Prioritäten setzenPrioritäten setzen beim Zeitmanagement und bei der Arbeitsorganisation

Nicht immer schaffen Sie alle Aufgaben, die an einem Tag anstehen. Dann müssen Sie Prioritäten setzen. Dabei kommt es auf die Wichtigkeit der Aufgabe an und nicht zwangsläufig auf die Dringlichkeit. Lesen Sie, woraus sich die Priorität von Aufgaben ergibt, wie Sie damit Ihre Arbeit und Zeit besser managen und den Tag planen.

Aufgabenliste führen

Fast täglich müssen Sie Prioritäten setzen, wenn es um die Organisation Ihrer Aufgaben und To-Dos geht. Prioritäten sind deshalb ein Kernthema für Zeitmanagement und Arbeitsorganisation. Meistens fehlt die Zeit, um alle Aufgaben zu bearbeiten, die eigentlich anstehen. Jeder schiebt eine Bugwelle mit Aufgaben vor sich her. Entscheidend ist, die Aufgaben zu bearbeiten, die eine hohe Priorität haben.

Dabei ergeben sich die Aufgaben, die bearbeitet werden müssen, aus:

  • E-Mail-Posteingang
  • Telefonanrufe
  • persönliche Gespräche
  • Ergebnisse und Vereinbarungen in Meetings
  • Projektaufgaben

Alle diese Aufgaben fassen Sie in Ihrer Aufgabenliste, To-Do-Liste oder Pendenzenliste zusammen. Dabei erhält jede Aufgabe einen eindeutigen Termin, der besagt, wann Sie die Aufgabe bearbeiten (wollen) oder fertig gestellt haben müssen. Wenn Sie darüber die Aufgaben für heute identifizieren, wissen Sie, was aktuell ansteht. Und wenn Sie diese Aufgaben heute nicht alle schaffen, müssen Sie Prioritäten setzen.

Wie Sie Aufgaben priorisieren

Am einfachsten ist, wenn Sie sich zu Beginn eines jeden Arbeitstages (oder schon am Vorabend) alle aktuell heute anstehenden Aufgaben anschauen. Dann sortieren Sie diese Liste, indem Sie die folgenden Fragen für sich beantworten:

  • Welche Aufgaben/ E-Mails leisten den wichtigsten Beitrag für meine Ziele?
  • Wo steht für das Unternehmen das meiste Geld auf dem Spiel?
  • Wo drohen besonders negative Konsequenzen, wenn die Aufgabe heute nicht fertig wird?
  • Mit welchen Aufgaben werden andere Aufgaben hinfällig?
  • Wenn ich die Aufgabe nicht (gleich) erfülle – was passiert dann?

Die Aufgabe, die unter diesen Aspekten am wichtigsten ist, kommt auf Platz Eins Ihrer Prioritätenliste; die zweitwichtigste auf Platz Zwei; … Dann beginnen Sie mit der Aufgabe auf Platz Eins und bearbeiten diese, bis sie erledigt ist oder bis Sie damit nicht weiterkommen. Dann bearbeiten Sie Aufgabe Zwei auf Ihrer Prioritätenliste. Am Ende des Tages haben Sie womöglich nicht alle Aufgaben auf Ihrer Liste für heute erledigt – aber die wichtigsten durchaus. Und darauf kommt es an.

Je nach Ihrem Aufgabenspektrum brauchen Sie zusätzlich genug Zeitpuffer, um die Aufgaben zu bearbeiten, die im Laufe des Tages dazukommen und gleich erledigt werden müssen. Wenn sie entsprechend wichtig und dringend sind, schieben diese Aufgaben sich zwischen Ihre ursprünglichen Aufgaben und Prioritäten.

Bei den Prioritäten Wichtigkeit und Dringlichkeit unterscheiden

Ein Problem bei der Priorisierung von Aufgaben ist, dass Dringlichkeit und Wichtigkeit oft vermischt und nicht unterschieden werden. Eine Aufgabe kann sehr dringlich, aber letztlich nicht wichtig sein. Deshalb bekommt sie auch keine hohe Priorität. Dieser Unterschied von Dringlichkeit und Wichtigkeit wird in der sogenannten Eisenhower-Matrix beachtet und dargestellt.

Mit dieser Methode werden vier Aufgabentypen unterschieden und entsprechend priorisiert:

  • Die Aufgabe ist wichtig und dringlich: Die Aufgabe erhält Priorität Eins und wird sofort, heute Vormittag, erledigt.
  • Die Aufgabe ist wichtig, aber nicht dringend: Diese Aufgabe erhält Priorität Zwei und wird heute erledigt, wenn Zeit ist; ansonsten in den kommenden Tagen. In jedem Fall wird sie rechtzeitig fertig.
  • Die Aufgabe ist dringend, aber nicht wichtig: Diese Aufgabe erhält eine geringe Priorität und wird nur dann erledigt, wenn Zeit bleibt – oder Sie wird delegiert, wenn das möglich ist. Beispiele dafür sind Kopierarbeiten, allgemeine E-Mails beantworten, auf Anrufe reagieren. Solche Aufgaben werden am besten en bloc nach dem Mittagessen erledigt.
  • Die Aufgabe ist weder wichtig noch dringend: Sie bleibt liegen, bis sie sich von allein erledigt oder ist gleich ein typischer Fall für den Papierkorb.

Tipp: Aufgaben besser organisieren und Zeit richtig managen

Im Handbuch-Kapitel zu Büroorganisation und Selbstorganisation erfahren Sie, wie Sie Ihre Aufgabenliste mit der Getting-Things-Done-Methode erstellen und alle Aufgaben bearbeiten. Damit haben Sie alle Aufgaben immer im Blick und wissen, was zu tun ist. Damit alle Aufgaben bearbeitet werden können, brauchen Sie die dafür notwendige Zeit und genügend Freiräume. Mit der Time-Boxing-Methode gelingt das. Die Eisenhower-Methode und weitere hilfreiche Methoden für das Zeitmanagement finden Sie im Handbuch-Kapitel zum Zeitmanagement.

Praxis

Führen Sie einen Aufgabenplan. Prüfen Sie täglich, welche Aufgaben aktuell anstehen und vergeben Sie diesen Aufgaben Prioritäten. Nutzen Sie dazu die Fragestellungen und Kriterien, wie Sie in diesem Abschnitt genannt sind.

Achten Sie dabei darauf, Wichtigkeit und Dringlichkeit zu unterscheiden. Aufgaben mit der größten Wichtigkeit gehören auf der Prioritätenliste nach oben – nicht zwangsläufig die Aufgaben, die am stärksten drängeln.

Nutzen Sie die folgenden Vorlagen für Ihre Aufgabenplanung und Prioritätenbildung im Zeitmanagement.