabläufen entwickeln. Struktur, Aufbau und Gestalt der Organisation müssen zu den Prozessen passen. Aufbauorganisation und Ablauforganisation müssen aufeinander abgestimmt entwickelt werden. Überprüfen Sie Ihr Organigramm und die Organisationsgestaltung deshalb immer mit den Ergebnissen der Prozessanalyse. Wie Sie Prozesse analysieren und gestalten, lesen Sie im Handbuch-Kapitel Prozessmanagement.
Organigramm um einzelne Personen entwickeln
Manchmal werden Organigramme um einzelne Personen herum entwickelt, die eine Schlüsselrolle für Ihr Unternehmen einnehmen.
Das kann sinnvoll sein, um die Bedeutung dieser Person für Ihr Unternehmen oder Ihre Abteilung herauszustellen. Sie hat sehr viel Erfahrung und Know-how, das Sie nutzen müssen oder wollen. Um die Stärken dieser Person optimal zum Einsatz zu bringen, können Sie die Organisation um sie herum gestalten:
Die Person erhält einen eigenen Verantwortungsbereich und Mitarbeiter, sie wird anderen Abteilungen überstellt oder unterstellt, sie stimmt sich mit anderen Abteilungen ab. Sie sollten dabei auch überlegen, was passiert, wenn diese Person Ihr Unternehmen verlässt.
Stellvertretung innerhalb einer Organisationseinheit festlegen
Gliedern Sie Ihre Organisation und Ihre Aufgaben nicht in zu kleine Einheiten. Dies nimmt Ihnen Flexibilität und Möglichkeiten der Vertretung. Die Stellvertretung sollte immer klar geregelt sein.
Sowohl die Führungskraft einer Organisationseinheit als auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen klären, wer ihre Aufgaben übernimmt, wenn sie nicht anwesend sind. Diese Mitarbeiter müssen entsprechend qualifiziert sein und sich fachlich gegenseitig – zumindest in Teilbereichen – vertreten können.
Organigramm im Team entwickeln
Entwickeln Sie in Workshops mit der Geschäftsleitung sowie mit Kollegen und Mitarbeitern die Struktur Ihres Unternehmens und bilden Sie diese im Organigramm ab. Orientieren Sie sich für Ihre Vorbereitung und Durchführung der Workshops an folgendem Ablauf (Regieplan).
Klären Sie für den Workshop
- Wofür benötigen Sie ein Organigramm?
- Welchen Zweck soll das Organigramm für Sie und Ihr Unternehmen erfüllen?
- Was wollen Sie mit dem Organigramm regeln, klären oder für alle sichtbar und verständlich machen?
- Wer wird das Organigramm später sehen (dürfen)? Nur unternehmensinterne Personen oder auch Kunden und Partner?
- Mit wem wollen Sie darüber sprechen?
- In welcher Form und für welchen Zweck wollen Sie damit Ihre Organisation erklären?
- Wie sieht das bisherige Organigramm aus?
- Welche Darstellungen von Prozessen und Abläufen gibt es?
- Welche Stellenbeschreibungen gibt es?
- Welche Probleme oder Konflikte haben sich bei der Zusammenarbeit im Unternehmen in der Vergangenheit immer wieder gezeigt?
- Was waren die Ursachen dafür?
- Welche Erwartungen und Befürchtungen könnten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben, wenn die Organisationsstruktur geändert werden soll?
- Welche Botschaft soll das Organigramm deshalb insgesamt sichtbar machen?
- Welche Informationen sollen im Organigramm enthalten sein?
Sammeln Sie sämtliche Informationen im Unternehmen, die zu diesen Fragen Antworten liefern können. Erstellen Sie für sich und für alle Beteiligten und Betroffenen damit ein Bild von Ihrem Unternehmen. Nutzen Sie dafür die folgenden Vorlagen.
Klären Sie dann, wie Sie den Workshop für die Organisationsplanung und Gestaltung und für die Entwicklung des Organigramms durchführen wollen. Halten Sie fest:
- Wann wollen Sie was wo besprechen?
- Welche Ziele verfolgen Sie mit dem Workshop?
- Wer nimmt am Workshop teil?
- Wer moderiert den Workshop?
- Welche Vorinformationen müssen Sie den Teilnehmenden liefern?
- Mit welchen Methoden und Medien erarbeiten Sie mit den Teilnehmenden die Ergebnisse?
Lesen Sie im Handbuch-Kapitel zum Thema Moderation, wie Sie eine Veranstaltung wie den Organisations-Workshop planen und durchführen.
Legen Sie die Themen des Workshops fest
Beschreiben Sie die Entscheidungssituation: Welchen Anlass gibt es für den Workshop? Ihr Teilziel: Alle Teilnehmenden wissen, warum die Entwicklung oder Überarbeitung des Organigramms wichtig ist.
Sammeln Sie relevante Einsatzzwecke Ihres Organigramms. Ihr Teilziel: Es wird allen Teilnehmenden klar, wofür das Organigramm notwendig ist und wer es zu welcher Gelegenheit und gegenüber welchen Adressaten einsetzt.
Sammeln Sie Aspekte, die im Organigramm abgebildet werden müssen. Ihr Teilziel: Die Teilnehmenden erkennen die Funktionsweise des Organigramms und definieren die Zusammenhänge, die abgebildet werden sollen.
Entwickeln Sie das Organigramm. Ihr Teilziel: Es entstehen erste Skizzen und Entwürfe für das Organigramm – mit unterschiedlichen Zielgruppen.
Reflektieren Sie den Workshop
- Haben Sie Ihre Ziele und Ergebnisse erreicht?
- Sind Sie mit dem Ergebnis zufrieden?
- Sind die Teilnehmenden mit dem Ergebnis zufrieden?
- Warum nicht?
- Waren Sie gut vorbereitet?
- Worauf müssen Sie beim nächsten Workshop achten?
Nutzen Sie für Ihre Workshop- und die Ablaufplanung folgende Vorlage (Regieplan).
Erstellen Sie schließlich auf der Grundlage der Ergebnisse aus dem Workshop das Organigramm Ihres Unternehmens und Ihres Verantwortungsbereichs. Zeichnen Sie dies in Form eines Strukturbildes und erläutern Sie die Einheiten in diesem Bild, soweit es für das Verständnis für die Zielgruppe notwendig ist. Orientieren Sie sich an den Beispielen aus folgenden Vorlagen.
