Portfoliotechnik und PortfolioanalysePortfolios für die Personalplanung und Personalentwicklung

Portfoliotechniken können für die Personalbeschaffung, Personalplanung und Personalentwicklung im Unternehmen angewendet werden. Hier kommt es darauf an, am Arbeitsmarkt attraktiv zu sein und die wichtigen Kompetenzen in der Belegschaft zu entwickeln. Deshalb müssen Mitarbeitergruppen bewertet und in Beziehung zu Anforderungen gebracht werden.

Strategische Bedeutung der Personalplanung und Personalentwicklung

Qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind für alle Unternehmen eine notwendige Voraussetzung für den Erfolg im Wettbewerb. Wissen, Erfahrung, Fertigkeiten und andere Kompetenzen müssen zu den Aufgaben und Anforderungen an der jeweiligen Stelle passen, damit Prozesse funktionieren und Kundenerwartungen erfüllt werden. Doch in einigen Branchen und Fachbereichen ist es schwierig, Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter zu finden, die entsprechend den Anforderungen qualifiziert sind. Um Stellen richtig zu besetzen können Unternehmen vor allem:

  • ihre Attraktivität verbessern, sodass sie zu einem gefragten Arbeitgeber für Menschen auf dem Arbeitsmarkt werden; Stichwort „Employer Branding“
  • verfügbare Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter so qualifizieren, dass diese die Kompetenzen erwerben und trainieren, die sie benötigen; Stichwort „Personalentwicklung“
  • bereits verfügbare und entsprechend qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an das Unternehmen binden

Beide Herangehensweisen sind mit einer Fülle von Maßnahmen verbunden und bedürfen eines hohen Aufwands und viel Zeit. Deshalb sollten die Ressourcen in diesem Bereich gezielt eingesetzt werden. Das bedeutet, auch das Personalmanagement und die Personalplanung haben eine strategische und langfristige Perspektive. Deshalb können auch für die damit verbundenen Aufgabenstellungen Portfolio-Diagramme hilfreich sein.

Personal-Portfolio visualisieren

Um ein Portfolio für die Personalplanung, Personalentwicklung oder Personalbindung zu entwickeln und als Personal-Portfolio im Diagramm darzustellen, müssen Sie wiederum die wichtigen Einflussfaktoren, Parameter und Variablen identifizieren oder festlegen. Je nach Fragestellung und Aufgabe der Personalplanung können sie unterschiedliche Faktoren und Merkmale umfassen.

Abbildung 11 zeigt für unterschiedliche Mitarbeitergruppen, wie wichtig Maßnahmen zur Personalentwicklung sind und inwiefern Sie dort entsprechend aktiv sind. So können Sie erkennen, für welche Mitarbeitergruppen mehr oder angepasste Maßnahmen zur Personalentwicklung notwendig sind und für welche Sie den Aufwand der Personalentwicklung reduzieren können. Die Größe der Kreise kann die Anzahl der betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bedeuten.

Abbildung 11: Portfolio-Diagramm zur Personalplanung und Personalentwicklung - Personal-Portfolio

Weitere Aspekte, die Sie mit Portfolio-Diagrammen darstellen und analysieren können, sind beispielsweise:

  • Vergleich Leistungsstand und Entwicklungspotenzial von einzelnen Personen
  • Attraktivität des Unternehmens am Arbeitsmarkt für spezielle Kompetenzbereiche und in Bezug auf die Verfügbarkeit dieser Kompetenzen am Arbeitsmarkt

Ableitung von Handlungsempfehlungen

Aus den jeweiligen Portfolio-Diagrammen und aus der Analyse können Sie Maßnahmen ableiten, die Sie im Rahmen der Personalentwicklung, Personalbeschaffung, Personalbindung oder zur Verbesserung des Unternehmensimages ergreifen können. Zum Beispiel:

  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter identifizieren, die Sie an das Unternehmen binden wollen und erkennen, mit welchen Maßnahmen dies gelingen kann. Mögliche Instrumente können sein: attraktives Gehalt, vielfältige Nebenleistungen, lukrativer Standort, persönliche Auszeichnungen, zahlreiche Entwicklungsmöglichkeiten, Weiterbildung, gutes Betriebsklima etc.
  • Maßgeschneiderte Maßnahmen entwickeln zur Qualifizierung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern – je nach Bedeutung oder Leistungsstand der betroffenen Personen.
  • Personalmarketing für ausgewählte Berufsgruppen intensivieren.
  • Aufgaben, Verantwortungsbereiche und Stellen schaffen, die den Erwartungen und den Potenzialen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entsprechen.
  • Ausgewählte Personen gezielt auf neue Aufgaben vorbereiten; diese können fachlich ausgerichtet sein oder mit Personalverantwortung oder Teamleitung verknüpft werden.
Praxis

Prüfen Sie:

  • Auf welche Mitarbeiter würden Sie ungern verzichten?
  • Welche Mitarbeiter sind leichter ersetzbar?
  • Wodurch ist ihr jeweiliges Kompetenzprofil gekennzeichnet?
  • Welche Maßnahmen ergreifen Sie, um Ihnen wichtige Mitarbeiter zu behalten oder solche zu gewinnen?

Planen Sie Personalbeschaffung, Personalentwicklung, Personalbindung, Organisationsentwicklung langfristig und ausgerichtet auf den aktuellen und zukünftigen Bedarf.

Bewerten Sie dazu die aus Ihrer Sicht alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder ausgewählte Mitarbeitergruppen und verorten Sie diese entsprechend in einem Personal-Portfolio. Sie können sich dabei an der folgenden Vorlage mit mehreren Varianten orientieren – diese aber auch für Ihre Fragestellungen und Einflussfaktoren anpassen.